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Asistente Administrativo

Bogotá

  • Organization: FAO - Food and Agriculture Organization of the United Nations
  • Location: Bogotá
  • Grade: All levels - NPP - National Project Personnel - Local Contractors Agreement
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Administrative support
    • FLCOL
  • Closing Date: Closed

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FAO seeks gender, geographical and linguistic diversity in order to best serve FAO Members in all regions.

Qualified female applicants are encouraged to apply.

People with disabilities are equally encouraged to apply.

All applications will be treated with the strictest confidentiality.
Organizational Setting

Existen dos vacantes para el puesto de trabajo y se encuentran ubicadas en la oficina FAO Colombia en la ciudad de Bogotá, en el área de Operaciones y Finanzas. Los cargos pertenecen al área de operaciones y finanzas.

Reporting Lines

Bajo la supervisión general del Representante de la FAO en Colombia, supervisión directa del coordinador del proyecto y en estrecha coordinación con los Oficiales de Administración y de Operaciones y Finanzas.

Technical Focus

El/la Asistente Técnico Administrativo apoya a los Coordinadores(as) de los proyectos asignados en la gestión administrativa y operativa de los mismos en los temas de recursos humanos, compras viajes y tesorería principalmente, dando cumplimiento a las normas de la FAO.

Tasks and responsibilities
  • Apoyar la elaboración de los planes de contratación de los proyectos asignados
  • Apoyar el proceso de selección y la vinculación de consultores a los proyectos
  • Gestionar la presentación oportuna de evaluaciones de desempeño y extensión de contrataciones
  • Hacer seguimiento a la entrega de informes y productos de los consultores del proyecto, para gestionar el registro y aprobación de sus pagos
  • Dar seguimiento al registro de vacaciones y novedades en las vinculaciones de los consultores para los proyectos
  • Realizar seguimiento al Plan de contratación de los Proyectos asignados
  • Hacer el ingreso de lo relacionado con viajes (LTA y MTC) en el GRMS
  • Preparar los procesos de compras y licitaciones que se requieran en cada uno de los proyectos a cargo, en coordinación con el área de Compras y Contrataciones de la Representación
  • Hacer seguimiento a los procesos de compras y licitaciones que se realicen para los proyectos a cargo (llevar el registro de las compras realizadas y velar por su entrega oportuna y correcta a los beneficiarios, contar con las actas de entrega y property transfer, cuando corresponda)
  • Gestionar y hacer seguimiento a las cartas de acuerdo que se requieran y soliciten en el marco de los proyectos a cargo
  • Revisar los informes financieros correspondientes de las cartas de acuerdo, para pasar a aprobación y desembolsos
  • Capacitar y acompañar al equipo técnico de los proyectos en los procesos administrativos
  • Acompañar y apoyar al Coordinador(a) en la preparación de comités técnicos, comités directivos y/o reuniones con la contraparte correspondiente en cada uno de los proyectos a cargo, asistiendo a estas reuniones cuando así se requiera
  • Apoyar la preparación de informes para las contrapartes de cada uno de los proyectos a cargo
  • Aplicar los procedimientos administrativos y operativos según la normatividad de la FAO.
  • Velar por el buen manejo de los recursos de los proyectos y hacer seguimiento a estos
  • Asistir a reuniones periódicas con los líderes del área de administración de la FAOR
  • Realizar reuniones periódicas de seguimiento con cada uno(a) de los coordinadores y el equipo de operaciones para presentar los avances financieros y administrativos de los proyectos a cargo.
  • Las demás requeridas por las Áreas Administrativa y de Programas de la Representación
CANDIDATES WILL BE ASSESSED AGAINST THE FOLLOWING

Minimum Requirements

  • Profesional universitario del área administrativa y/o áreas afines
  • Experiencia mínima de tres años, en cargos similares en la asistencia administrativa de proyectos.
  • Dominio del español (nivel C) hablado y escrito.
  • Nacionalidad colombiana.

FAO Core Competencies

  • Enfoque de resultados
  • Trabajo en equipo
  • Comunicación
  • Construcción de relaciones efectivas

Technical/Functional Skills

  • Capacidad para planificar y gestionar tareas, habilidad para resolver problemas
  • Orientación al logro; preocupación por el orden, la calidad y la precisión de sus tareas;
  • Iniciativa; conciencia organizacional; pensamiento analítico
  • Cultura organizacional de autocontrol y compromiso organizacional.
  • Habilidades de Planeación y Organización
  • Habilidades de comunicación oral y escrita y buenas relaciones interpersonales.
  • Liderazgo, iniciativa, creatividad, responsabilidad y flexibilidad.
  • Capacidad para actuar en todo momento con extrema discreción respecto de los documentos, información y materiales propios de las Naciones Unidas.
  • Permanente actitud y comportamiento de cordialidad, compostura, respeto y colaboración con todas las personas y organizaciones con quien interactúa.

Selection Criteria

  • Conocimientos en el manejo de Word, Excel e internet.

ADDITIONAL INFORMATION

  • FAO does not charge a fee at any stage of the recruitment process (application, interview meeting, processing)
  • Incomplete applications will not be considered. If you need help please contact\: Careers@fao.org
  • Applications received after the closing date will not be accepted
  • Only language proficiency certificates from UN accredited external providers and/or FAO language official examinations (LPE, ILE, LRT) will be accepted as proof of the level of knowledge of languages indicated in the online applications
  • For additional employment opportunities visit the FAO employment website\: http\://www.fao.org/employment/home/en/

Please note that all candidates should adhere to FAO Values of Commitment to FAO, Respect for All and Integrity and Transparency.


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