Operations Assistant

Eligibility criteria

Minimum age: 22 years old. Applicants must be nationals of or legal residents in the country of assignment.

Description of task

Under the direct supervision of Procurement Associate the UN Volunteer will undertake the following tasks:

Procurement

1. Participate in the coordination of the procurement processes for the Regional Office

• Provide inputs to the preparation of procurement plans for RO operations section;
• Review procurement requests and initiate micro purchasing and call-off-order procedures for office and projects equipment, supplies and services;
• Ensure the payment process of procured goods/services and submission to finance section
• Receive and safeguard quotations, bids or proposals submitted in envelop.
• Ensure R/PRC Secretary role in charge of preparing the R/PRC meeting, convening the R/PRC chair and members, prepare and share the R/RPC minutes.
• Create vendors profile for RO.

Asset Management

1. Assist the procurement Associate for the proper control of assets

• Provide inventory reports;
• Coordinate the inventory and physical verification for the RO and Programme Presence;
• Ensure monitoring of RO leases, periodic lease certification including Programme Presence leases.
• Update the databases or other relevant electronic management systems with asset, custodian and procurement data for use by CO/ MCO, Regional Office and HQ;

Administration:

1. Provide administration support to the Regional office

• Follow up on Travel Expenses Submission and Prepare the Travel Month End Report
• Make catering arrangement for indoors Meetings
• Prepare fuel reconciliation report
• Prepare the petty cash reconciliation monthly
• Prepare VAT and customs letter

1. Building maintenance

• Assisting on daily building management on all aspects of office maintenance (plumbing, carpentry) and maintain a log of work performed;

Qualifications/Requirements Required degree level: Bachelor degree or equivalent Required experience: 36 Months Experience remark:

Demonstrated interest and/or experience in Procurement & Administration management

Language skills:

• French(Mandatory), Level - Fluent
• English(Mandatory), Level - Working Knowledge

Area of expertise: Administration and administrative assistance, Other finance, economics and administration related experience Area of expertise details:

• Demonstrated interest and/or experience in Procurement & Administration management

Driving license: No Competencies values:

Accountability, Adaptability and Flexibility, Commitment and Motivation, Commitment to Continuous Learning, Communication, Creativity, Ethics and Values, Integrity, Knowledge Sharing, Planning and Organizing, Professionalism, Respect for Diversity, Self-Management, Working in Teams

Application procedure:

* Pas encore enregistré/e dans la banque de candidats VNU ?

Veuillez d’abord enregistrer votre profil sur le site : https://vmam.unv.org/candidate/signup.

Important : Une fois votre compte crée, veillez à compléter toutes les sections de votre profil et le soumettre. Puis, connectez-vous à ‘Ma Page’ sur https://vmam.unv.org/candidate/mypage et cliquez sur le lien ‘Recrutement spécial’. Enfin, sélectionnez l’annonce de recrutement spécial à laquelle vous souhaitez postuler.

* Vous avez déjà un profil dans la banque de candidats VNU ?

Veuillez d’abord mettre à jour votre profil sur le site : https://vmam.unv.org/candidate/profile.

Puis, connectez-vous à ‘Ma Page’ sur https://vmam.unv.org/candidate/mypage et cliquez sur le lien ‘Recrutement spécial’ pour sélectionner l’annonce de recrutement spécial à laquelle vous souhaitez postuler.

NB : Ceci est une annonce pour une affectation VNU national. Par conséquence, seuls les citoyens du Senégal et les résidents légaux du Sénégal ayant une carte de résident de ce pays, le statut de réfugié ou d’apatride peuvent postuler à cette annonce. N’oubliez pas de cocher oui pour : « Je voudrais être considéré/e pour le volontariat dans mon pays. »

Date limite pour postuler : 01-03-2020