ANTECEDENTES

El plan de trabajo de la asistencia a Ecuador del Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas (PMA), incluye la promoción de modelos innovadores de seguridad alimentaria y nutricional. Asimismo, el PMA apoya los esfuerzos de integración y reducción de tensiones entre la población refugiada y la población de acogida, promueve el empoderamiento de las mujeres, concentrándose en la reducción de inequidades, apoyando la inclusión y las oportunidades de vida de las poblaciones más vulnerables de Ecuador.

Para la adecuada ejecución de sus proyectos el PMA requiere contratar a un(a) Asistente de Adquisiciones para llevar a cabo los procesos de adquisiciones de bienes y servicios.

CONTEXTO Y PAPEL EN LA ORGANIZACIÓN

El/la Asistente de Adquisiciones reporta al/la Jefe de la Unidad de Servicios; y es responsable de ejecutar y aplicar procesos, procedimientos y políticas apropiados para dar un servicio efectivo y eficiente de compras de bienes y servicios.

Debe ser capaz de realizar sus actividades con mínima supervisión, interpretar adecuadamente las directrices y prácticas estándar y vigilar un estricto cumplimiento de la normativa, plazos y calidad.  Además debe ser capaz de asesorar técnicamente en su ámbito de gestión a otros funcionarios, y presentar información sustentada en análisis, precisa y organizada para respaldar la toma de decisiones.  

RESPONSABILIDADES

1. Gestionar los procesos de adquisición de manera oportuna y eficiente para que las diferentes unidades de WFP cuenten con los bienes y servicios necesarios para sus operaciones, precautelando un óptimo costo-beneficio para la organización.
2. Asesor a la unidades solicitantes de los servicios de compras en cuanto al tipo de proceso a realizarse ajustándose a las normativas de la Organización
3. Recopilar información, preparar y distribuir la documentación necesaria para los procesos de compras, y gestionar las actividades operacionales relacionadas (por ejemplo: iniciar licitaciones, evaluar ofertas y negociar/adjudicar contratos, instrumentar las actas e informes por proceso) asegurando el cumplimiento de los procedimientos establecidos por WFP.
4. Revisar, registrar y priorizar las solicitudes de compras, asegurando que toda la documentación de soporte sea recibida y que haya la disponibilidad de fondos para realizar las adquisiciones de bienes y servicios.
5. Coordinar y monitorear la entrega de solicitudes de compras, verificar la recepción y debida inspección de los entregables, realizar las acciones de seguimiento para asegurar que los bienes lleguen a destino en oficinas o a las operaciones de campo, según sea el caso.
6. Investigar, compilar y presentar la información en los formatos establecidos de manera consistente para permitir la correcta toma de decisiones de la unidad solicitante.
7. Administrar y mantener actualizada las bases de datos y registros respectivos para asegurar que la información sea correcta, organizada y disponible para referencia, de manera que permita atender los requerimientos de información de la unidad solicitante, autoridades de la CO y controles internos.
8. Trabajar conjuntamente con otras áreas para apoyar el alineamiento de las actividades de adquisiciones con programas más amplios y asegurar un enfoque coherente para atender las necesidades de asistencia alimentaria.
9. Efectuar el proceso de CBT bajo los estándares reglamentados y en el tiempo requerido.
10. Preparar y custodiar la correspondencia relacionada al área de adquisiciones.
11. Mantener un registro de las vigencias de los contratos, LTAS, informando oportunamente de su caducidad a las Unidades requirentes para proceder con renovaciones o nuevas licitaciones.
12. Manejar los procesos aduaneros de la oficina y hacer seguimiento de cartas de garantías.
13. Realizar revisión de mercado y mantener información actualizada de precios de productos.
14. Mantener el registro de proveedores.
15. Aplicar las prácticas estándar de preparación en emergencias para ayudar a WFP a intervenir con rapidez y enviar los alimentos y los recursos necesarios a las zonas damnificadas durante una crisis.
16. Actuar como encargada del área de Administración en ausencia de la titular cuando le sea requerido.
17. Las demás actividades asignadas por su línea de supervisión.

PERFIL REQUERIDO

Educación

• Estudios de tercer nivel en Administración, Comercio Exterior, Finanzas, Economía y/o afines

Experiencia

• Al menos cinco años o más de experiencia relevante en actividades de adquisiciones, manejo de proveedores, administración de contratos, preferiblemente en niveles de coordinación o gestión.
• Deseable con experiencia y conocimientos en otros ámbitos relacionados a la gestión de cadena de abastecimiento
• Deseable experiencia en procesos de adquisición en el Sistema de Naciones Unidas o relacionados a asistencia alimentaria y humanitaria.

Idiomas

• Fluidez oral y escrita en español.
• Conocimiento avanzado del idioma Ingles.

Habilidades y conocimientos requeridos

• Habilidad para usar equipo estándar de oficina y programas de ofimática (Word, Excel, etc.
• Alta capacidad de organización y seguimiento
• Enfoque a plazos y resultados, capacidad de trabajar bajo presión
• Capacidad de trabajar en equipo y orientación al cliente interno
• Manejo de altos volúmenes de información con precisión, calidad y confidencialidad.
• Apego al cumplimiento de normas y regulaciones

El Programa Mundial de Alimentos está comprometido con la igualdad de oportunidades y en lograr la diversidad de su fuerza de trabajo en términos de género, nacionalidad y cultura. Valoramos la inclusión y se invita a participar a personas pertenecientes a grupos minoritarios, grupos de origen indígena, afrodescendientes y personas con discapacidad.  Todas las solicitudes serán tratadas con la más estricta confidencialidad.  Contactaremos únicamente a las personas que sean preseleccionadas luego del análisis y ponderación de hojas de vida.