Business Support Assistant Travel/Protocol SC3-GOMA

Les candidates féminines en RDC souhaitant avoir plus d'information sur le poste peuvent se présenter à nos bureaux de leurs zones de résidence, le Mercredi 20 novembre 2019 de 14 à 15 heures (Heure de Kinshasa). Pour celles de Kinshasa, Le bureau du PAM se trouve au n° 116, Blv du 30 Juin, Immeuble MIBA - Gombe (ref. Rond point Mandela, en face de l'immeuble INTERPOL).

WFP recherche des candidats de la plus haute intégrité et du plus grand professionnalisme qui partagent nos principes humanitaires.

 La sélection du personnel est faite sur une base concurrentielle, et nous nous engageons à promouvoir la diversité et l'équilibre entre les sexes.

Les candidatures féminines sont particulièrement encouragées

Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies est la plus grande organisation humanitaire de lutte contre la faim dans le monde.  La mission du PAM est d'aider le monde à atteindre l’objectif de “faim zéro".  Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour faire en sorte qu'aucun enfant ne se couche le ventre vide et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.

Le titulaire travaillera au sein de l'unité "Administration" du Bureau Pays du Congo. Il/elle relèvera du responsable des Achats.

Offrir des processus de soutien opérationnel normalisés pour un domaine de travail professionnel précis, afin de faciliter la prestation efficace des services. 

Titre    : Business Support Assistant-Travel/Protocole-Administration

Grade : SC 3

Type de Contrat : Service Contract

Durée : Contrat initial de 12 mois (renouvelable) 

Nombre de poste : un (1)

Unité : Administration

Lieu d’affectation : Goma

Date d’émission : 12 novembre 2019

Date  limite de dépôt de candidatures : le 24 novembre aout 2019

Ce poste est reservé uniquement aux ressortissants de RDCongo

- Gérer les préparatifs de voyage de ECHO et de la MONUSCO pour le bureau, y compris la préparation des documents de voyage dans WINGS ;

- Gérer les questions liées au Protocole, ne relevant pas du bureau principal ;

- Mettre en place un système d’archivage et tenir à jour les dossiers financiers de l'Unité ;

- Vérifier l'exactitude des calculs et maintenir à jour les données de base ;

- Répondre aux demandes de renseignements et, s'il y a lieu, les transmettre à un niveau supérieur afin d'offrir un service rapide et précis aux clients ;

- Appuyer dans le traitement et la gestion des tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels afin de contribuer à la gestion eefficiente des ressources ;

- Enregistrer et recevoir tout le courrier entrant et sortant et les biens livrés au PAM ;

- Être le point focal pour les documents et les colis d'expédition ;

- Répondre à diverses demandes de renseignements émanant du personnel du bureau et d'autres services du programme et fournir des informations facilement accessibles à partir des dossiers du bureau, de la base de données ou d'informations courantes en liaison avec d'autres bureaux, selon le cas ;

- Recevoir et enregistrer les biens acquis par le PAM ;

- Extraire et saisir des données de diverses sources dans les systèmes administratifs, des ressources humaines, des achats, de la logistique et d'autres systèmes du PAM ;

- Préparer une variété de documents tels que les correspondances, les rapports de base et une partie de documents plus volumineux ;

- Rechercher, extraire, compiler, assembler et archiver une variété de données statistiques à partir de fichiers informatiques, de dossiers, de rapports ou d'autres sources pour usage externe ;

- Aider à la préparation des rapports administratifs ; rédiger la correspondance courante ; corriger les textes ou les données ;

- Utiliser divers équipements de bureau tels que photocopieur, télécopieur, imprimante, scanner et gérer les fournitures de bureau ; produire des photocopies et des paquets de matériel pour les réunions, selon les besoins ;

- Recueillir, trier et distribuer les correspondances, les rapports et autres documents et les transmettre par courrier électronique, service de messagerie ou autres moyens ;

- Fournir de l'aide à tout le personnel en ce qui concerne les services tels que les déplacements, les demandes de remboursement des dépenses, la récupération des documents, l'inventaire, etc ;

- Gérer les fournitures de bureau, produire des rapports mensuels et périodiques sur la consommation afin de soutenir les commandes ;

- Suivre les équipements de bureau, planifier l'entretien et les réparations courants ;

- Guider et soutenir l'ensemble du personnel engagé dans les différents services et problèmes administratifs ;

- Aider dans l’organisation des conférences, ateliers, formations et réunions ;

- Assister pour toutesautres tâches, au besoin.

Education : Diplôme d'études secondaires.

Expérience : Quatre ans ou plus d'expérience de travail progressive dans l'administration, le protocole avec une expérience dans la gestionn des voyages.

Connaissances et compétences :

La maîtrise de l'utilisation du matériel de bureau et des progiciels informatiques, tels que Microsoft Word ;

Une expérience dans un environnement de travail basé sur SAP est requise ;

Une expérience en matière de gestion de voyages est exigée

Connaissance des routines et des méthodes de travail afin de compléter les processus sous supervision minimale.

Faire preuve de tact et de courtoisie pour donner et/ou recevoir l'information ;

Capacité d'identifier les divergences de données et de corriger les problèmes nécessitant une attention particulière.

Langue : La maîtrise de la communication orale et écrite en français est exigée. Une connaissance pratique de l'anglais et d'une langue locale serait un atout.

Le PAM appliquera un processus de sélection rigoureux et transparent comprenant une évaluation approfondie des compétences techniques afin de s'assurer que les meilleurs candidats soient sélectionnés pour le poste. Assurez- vous que votre demande contient des informations précises et complètes sur les qualifications académiques, les dossiers d'emploi et les compétences linguistiques. Seuls les candidats retenus seront invités à une entrevue.

Le PAM s'est engagé dans la diversité et l'inclusion dans son effectif et encourage les candidatures féminines et masculines qualifiés de tous les milieux religieux et ethniques à faire leur demande.

Le PAM a une tolérance zéro pour la discrimination et ne fait pas de discrimination en fonction du statut du VIH/SIDA.

COMMENT POSTULER

Les candidats intéressés doivent compléter leurs applications en ligne sur le site Web du PAM : http: //www.wfp.org/careers en cliquant sur "View Job Opportunities and jobs of interest". Les candidats devront s'inscrire et créer des CV en ligne pour pouvoir postuler. Des copies papier des CV ou des applications par courrier électronique ne seront pas acceptées. Assurez- vous que votre demande contient des informations précises et complètes.

LE PAM NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET  NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

Seuls les candidats retenus seront convoqués au test écrit et à l’interview

Les candidatures féminines sont particulièrement encouragées.