ANTECEDENTES

El plan de trabajo de la asistencia a Ecuador del Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas (PMA), incluye la promoción de modelos innovadores de seguridad alimentaria y nutricional. Asimismo, el PMA apoya los esfuerzos de integración y reducción de tensiones entre la población refugiada y la población de acogida, promueve el empoderamiento de las mujeres, concentrándose en la reducción de inequidades, apoyando la inclusión y las oportunidades de vida de las poblaciones más vulnerables de Ecuador.

Para la adecuada ejecución de sus proyectos el PMA requiere contratar a un(a) Asistente de Administración – LESS.

CONTEXTO Y PAPEL EN LA ORGANIZACIÓN

La posición prestará sus servicios bajo la supervisión general del Director de País y la supervisión directa de la Asociada de Administración o de la persona que ella designe.  Se espera que la persona que se contrate brinde apoyo administrativo al equipo del Programa Mundial de Alimentos, realice trabajo bien estructurado y correcto, así como también preste apoyo en tareas administrativas rutinarias con el objetivo de que el personal reciba la asistencia administrativa requerida.

RESPONSABILIDADES

1. Ingresar, registrar, clasificar y distribuir correspondencia, informes y otra documentación para cumplir con las demandas del personal de acuerdo con las normas establecidas.
2. Preparar correspondencia del área de Administración.
3. Revisar documentos escritos, tales como correspondencia e informes estándar, a fin de contribuir a la precisión de la información escrita preparada por el personal.
4. Manejar la central telefónica y brindar atención al cliente interno / externo.
5. Mantener contacto con los proveedores de servicios administrativos con el fin de que los servicios prestados sean oportunos y eficientes
6. Apoyar al personal en la reservación de hoteles y pasajes de acuerdo con los contratos ya establecidos y a las normas vigentes.
7. Proporcionar orientación sobre métodos y prácticas de rutina a otros colegas para garantizar que los servicios brindados sean consistentes y de acuerdo con los estándares requeridos.
8. Realizar registro de datos en los sistemas definidos y apoyar en el mantenimiento de archivos, documentos e información de acuerdo con los procesos establecidos, para asegurar que la información esté organizada y disponible para el personal.
9. Apoyar continuamente y transacciones de WINGS tales como: viajes, inventarios, PRs, SES, PO Zints, ITS, etc., así como en la actualización de otros sistemas organizacionales tales como: FMS, Archibus (Green, Premisses) etc.
10. Apoyar en actividades de la Representación cuando sea requerido, así como a las Suboficinas.
11. Apoyar en el control, almacenamiento y distribución de útiles de oficina.
12. Colaborar con los inventarios de la oficina, mediante la actualización continua de asignaciones de equipos al personal.
13. Participar en la implementación de actividades de oficina verde
14. Apoyo en la implementación de la herramienta de gestión "LESS" (Logistics Execution Support System) para el registro, rastreo y monitoreo de todos los productos alimenticios del PMA.
15. Ayudar a hacer el seguimiento de los procesos del inventario, para seguir las tendencias y rendir cuentas del estado del inventario desde la fuente de abastecimiento hasta el beneficiario.
16. A través de LESS, proporcionar información real y oportuna para la toma de decisiones en cuanto a productos alimenticios del PMA se refiere.
17. Ayudar en la gestión de la calidad e integridad de los datos relativos a la contabilización de los productos alimenticios del PMA.
18. Apoyar la preparación de informes a los donantes, gobierno, agencias del Sistema de Naciones Unidas y otras partes interesadas, así como informes corporativos que sean requeridos.
19. Las demás actividades asignadas por su línea de supervisión.

PERFIL REQUERIDO

Educación

• Estudios de bachillerato completos.
• Deseable estudios superiores en áreas relacionadas a la Administración de Empresas o afines.

Experiencia

• Al menos cinco años de experiencia relevante en trabajos con responsabilidad progresiva en el área administrativa, financiera, logística o afines.
• Deseable experiencia administrativa en el Sistema de Naciones Unidas.

Idiomas

• Fluidez oral y escrita en español e inglés.

Habilidades y conocimientos requeridos

• Habilidad para usar equipo estándar de oficina y programas de ofimática (Word, Excel, etc.), y otros relacionados al área;
• Habilidad para aprender y manejar sistemas corporativos;
• Atención al detalle, para así poder verificar eficazmente discrepancias en los datos y asegurar la integridad y calidad de la información en los sistemas corporativos;
• Excelente capacidad de comunicación escrita, capacidad analítica;
• Capacidad para trabajar en grupo humano diverso y actitud de servicio al cliente interno, tomando en cuenta la retroalimentación cuando sea pertinente, para brindar apoyo a los miembros de su equipo.

El Programa Mundial de Alimentos está comprometido con la igualdad de oportunidades y en lograr la diversidad de su fuerza de trabajo en términos de género, nacionalidad y cultura. Valoramos la inclusión y se invita a participar a personas pertenecientes a grupos minoritarios, grupos de origen indígena, afrodescendientes y personas con discapacidad.  Todas las solicitudes serán tratadas con la más estricta confidencialidad.  Contactaremos únicamente a las personas que sean preseleccionadas luego del análisis y ponderación de hojas de vida.