Técnico/a Administrativo/a

El puesto de trabajo se encuentra ubicado en la oficina FAO Colombia en la ciudad de Bogotá, en el área de operaciones y finanzas.

Bajo la supervisión general del Representante de la FAO en Colombia, supervisión directa del coordinador del proyecto y en estrecha coordinación con los Oficiales de Administración y de Operaciones y Finanzas.

El/la Técnico/a Administrativo/a apoya al equipo técnico en los diferentes trámites administrativos y operativos del proyecto, dando cumplimiento a las normas de la FAO.

• Apoyar al equipo técnico de campo en las diferentes actividades y requerimientos administrativos del proyecto.
• Apoyar las actividades de contratación como son la consecución de cotizaciones, realización de cuadros comparativos, elaboración de requisiciones organización de la documentación necesaria de los diferentes procesos que se adelanten.
• Apoyar la elaboración y preparación de materiales para actividades, reuniones y eventos convocados.
• Apoyar operativamente y logísticamente con el suministro de materiales para las actividades y reuniones convocadas del proyecto
• Apoyar el trámite de solicitudes de viajes locales y/o nacionales (TA) y los arreglos de viaje respectivos.
• Revisar las legalizaciones y soportes de viajes nacionales y locales, Mision Travel Claim (MTC), dando cumplimiento a las normas de la FAO.
• Elaborar la matriz de seguimiento y de control de viajes nacionales e internacionales del proyecto.
• Gestionar la recepción y envío de la correspondencia de los proyectos.
• Responsable del proceso de gestión documental del proyecto.
• Solicitar los anticipos requeridos por los consultores para eventos, talleres, capacitaciones, etc. de los proyectos.
• Revisar las legalizaciones de los anticipos entregados a los consultores de los proyectos.
• Apoyar la elaboración de solicitudes de pago a favor del personal técnico de campo, de proveedores, etc. y realizar su respectivo seguimiento.
• Apoyar el desarrollo de informes y documentación relacionada con los proyectos.
• Apoyar la gestión de recibo, archivo y envío de correspondencia del proyecto.
• Las demás requeridas por las Áreas Administrativa y de Programas de la Representación.

Minimum Requirements

• Técnico o estudiante universitario en administración de empresas, administración pública, contabilidad, ingeniería industrial o áreas afines.
• Experiencia mínima de tres años, en cargos similares en la asistencia administrativa de proyectos.
• Dominio del español (nivel C) hablado y escrito.
• Nacionalidad colombiana.

FAO Core Competencies

• Enfoque de resultados
• Trabajo en equipo
• Comunicación
• Construcción de relaciones efectivas

Technical/Functional Skills

• Capacidad para planificar y gestionar tareas, habilidad para resolver problemas
• Orientación al logro; preocupación por el orden, la calidad y la precisión de sus tareas;
• Iniciativa; conciencia organizacional; pensamiento analítico
• Cultura organizacional de autocontrol y compromiso organizacional.
• Habilidades de Planeación y Organización
• Habilidades de comunicación oral y escrita y buenas relaciones interpersonales.
• Liderazgo, iniciativa, creatividad, responsabilidad y flexibilidad.
• Capacidad para actuar en todo momento con extrema discreción respecto de los documentos, información y materiales propios de las Naciones Unidas.
• Permanente actitud y comportamiento de cordialidad, compostura, respeto y colaboración con todas las personas y organizaciones con quien interactúa.

Selection Criteria

• Conocimientos en el manejo de Word, Excel e internet.