Program Assistant

L’Assistant Program est le point focal pour la facilitation de toutes les activités du projet.

Responsabilités

• Orienter le staff de program terrain sur le respect des procédures IRC dans la soumission des différents documents aux autres secteurs (Supply chain, ressources humaines, finance, sécurité, etc.) ;
• Gérer les correspondances (réception, transmission, réponse et classement) du projet ;
• Assurer l'archivage des documents du projet en utilisant un système de classification qui assure la confidentialité. Organiser l’archivage électronique de la documentation du projet ;
• Assister les équipes de terrain dans les procédures des opérations : autorisation de voyage, demande de perdiem, justification des fonds ;
• Préparer les déplacements des consultants et partenaires sur terrain : autorisation de voyage, justification des fonds, orientation, etc. ;
• Etablir toutes les demandes d’achat et en assurer le suivi auprès du département supply chain jusqu’à la livraison aux demandeurs (programme ou partenaires) ;
• Tenir à jour la base de données des commandes d’achats locaux et internationaux (matériels, médicaments et consommables médicaux) et faire le suivi auprès du service du supply chain ;
• Etablir mensuellement les états de paiement de tous les partenaires ;
• Préparer les demandes des fonds des partenaires, faire le suivi du paiement et s’assurer que la liquidation des fonds alloués aux partenaires se fait conformément aux procédures IRC ;
• Participer à la préparation des rencontres du projet : ateliers, conférences, réunions, etc. ;
• A la demande de la hiérarchie, élaborer les comptes-rendus des réunions ;
• Veiller à l’approvisionnement des équipes en fournitures de bureau et autres besoins de fonctionnement ;
• Orienter les partenaires sur les procédures d’achat et de gestion des fonds d’IRC ;
• Émettre et suivre des PR dans la plateforme BVA ;
• Assister le programme lors du nettoyage mensuel du BVA.

RESPECT DU CODE DE DEONTOLOGIE DE L’IRC

• S’engage à respecter le code de déontologie de l’IRC (IRC Way)
• S’engage à s’assurer de la mise en œuvre optimale de ce code dans son cadre de travail 
• Etre disponible pour effectuer toute autre tache jugée utile par son supérieur direct ou par l’IRC

IRC et les employés de l’IRC doivent adhérer aux valeurs et principes contenus dans l’IRC WAY (normes de conduite professionnelle). Ce sont l’Intégrité, le Service, et la Responsabilité. En conformité avec ces valeurs, IRC opère et fait respecter les politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection de l’enfant, le harcèlement sur les lieux de travail, l’intégrité financière, et les représailles.

L’employé reconnait avoir lu et compris les détails de la description de poste ci-dessus, les termes et conditions de son contrat ainsi que d’IRC Way ou Code de Conduite et certifie vouloir et accepter de s’y conformer.

Il comprend que le non-respect de ce qui précède peut conduire à la terminaison de son emploi au sein d’IRC.