Asistente de Adquisiciones y Recursos Humanos de ONU Mujeres México

Background

Antecedentes

Contexto de la Organización 

ONU Mujeres, basándose en la visión de igualdad consagrada en la Carta de las Naciones Unidas, trabaja para eliminar todas las formas de discriminación en contra de las mujeres y las niñas; por el empoderamiento de las mujeres, y para lograr la igualdad entre mujeres y hombres en el marco del desarrollo sostenible y los derechos humanos.

ONU Mujeres en México, en consonancia con las prioridades nacionales y los instrumentos internacionales y regionales de protección y defensa de los derechos humanos de las mujeres, principalmente la Convención sobre la Eliminación de todas las Formas de Discriminación contra la Mujer (CEDAW, por sus siglas en inglés), así como con las recomendaciones generadas por los órganos encargados de su vigilancia trabaja para lograr la igualdad sustantiva  entre hombres y mujeres en todos los aspectos de la vida, enfocándose en cuatro áreas prioritarias:

1. Incrementar el liderazgo y la participación plena e igualitaria de las mujeres en todas las esferas.

1. Aumentar el empoderamiento económico de las mujeres Prevenir y eliminar la violencia contra las mujeres y las niñas.
2. Prevenir y eliminar la violencia contra las mujeres y las niñas.
3. Garantizar que las políticas públicas, los presupuestos y las estadísticas consideren de manera central la igualdad de género.

Duties and Responsibilities

Funciones / Responsabilidades

El/la Asistente de Adquisiciones y Recursos Humanos se desarrollará bajo la supervisión de el/la Responsable de Operaciones, y en coordinación con el equipo técnico de Adquisiciones y Recursos Humanos del área Operaciones de la oficina de ONU Mujeres México. El/la Asistente de Adquisiciones y Recursos Humanos es responsable de llevar a cabo las siguientes tareas y obtener los resultados indicados en el área de Operaciones, desempeñando las funciones descritas a continuación:

1. Implementación de las actividades de Adquisiciones de la Oficina.

• Realizar con total cumplimiento las actividades de Adquisiciones de acuerdo con las reglas, reglamentos, políticas y estrategias de Naciones Unidas y de ONU Mujeres;
• Revisar los procesos y solicitudes de viajes (compra de boletos, cálculo de DSA, preparación de PO, arreglo de embarques, mantenimiento de vehículo y arreglos de instalaciones de conferencias), así como de encuestas (surveys) sobre DSA, mantenimiento de vehículo, instalaciones de hotel y conferencias. 

• Bajo vigilancia y para aprobación del supervisor, preparar documentos relativos a informes y análisis, investigación y respuestas preliminares a los requerimientos;
• Preparar informes de Adquisiciones (cierre de mes)umHH……… y otros que le sean requeridos;
• Contribuir a aumentar la efectividad en los procesos de Adquisiciones y Logística, tales como la consolidación de necesidades dentro de la oficina usando el Plan de Procurement, crear y monitorizar los Acuerdos de Largo Plazo (LTA) incluyendo a otras Agencias.
• Vincularse con PNUD y otras Agencias en el país para asegurar la utilización de contratos de largo plazo (LTAs) y los acuerdos con proveedores, incluyendo el uso de servicios de mensajería (Courier) para garantizar convenios costo-efectivos.

2. Organización de procesos de adquisiciones

• Revisar los procesos y solicitudes de compras conforme a los procedimientos de adquisición de equipo, suministros y servicios para la oficina y los proyectos, recibo de cotizaciones, licitaciones o propuestas para asegurar la exactitud de la información/datos, preparar cuadros comparativos, transparentes y costo-efectivos; recopilación de documentación, referencias.
• Elaboración de contratos institucionales con empresas (RFQs, ITBs o RFP, convocatorias para licitación, asignaciones de contrato) cumpliendo con las reglas y los reglamentos de ONU Mujeres.
• Preparar órdenes de compra (PO) y preparar los contratos dentro y fuera de Atlas y asegurar el despacho oportuno de las órdenes de compra, vigilando la entrega y los pagos correspondientes; crear y mantener los perfiles de proveedores (vendor) en Atlas y mantener un archivo físico y digital de las actividades de adquisiciones; desempeñar la función de comprador (buyer) en Atlas para los bienes y servicios.
• Preparar casos para el Comité Local de Revisión de Manejo de Adquisiciones (LAMRC) y del Comité Regional de Revisión de Manejo de Adquisiciones (RAMRC).  
• Asegurar la implementación del sistema de control interno, que asegura que las Órdenes de compra sean debidamente preparadas y despachadas. Tomar las acciones correctivas necesarias sobre las POs con errores (p.ej. POs con errores de presupuesto, excepciones de datos similares (matching), POs no aprobadas, etc.; y proporcionar información oportuna y la respuesta pertinente al área correspondiente para resolver los problemas;
• Desarrollar y actualizar un roster de proveedores y apoyar la implementación de la selección y evaluación de los mismos.
• Procesar los pagos de contratos y convenios con la documentación de apoyo y las certificaciones necesarias.
• Proporcionar la información para preparación de pagos de servicios prestados (cost-recovery bills) en Atlas según se requiera.

3.   Apoyo al Manejo de Mantenimiento y Activos de la Oficina

• Preparar reportes y verificación física del inventario de la Oficina en colaboración con el Asistente Administrativo para aprobación del responsable de Operaciones;
• Implementar el inventario y la verificación física de control en la oficina y los proyectos (Punto Focal de Activos);
• Mantener los registros adecuados en Atlas para asegurar el manejo adecuado de los activos y preparar los informes requeridos;
• Arreglar y vigilar el mantenimiento de las instalaciones y servicios comunes de las oficinas, el movimiento y reparación de mobiliario y otros activos, manteniendo los archivos y registros correspondientes

1. Apoyo a la implementación de estrategias operativas

• Contribuir en la preparación e implementación de los planes de adquisiciones y de recursos humanos para la oficina y los proyectos;
• Contribuir al mapeo de procesos y elaboración del contenido de los procedimientos estándar internos de operación (SOP) en Adquisiciones y Logística, según se requiera.

• Apoyar en la preparación de información para el mapeo de puestos e implementación de los procedimientos estándar internos de operación (SOP).

1. Apoyo a la implementación de servicios de RH

• Apoyar la implementación de servicios de RH, conforme a las reglas, reglamentos, políticas y estrategias de ONU Mujeres;
• Apoyar los servicios de RH, tales como preparación de términos de referencia, anuncios de vacantes, compilación de matrices, aplicación de exámenes técnicos, organización de paneles de entrevistas, solicitud de referencias, recopilación de documentación requerida para elaboración de contratos de personas (FTA; SC, SSA/IC);
• Apoyar en el rol de Monitor de Asistencia, en el proceso diario de control de asistencias y la actualización de asistencias en Atlas y en tarjetas físicas (ARC);
• Apoyar en el mantenimiento de la lista de personal (staffing list) según se requiera;
• Apoyar en la revisión preliminar contra check list de propuestas y postulaciones de las solicitudes presentadas al área de Recursos Humanos;
• Apoyar en la integración de informes administrativos de Recursos Humanos (cierre de mes)umHH……… que le sean requeridos.

1. Proporcionar apoyo administrativo y logístico

• Cotejar, ordenar y archivar documentación en expedientes físicos y electrónicos, de acuerdo con los listados de documentos oficiales y clasificación del sistema global de archivo de Naciones Unidas/ONU Mujeres;
• Actualización del archivo digital de formatos de Recursos umaHhHumanos y de Adquisiciones.
• Fungir como back up en ausencia de las/los responsables de Adquisiciones y de RH, asegurando el curso cotidiano de los asuntos.
• Llevar el control oportuno de abastecimiento de papelería, preparar cotizaciones y requisiciones con seguimiento al proceso de compra; mantenimiento de inventario conforme a la lista de papelería y distribución en coordinación con la persona a cargo de su resguardo. Llevar una bitácora de la distribución.
• Asegurar la distribución apropiada del equipo de oficina y los suministros adquiridos de la oficina y los proyectos.
• Realizar los arreglos necesarios para asegurar la asignación eficiente del espacio de oficina y todos los servicios relacionados.

1. Apoyo en la construcción y difusión del conocimiento

• Participar en la organización de actividades de capacitación para el personal de la oficina de programas y operaciones.
• Apoyar la síntesis de lecciones aprendidas y mejores prácticas en Adquisiciones;
• Hacer contribuciones sólidas a las redes de conocimiento y comunidades de práctica.

Impacto de los resultados

El logro de los resultados tiene un impacto significativo en la gestión eficaz de los procesos administrativos y operativos que garantizan la implementación y la entrega oportuna de los resultados para garantizar el flujo y la oportunidad de los procesos, debiéndose comprometer a las capacitaciones y acreditaciones de conocimientos necesarios para la correcta aplicación de la normatividad de ONU Mujeres.

Competencies

VALORES Y COMPETENCIAS

VALORES DE LA ORGANIZACION /PRINCIPIOS RECTORES

• Integridad
• Profesionalismo
• Respeto a la diversidad

COMPETENCIAS DE LA ORGANIZACIÓN

• Conciencia y sensibilidad con respecto a cuestiones de género
• Responsabilidad
• Solución creativa a los problemas
• Comunicación efectiva
• Colaboración incluyente
• Compromiso con contrapartes
• Predicar con el ejemplo

Visitar la siguiente liga para más información sobre las Competencias de ONU Mujeres:

 http://www.unwomen.org/-/media/headquarters/attachments/sections/about%20us/employment/un-women-employment-values-and-competencies-definitions-en.pdf

COMPETENCIAS FUNCIONALES:

• Muestra conocimiento de procesos administrativos de adquisiciones y recursos humanos;
• Conocimiento de los principios del Marco de Control Interno;
• Posee habilidades de computación desarrollados, conocimiento del paquete office (MS Word, Excel, etc.), incluyendo reportes estadísticos y gráficos para elaboración de informes; conocimientos avanzados en uso de hojas de trabajo y paquetes de base de datos.
• Muestra conocimiento de módulos y procesos de un ERP (Atlas)
• Capacidad efectiva de realizar distintas tareas a la vez.
• Posee un enfoque de servicio al cliente, asegurando su satisfacción;
• Aborda consistentemente el trabajo cotidiano con energía y actitud positiva y enfoque constructivo;
• Contribuye de manera efectiva a las actividades de trabajo en equipo

Required Skills and Experience

Calificaciones y Experiencia Requeridas para el puesto

Educación:

• Estudios de bachillerato administrativo, Administración de Empresas, Contabilidad, Economía y/o áreas relacionadas. Un título universitario es una ventaja. Deseable especialización en Adquisiciones y manejo de Recursos Humanos.

Experiencia:

• Al menos cinco años de experiencia con responsabilidades progresivas en temas de adquisiciones y licitaciones, de recursos humanos y de control de procesos y apoyo logístico de proyectos.
• Experiencia en sistemas ERP, como el Sistema Atlas.

Se considera una ventaja la experiencia en trabajo con organización internacional o Agencia de Naciones Unidas.

Requerimientos de idiomas y adicionales:

• Dominio de los idiomas español e inglés escrito y hablado (proficiency).
• Manejo de paquetería Microsoft Office 2007 y Windows XP.
• Nacionalidad mexicana, o contar con permiso de trabajo vigente.
• Indispensable adjuntar a la aplicación el Formulario de ONU Mujeres sobre el historial personal (P11), el cual se puede descargar en: http://mexico.unwomen.org/es/conozcanos/empleo

Documentos a ser incluidos en la aplicación:

Se solicita atentamente adjuntar a la aplicación en un solo archivo en formato PDF los siguientes documentos e información para demostrar calificaciones:

1. Formulario de ONU Mujeres sobre el historial personal P11, debidamente firmado y actualizado, asegurándose de incluir una descripción de las actividades realizadas y fechas de cada una de las posiciones ocupadas en el pasado.

2. Carta de Motivos: de máximo una cuartilla.

IMPORTANTE

Las aplicaciones sin el Formulario de ONU Mujeres sobre el historial personal (P11) firmado ni Carta de Motivos, no serán consideraras para su revisión. Favor de considerar que el Sistema le permitirá adjuntar solamente un archivo PDF.