Coordinación Administrativa de Proyecto de Apoyo a la Transparencia, Rendición de Cuentas y Participación Ciudadana para el Desarrollo Sostenible

El objetivo general de este proyecto es apoyar los esfuerzos del gobierno de México en transparencia, rendición de cuentas, supervisión y participación ciudadana, por medio de una serie de iniciativas piloto con resultados escalables, al colaborar con las contrapartes del gobierno en el poder ejecutivo, instituciones descentralizadas y entidades gubernamentales subnacionales seleccionadas, con el apoyo de Organizaciones de la Sociedad Civil. Para ello, se consideran como líneas de acción: a) la participación ciudadana y las instituciones abiertas; b) las prácticas de integridad, ética y anticorrupción; y c) supervisión contra la corrupción. Con ello, se espera la reducción de los riesgos de corrupción en las áreas de intervención, y un incremento de la confianza de la sociedad en las instituciones públicas, fomentada por medio de una defensa efectiva de la sociedad civil y una integridad fortalecida en los sectores público y privado.

Durante tres años de implementación, este proyecto también contribuirá al logro de las metas anticorrupción establecidas en la Agenda 2030; por medio del diseño y puesta en marcha de iniciativas sociales que se encontrarán guiadas por: 1) fortalecimiento de la vigilancia ciudadana y las capacidades de abogacía en el combate a la corrupción; 2) consolidación de espacios sostenibles para un diálogo entre gobierno y sociedad civil, así como la co-creación de políticas en el tema. Con ello, se incrementará la transparencia y se propiciaran las condiciones para disminuir la corrupción y facilitar el desarrollo de soluciones innovadoras en plena sintonía con el Objetivo 16 de la Agenda de Desarrollo Sostenible.

CONTEXTO ORGANIZACIONAL

El/la Coordinador/a Administrativo/a del proyecto estará bajo la supervisión del Coordinador/a del Proyecto de Apoyo a la Transparencia, Rendición de Cuentas y Participación Ciudadana para el Desarrollo Sostenible y trabajará en estrecha colaboración con el área de Gobernanza efectiva y Democracia.

Deberá mantener una comunicación permanente y asertiva con PNUD y USAID a fin de asegurar la correcta implementación del proyecto acorde a las normas que ambas instituciones hayan pactado para la gestión de la iniciativa.  

• Bajo la supervisión del Coordinador/a de Proyecto, organizar, planear, supervisar, controlar y mantener las funciones administrativas y financieras del Proyecto con la finalidad de obtener una operación oportuna, eficiente, transparente y orientada a resultados.
• Implementar mecanismos administrativos y financieros para asegurar el manejo imparcial y acertado de los recursos conforme a los principios establecidos por el PNUD así como a las políticas y procedimientos aplicables de USAID.
• Apoyar con información estratégica a el/la Coordinador/a de Proyecto para la definición de objetivos y en la valoración de las necesidades para la implementación del proyecto.
• Establecer una estrecha vinculación con PNUD, USAID y las organizaciones vinculadas al proyecto para su debido seguimiento.
• Bajo la guía del Área Administrativa del PNUD, llevar el control de los recursos asignados para asegurar que todo lo presupuestado cumpla con los lineamientos establecidos dentro del documento de proyecto.
• Predisponer y mantener al día y en orden un archivo físico y electrónico con toda la documentación relativa al proyecto, con particular énfasis en la que pueda ser requerida para Auditorías. Dar seguimiento a las Auditorías realizadas al proyecto.
• Apoyar y llevar un control sobre temas logísticos que requiera el proyecto.

Tareas

• Elaboración y registro de expedientes
• Seguimiento y actualización de los expedientes.
• Llevar un control de los pagos
• Elaborar recibos de pago
• Dar soporte a archivo de tareas y asignaciones
• Supervisión de hoja de firmas autorizadas para trámites financieros
• Apoyar en la integración de los informes mensuales, trimestrales, anual y de cierre del proyecto.
• Elaborar y entregar oportunamente las revisiones al presupuesto sobre la base en los planes de trabajo, de contrataciones y de adquisiciones.
• Informar de manera oportuna los obstáculos enfrentados para el cumplimiento de las actividades, para facilitar su inmediata atención.
• Definir y elaborar contratos de los/las consultores/as que participan en el programa, así como acuerdos establecidos con OSC
• Definir y elaborar las enmiendas o finiquitos de los/las consultores/as que participan en el proyecto, así como acuerdos establecidos con OSC
• Apoyar en la organización y logística de eventos.
• Realizar reportes conforme a las necesidades del programa a PNUD y USAID
• Llevar el control de las adquisiciones de compra de equipo, insumos y papelería
• Llevar control sobre gastos de viajes
• Llevar un control de los recursos por cada donante/financiador que lo requiera, según los requisitos acordados con el mismo.
• Llevar el control de los recursos asignados de una manera imparcial, oportuna y transparente.
• Realizar las revisiones presupuestales de acuerdo con las necesidades del programa.
• Realizar conciliaciones de los gastos realizados para determinar a qué cuenta se han cargado y establecer la liquidez del mismo.
• Preparar, elaborar y entregar oportunamente los informes financieros al PNUD, asegurándose de que los gastos están contemplados dentro del Plan Anual de Trabajo y del de Adquisiciones, respetando los conceptos y montos autorizados en el presupuesto debidamente respaldados, documentados, transparentes y que cumplan con las normas y procedimientos vigentes de PNUD.
• Organizar y mantener archivos físicos y electrónicos completos y ordenados de la documentación administrativa como solicitudes de pago, recibos de honorarios/facturas, carta de aceptación de pago, entregables del proyecto – en particular (pero no limitadamente a) los documentos requeridos por PNUD y USAID.
• Tramitar y controlar los suministros necesarios al equipo para el buen funcionamiento del programa.
• Coordinar con los/las auditores/as asignados los procesos y lineamientos a seguir para proporcionales toda la información requerida.
• Llevar el proceso y seguimiento de auditorías realizadas al programa

• Liderazgo  3. Participa de manera incluyente en la toma de decisiones
• Innovación  5. Colabora e integra el trabajo de otros
• Gestión de personal  3. Fomenta la colaboración y mejora al equipo
• Comunicación  5. Construye confianza y relaciones perdurables
• Enfoque en resultados  4. Hace que nuevas ideas funcionen

Requisitos indispensables:

• Licenciatura en alguna rama de las ciencias económico-administrativas.
• Al menos 7 años de experiencia en gestión administrativa y/o de proyectos.
• Al menos 5 años de experiencia en procesos de licitación
• Al menos 5 años de experiencia en temas de presupuesto.
• Inglés avanzado

Requisitos deseables:

• Maestría en alguna rama de las ciencias económico-administrativas.
• Experiencia administrativa dentro del sistema de Naciones Unidas.

CONDICIONES ESPECIALES:

• En caso de renuncia o terminación de contrato, la persona contratada será responsable de hacer una entrega por escrito de la documentación bajo su cargo, así como una relación de pendientes.
• Las personas contratadas bajo el esquema de pagos mensuales y Contrato de Servicios estarán obligadas a trabajar de tiempo completo para el proyecto.
• En caso de ser extranjero residente en el país, se deberá presentar el documento migratorio que le permita trabajar en México.
• El PNUD no es responsable del inicio de actividades del personal del proyecto sin contrato y no admite contratataciones retroactivas.

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