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TÍTULO DEL CARGO:
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Asistente Ejecutiva del Director de País
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UNIDAD:
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Representación
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LUGAR DE TRABAJO:
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Bogotá, Colombia
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DURACIÓN DEL CONTRATO
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Un (1) año, prorrogable
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NIVEL:
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GS-6
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CONTEXTO ORGANIZACIONAL:
La estrategia de la Oficina de País de Colombia del Programa Mundial de Alimentos (WFP) de las Naciones Unidas se alinea con las prioridades del gobierno, apoyando las necesidades humanitarias, de recuperación, de desarrollo y de asistencia técnica que sean necesarias, contribuyendo a la paz y la reintegración, para alcanzar los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) 17 y 2 y otros objetivos, y para lograr una asistencia humanitaria más inclusiva. La intención del WFP es apoyar los sistemas nacionales de protección social fortaleciéndolos y garantizando que sean dinámicos y capaces de responder a cualquier crisis humanitaria que ocurra en el país en cualquier etapa, como, por ejemplo, la crisis migratoria, los conflictos internos y / o desastres naturales.
Bajo la supervisión del Director(a) de País, el(la) titular del puesto de trabajo desempeñará sus funciones en la Representación del WFP. Será responsable de demostrar iniciativa para responder de forma independiente a las consultas solo con orientación general. Tiene la responsabilidad de realizar un trabajo especializado de apoyo corporativo, tal como el de organización y coordinación del trabajo, para garantizar que los servicios se presten eficazmente. Tendrá la obligación de utilizar el criterio para tratar problemas imprevistos y se espera que administre los recursos y entrene y/o coordine a personal de apoyo más junior.
RESPONSABILIDADES:
- Proporcionar apoyo dedicado como asistente ejecutivo al Director de País.
- Preparar y/o consolidar informes generales, documentación, correspondencia, notas informativas, etc. y llevar a cabo investigaciones y resaltar tendencias/problemas asegurando que los resultados se adhieran a los estándares corporativos y al control de calidad.
- Buscar y hacer uso de retroalimentación de forma activa para mejorar los procesos y procedimientos corporativos.
- Responder a consultas complejas sobre la operación con el fin de proporcionar una solución oportuna y precisa de las consultas del Director de País y el personal.
- Realizar el mantenimiento de registros y bases de datos para garantizar que la información sea precisa, organizada y fácilmente disponible y conforme con todas las regulaciones y políticas pertinentes.
- Revisar y verificar la correspondencia y la documentación que ingresa y sale de la Representación, proporcionando retroalimentación y haciendo modificaciones cuando sea apropiado, para contribuir a la producción de estos materiales conforme a los estándares de tiempo y calidad.
- Evaluar y recomendar mejoras en los procedimientos y prácticas operativos de la Oficina de País, para contribuir a la prestación efectiva de servicios de apoyo coporativo.
- Proporcionar una amplia gama de servicios complejos de apoyo al Director de País para contribuir al funcionamiento eficaz de la Oficina y la alineación con políticas y directrices más amplias del Programa.
- Proporcionar asesoramiento, colaboración y/o capacitación al personal de apoyo junior en la prestación de servicios asistenciales, con el fin de contribuir a su aprendizaje en la prestación de soporte.
- Realiza otras tareas según lo asignado.
OTRAS RESPONSABILIDADES:
- Acompañar al Director de País a las reuniones de gestión, redactando y difundiendo las actas según corresponda, haciendo seguimiento a las acciones acordadas y estableciendo contacto con las unidades responsables según sea necesario.
- Preparar visitas al terreno y liderar la coordinación de misiones de alto nivel que lleguen, mediante el trabajo con las unidades del WFP y las oficinas sobre el terreno involucradas, así como con asociados externos, incluidos el gobierno, la oficina del Coordinador Residente y otros organismos de las Naciones Unidas.
- Ejercer como persona de enlace con jefes de unidades, jefes de oficinas de terreno y otras contrapartes internas para apoyar la colaboración efectiva, la implementación y seguimiento de las actividades en curso en el país.
- Coordinar y comunicarse con socios locales, agencias, ONG e instituciones gubernamentales para responder eficientemente a las necesidades del Director de País.
COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES ESENCIALES:
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Tema 4P
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Nombre de la capacidad
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Descripción del comportamiento esperado para el nivel de competencia
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Comprender y comunicar el
Objetivos estratégicos
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Los coaches trabajan en las formas más efectivas de comunicar los Objetivos Estratégicos del PMA al equipo del PMA y a los socios en el campo.
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Ser una fuerza para un cambio positivo
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Implementa nuevos métodos o herramientas para mejorar los procesos de trabajo y la productividad del equipo.
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Haga que la misión sea inspiradora para nuestro equipo
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Asigna las actividades y tareas del equipo a éxitos específicos en las comunidades beneficiarias para mostrar un impacto positivo.
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Hacer visible nuestra misión en las acciones cotidianas
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Explica a los compañeros de equipo cómo cada unidad contribuye a la misión general del PMA.
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Busque maneras de
fortalecer la
Habilidades
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Identifica oportunidades de desarrollo de habilidades como módulos de capacitación o experiencias en el trabajo para sí mismos, colegas e informes directos.
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Crear una cultura inclusiva
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Facilita las actividades de creación de equipos para construir una relación en su propia unidad.
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Ser un entrenador y proporcionar retroalimentación constructiva
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Facilita el emparejamiento de colegas junior con entrenadores dentro de su propio equipo.
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Crea un espíritu de "yo lo haré"/"Lo haremos"
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Anticipa de forma proactiva los desafíos potenciales y desarrolla planes de mitigación para garantizar que el equipo cumpla con los objetivos y metas.
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Fomentar la innovación y las soluciones creativas
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Identifica oportunidades para ser creativos en el propio trabajo y ayudar al equipo a ser más innovador y preciso en sus respectivas tareas y áreas de trabajo.
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Concéntrese en obtener resultados
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Supervisa los resultados del equipo y proporciona comentarios para garantizar que los resultados se entregan de forma coherente y precisa.
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Asumir compromisos y hacer salden los compromisos
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Proporciona orientación precisa al equipo sobre las responsabilidades y tareas esperadas, al tiempo que mantiene el propio compromiso con el equipo.
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Sé decisivo
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Da un ejemplo y proporciona orientación a los miembros del equipo junior sobre cuándo escalar los problemas cuando se enfrentan a problemas desafiantes en el lugar de trabajo o en el campo.
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Conectar y compartir entre unidades WFP
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Facilita las asociaciones con otras unidades del PMA para llevar a cabo misiones sobre el terreno.
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Construir asociaciones externas sólidas
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Establece un ejemplo y proporciona orientación al equipo sobre cómo crear relaciones con socios externos.
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Sea políticamente ágil y adaptable
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Articula a los colegas o informa directamente el valor de contribuir a otros equipos del PMA y asociaciones de agencias en el cumplimiento de las metas y objetivos del PMA.
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Sea claro sobre el valor que aporta el PMA a las asociaciones
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Organiza, supervisa y prioriza los esfuerzos propios y del equipo para garantizar que satisfagan las necesidades de los socios internos y externos.
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CALIFICACIONES Y EXPERIENCIA NORMALES MÍNIMAS:
Educación: Finalización de la educación secundaria. Certificado postsecundario en el área funcional relacionada.
Experiencia:
- Cinco (5) o más años de experiencia laboral de responsabilidad progresiva en trabajo administrativo, apoyo en programas y/o proporcionando soporte como asistente ejecutivo para personal de alto nivel.
- Experiencia en el manejo de base de datos y sistemas de TI necesarios (incluyendo PowerPoint, Microsoft Outlook y combinación de correspondencia de Microsoft Word, entre otros).
- Experiencia recopilando información y elaborando informes.
- Experiencia en el Sistema de las Naciones Unidas y conocimientos de protocolo será una ventaja.
Conocimiento & Habilidades:
- Conocimiento especializado de la aplicación de procesos empresariales comunes, métodos prácticos de apoyo empresarial, procedimientos y sistemas utilizados en el área de trabajo, adquiridos a través de la formación técnica y la experiencia laboral.
- Buenas habilidades de comunicación con el fin de proporcionar servicios especializados de apoyo empresarial a una amplia gama de personas.
- Capacidad para identificar y recomendar proactivamente áreas de mejora en el diseño y la prestación de servicios especializados.
- Capacidad para construir relaciones con una variedad de individuos dentro y fuera de la oficina.
- Capacidad para mantener la confidencialidad.
Lengua: Fluidez tanto en español oral y escrito como en inglés.
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