Associe(e) aux Ressources Humaines

TERMES DE REFERENCE

Profil : Associé (e) aux Ressources Humaines

Type de contrat : Fixed Term (Contrat à durée déterminée)

Grade : General Service 6 (GS6)

Durée : 12 mois (renouvelable selon performance et budget)

Lieu d’affectation : Guinée - Conakry

A PROPOS DU PAM

Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies est la plus grande organisation humanitaire de lutte contre la faim dans le monde.  La mission du PAM est d'aider le monde à atteindre la faim zéro de notre vivant.  Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour faire en sorte qu'aucun enfant ne se couche le ventre vide et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Ce poste se trouve au bureau de pays du PAM à Conakry et le titulaire du poste relève généralement d'un spécialiste des ressources humaines. À ce niveau, on s'attend à ce que le titulaire du poste fasse preuve d'initiative et qu'il utilise ses connaissances dans un domaine d'expertise pour répondre de façon indépendante aux questions en donnant des conseils généraux. Il devra faire preuve de jugement lorsqu'il s'agira de faire face à des problèmes imprévus au quotidien. Le titulaire du poste doit gérer les ressources, encadrer et coordonner une équipe de personnel de soutien.

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

Education : Diplôme d'études secondaires. Un certificat d'études postsecondaires dans le domaine fonctionnel connexe.

Expérience : Fixe (5 ans) ou plus d'années d'expérience de travail de soutien progressif responsable dans des tâches administratives générales, dont au moins trois ans dans le domaine des ressources humaines ou dans un autre domaine connexe.

Connaissances et compétences :  Connaissance des pratiques et des méthodes de travail administratives spécialisées en RH, acquises grâce à une formation et à une expérience techniques pertinentes.

- Bonnes compétences en communication et bonne compréhension des principes des RH et de leur application afin de répondre et de résoudre un éventail de questions relatives aux RH.

- Capacité d'effectuer des analyses de base afin de générer des rapports périodiques et de faire des recommandations pour de nouvelles actions.

- Capacité d'établir des relations avec diverses personnes au sein et à l'extérieur du PAM afin de contribuer efficacement au fonctionnement de l'unité.

- Expérience de la supervision et de la coordination des tâches des subordonnés afin d'être en mesure de former et de superviser les membres du personnel subalterne de la fonction RH.

- Capacité de travailler avec un minimum de supervision et d'user d'initiative pour accomplir des tâches administratives dans le respect des directives et normes générales du PAM.

Langue : Maîtrise de la communication orale et écrite en français et d'un niveau B en anglais.

OBJET DU POSTE

Fournir une gamme complète de services d'appui en matière de ressources humaines afin d'assurer la mise en œuvre précise des politiques et procédures du PAM et de faciliter le bon fonctionnement d'un service des ressources humaines orienté sur le client et la stratégie.

COMPETENCES CLÉS (non exhaustives)

Fournir de l'aide sur un large éventail de questions RH complexes et mener un suivi, afin de s'assurer que des services RH cohérents et de haute qualité sont fournis aux clients.

1. Attribuer les responsabilités et appuyer l'apprentissage et le perfectionnement du personnel de soutien subalterne afin qu'il ait une connaissance adéquate des systèmes et des procédures de RH nécessaires à l'exécution de leurs fonctions et qu'il puisse contribuer à la prestation de services RH efficaces.
2. Identifier l'évolution des besoins de l'organisation et recommander des changements dans les processus et procédures RH, afin de soutenir l'amélioration des services RH.
3. Analyser les diverses demandes internes et externes et y répondre afin de s'assurer que les clients sont bien informés et que les activités de l'équipe des ressources humaines sont conformes aux objectifs généraux du PAM.
4. Examiner et compiler diverses données sur le recrutement et la sélection du personnel, les conditions contractuelles, les droits, les exigences en matière de rendement et de formation, la main-d'œuvre, etc. pour appuyer les besoins en matière d'analyse et de rapports.
5. Soutenir les activités dans les domaines d'activité qui lui sont confiés par l'administrateur aux RH conformément aux processus et procédures pertinents.
6. Appui à l'intégration des nouveaux membres du personnel du PAM et prestation d'un appui à cet égard, afin de veiller à ce que les procédures pertinentes soient suivies et à ce que les conditions d'emploi soient expliquées et comprises.
7. Préparer toute une gamme de documents RH complexes requis pour le domaine de travail spécifique (p. ex. contrats de travail, lettres de transfert ou de séparation, documents relatifs à la formation, etc.)
8. Utiliser des systèmes de gestion des ressources humaines pour examiner, saisir et mettre à jour diverses données RH, y compris le suivi de diverses échéances (p. ex. expiration du contrat, PACE, etc.), en assurant le respect des échéances établies et l'exactitude des données RH.
9. Coordonner la tenue à jour des dossiers confidentiels du personnel, des bases de données et des archives des RH, afin de s'assurer que les données et les dossiers sont stockés et mis à jour avec exactitude, conformément aux normes établies.
10. Suivre le déploiement du personnel et prendre en charge les mesures administratives connexes, y compris la préparation des rapports, afin d'appuyer un service des ressources humaines efficace permettant au PAM de réagir rapidement en cas de crise.

4Ps CAPACITÉS ORGANISATIONNELLES DE BASE

 But  

-Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Encadre l'équipe de la manière la plus efficace et leur communiquer les objectifs stratégiques du PAM ainsi qu’aux partenaires sur le terrain.

- Être une force de changement positif : Mettre en œuvre de nouvelles méthodes ou de nouveaux outils pour améliorer les processus de travail et la productivité de l'équipe.

- Rendre la mission inspirante pour l’équipe : Associer les activités et les tâches de l'équipe à des succès spécifiques dans les communautés bénéficiaires afin de mettre en évidence l'impact positif.

- Rendre notre mission visible dans les actions quotidiennes : Expliquer aux coéquipiers comment chaque unité contribue à la mission globale du PAM.

Personnes

-Chercher des moyens de renforcer les compétences des gens : Déterminer les possibilités de renforcement des compétences, comme des modules de formation ou des expériences pratiques pour soi-même, ses collègues et ses subordonnés directs.

- Créer une culture inclusive : Faciliter les activités de consolidation d'équipe afin d'établir des relations dans sa propre unité.

- Coacher et donner des commentaires constructifs : Faciliter le tandem collègues juniors vs coaches au sein de sa propre équipe.

- Créer un esprit collectif : Anticiper de façon proactive les défis potentiels et élaborer des plans d'atténuation pour s'assurer que l'équipe atteint ses buts et objectifs.

Performance

-Encourager l'innovation et les solutions créatives : Identifier les occasions d'être créatif dans son propre travail et d'aider l'équipe à être plus innovatrice et précise dans ses tâches et ses domaines de travail respectifs.

- Se Concentrer sur l'obtention de résultats : Surveiller les livrables de l'équipe et fournir une rétroaction pour s'assurer que les résultats sont livrés de façon uniforme et précise.

- Prendre et tenir ses engagements : Fournir des conseils précis à l'équipe sur les responsabilités et les tâches attendues, tout en respectant ses propres engagements envers l'équipe.

- Être décisif : Donner l'exemple et fournir des conseils aux membres subalternes de l'équipe sur le moment où il faut porter les problèmes à un niveau supérieur lorsqu'ils sont confrontés à des problèmes difficiles sur le lieu de travail ou sur le terrain.

Partenariat

-Connecter et partager entre les unités du PAM : Faciliter les partenariats avec d'autres unités du PAM pour accomplir des missions sur le terrain.

- Établir de solides partenariats externes : Donner l'exemple et fournir des conseils à l'équipe sur la façon d'établir des relations avec des partenaires externes.

- Être politiquement agile et adaptable : Exprimer à ses collègues ou à ses subordonnés directs l'intérêt qu'il y a à contribuer à la réalisation des buts et objectifs du PAM par le biais d'autres équipes du PAM et de partenariats avec d'autres institutions.

- Expliquer clairement la valeur que le PAM apporte aux partenariats : Organiser, surveiller et prioriser ses propres efforts et ceux de l'équipe pour s'assurer qu'ils répondront aux besoins des partenaires internes et externes.

MODALITÉS ET CONDITIONS

Nombre de postes : 1
 

Type de contrat : CDD
 

Lieu de travail : Bureau de pays du PAM à Conakry

DATE LIMITE DE DÉPÔT DES CANDIDATURES
 

22 septembre 2019
 

. Le PAM recherche des candidats de la plus haute intégrité et du plus grand professionnalisme qui partagent ses principes humanitaires.
 

La sélection du personnel se fait sur une base compétitive et nous nous engageons à promouvoir la diversité et l'équilibre entre les sexes.