Deputy Finance Controller -Budgeting &Financial Reporting

Sous la responsabilité de Deputy Director of Finance, le Deputy Finance Controller –Budgeting &Financial Reporting sera responsable du développement des budgets des propositions et amendements, de la préparation et/ou supervision des rapports financiers dus aux bailleurs et donnera son support aux Directeur Financier pour toute situation financière requérant son expertise. Le rôle comportera également le renforcement des capacités du personnel des sous bureaux dans le cadre de leur perfectionnement de la revue des budgets et du suivi budgétaire des projets.

1. Développement de budget de propositions, amendements budgétaires

• Responsable du développement des budgets des propositions de toutes les sollicitations, avec son équipe ;
• Travailler avec la division des subventions sur la coordination des propositions dans le respect des délais de soumission aux bailleurs ;
• S’assurer que les budgets reflètent la bonne couverture des couts essentiels de support et une cohérence globale du budget au regard des objectifs ;
• S’assurer que les budgets reflètent les couts éligibles par bailleur et respectent les normes d’IRC en matière de budgétisation ;
• Participer à l'élaboration et la mise en œuvre de la stratégie de financement du bureau de pays  en faisant des recommandations et en signalant les problèmes au Directeur Financier ;
• En collaboration avec le Directeur Financier, veiller à ce que le SMT dispose d'un cadre clair pour l'élaboration du budget opérationnel, la répartition des coûts, le suivi des budgets, le phasage et les prévisions ;
• Contribuer à la présentation des budgets (codes) et les exigences dans le domaine des finances, lors des lancements de nouveaux projets ;
• Veiller à ce que les formats, l'éligibilité, la conformité, les rapports, le S&E et l'assurance qualité reçoivent une attention optimale aux différentes étapes du cycle de vie du projet de l'attribution en vue d'assurer la satisfaction des donateurs ;
• Travailler et fournir des conseils techniques à l'allocation stratégique des coûts des donateurs en vue de minimiser les exigences de conformité dans la mesure du possible (feuilles de temps, cofinancement, etc.) ;
• Questionner l’éligibilité des couts et appuyer les bureaux dans cette analyse ;
• Répondre aux sollicitations du terrain sur l’utilisation des codes analytiques T2 et leur orientation sur les procédures d’IRC ;
• S’assurer que les écritures comptables sont régulièrement revues et corrigées et que la comptabilité des projets reflète à tout moment la réalité des dépenses ;
• Suivi des recommandations des audits annuels et amélioration des rapports financiers en relation avec les charges des budgets et suivi des projets ;
• Appuyer le Directeur des Finances dans la gestion de clôture des projets ou toute autre tâche pour laquelle son expertise est requise.

2.  Rapportage et suivis budgétaires

•  Veiller à la préparation des rapports destinés aux bailleurs dans les délais ;
• S’assurer que les dépenses chargées sont éligibles et ne seront pas reconnues non éligibles lors des audits ;
• S’assurer que les écritures comptables sont régulièrement revues et corrigées et que la comptabilité des projets reflète à tout moment la réalité des dépenses d’un projet ;
• Assister le Directeur des Finances durant les audits externes ;
• Coordonner la préparation des réunions de suivi des projets, et prendre les actions nécessaires pour les mesures correctives (reclasser et revoir la flexibilité sur les lignes) ;
• Conseiller et soutenir le département des subventions dans les analyses financières ;
• Respecter le calendrier de soumission des rapports au siège ;
• Assister le Directeur Financier sur la synthèse des réunions mensuelles sur le suivi des projets.

3. IRC and Donor compliance budget & staff training

• Maitriser les règles bailleurs relatives au budget et s’assurer de la formation des nouveaux staffs en finances ;
• Former le personnel non financier sur le suivi budgétaire, les analyses et les corrections mensuelles de la situation financière de leurs projets, former les finances officiers en charge du budget sur le suivi financier ;
• Visiter les bureaux de terrain et assurer le renforcement des capacités des staffs ;
• Encadrer les staffs sous sa responsabilité et assurer leur formation ;
• Travailler avec l’auditeur interne sur les questions de conformité,