Assistant comptable

Le poste est à pourvoir dans la Section de la comptabilité (COMPT) au sein du Service de la trésorerie et de la comptabilité (TREASURY) du Département de la gestion financière (FINANCE). TREASURY fournit des orientations stratégiques et des services dans les domaines de la comptabilité et de la trésorerie, et a pour attribution essentielle d’établir les états financiers consolidés vérifiés annuels de l’OIT conformément aux Normes comptables internationales pour le secteur public (IPSAS) ainsi que d’autres rapports statutaires. Il s’emploie également à élaborer à l’échelle du Bureau des politiques de gestion efficaces en matière de trésorerie et de placements. La Section de la comptabilité fournit des services de comptabilité généraux, et assure notamment la tenue à jour d’écritures comptables exactes, complètes et fiables pour l’ensemble des fonds gérés par l’OIT, conformément au Règlement financier et aux Règles de gestion financière de l’Organisation.

Le/la titulaire de ce poste est chargé (e) d'exécuter diverses tâches comptables liées à l'administration des mécanismes spéciaux de financement du Bureau et à ses activités liées aux effets à recevoir et au grand livre. Ce rôle consiste notamment à appuyer les projets de la Section de la comptabilité afin d’améliorer l'efficience et l'efficacité des opérations comptables du Bureau dans les domaines concernés.

Le/la titulaire relèvera de la cheffe de  la Section de la comptabilité (COMPT). 

1. Tenir des registres comptables pour les mécanismes spéciaux de financement tels que les " dons et subventions " et les activités remboursables. Exercer la fonction de point focal pour les départements et les bureaux extérieurs en fournissant des conseils sur les exigences en matière de processus et les questions comptables conformément aux directives pertinentes du Bureau, telles que le manuel sur les finances (ILO Finance Manual), le Règlement financier et les Règles de gestion financière. Préparer les factures au besoin et contrôler leur recouvrement en temps opportun. Surveiller et fermer le compte conformément aux termes de l’accord. Générer le rapport financier standard IRIS sur les recettes et les dépenses à la demande du département ou du bureau extérieur. Contribuer au projet de rapport biennal au Conseil d'administration sur les contributions volontaires et les dons acceptés par le Directeur général.
2. Examiner la comptabilité générée dans le grand livre pour les paiements des prestations et les cotisations liées à la Caisse d'assurance pour la protection de la santé du personnel (CAPS) afin d'assurer l'exactitude des registres. Préparer les écritures comptables en cas de transactions inscrites dans des postes erronés. Rapprocher régulièrement les avances. Rédiger les états financiers de la CAPS dans le format standard pour examen par le supérieur hiérarchique et fournir une analyse au besoin. Assurer la liaison entre la CAPS et la Section de la comptabilité.  
3. S’acquitter des tâches liées à la facturation d'autres services fournis par l'OIT à des tiers.
4. Participer activement aux activités de projet afin d'améliorer les opérations comptables et d'accroître ainsi l'efficacité et le contrôle interne.
5. S’acquitter des tâches administratives liées aux recettes provenant des contributions statutaires des Etats Membres, y compris l'élaboration des projets de rapports types sur les contributions des Etats Membres au Conseil d’administration.
6. Analyser les transactions des fonds spécifiques ou des comptes du grand livre à la demande du supérieur hiérarchique, préparer des rapports financiers simples ou des demandes de paiement pour ces fonds et préparer des ajustements comptables si nécessaire.  
7. Aider à la clôture de fin d’exercice des comptes du Bureau en examinant la validité des soldes de fonds spécifiques et du grand libre et en procédant aux ajustements de clôture nécessaires s’il y a lieu.
8. Effectuer d'autres tâches pertinentes comme assigné.

Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:

1. Analyser, évaluer et surveiller une vaste gamme de documents financiers, comptes ou projets complexes afin d’identifier les anomalies ou les transactions inscrites à des postes erronés, d’en déterminer les raisons et de prendre les mesures rectificatives nécessaires. Ces tâches peuvent inclure les comptes du grand livre comme les comptes personnels et comptes d’ordre, les comptes de la Caisse des pensions, les principaux comptes bancaires d’exploitation et d’attente, les demandes de réapprovisionnement des comptes bancaires hors siège, les comptes non budgétaires hors siège, le budget ordinaire et les budgets de la coopération pour le développement, les actions relatives au personnel et les demandes de paiement.
2. Analyser et traiter des opérations complexes liées aux états de paie, demandes de remboursement et engagements de dépenses; préparer les estimations de coûts et les prévisions budgétaires.
3. Vérifier la comptabilité et les transactions d’un certain nombre de bureaux extérieurs afin de s’assurer qu’ils sont exacts, complets et de veiller à leur conformité.
4. Faire office de contrôleur des dépenses pour les engagements de dépenses proposés.
5. Participer à la préparation des données financières à inclure dans les documents du Conseil d’administration, les rapports de la Caisse des pensions, les documents du Comité consultatif pour les questions administratives (CCQA) et le rapport financier de même que dans les états financiers vérifiés.
6. Former, mettre au courant et orienter les fonctionnaires sur les questions financières et budgétaires. Le titulaire peut être appelé à participer à la préparation de matériels de formation et à donner des cours de formation formels portant sur le travail de l’unité.
7. Proposer des améliorations des systèmes et procédures informatiques liés au travail de l’unité et participer activement à leur élaboration et leur perfectionnement. Le titulaire peut être chargé de tenir à jour et d’actualiser le système, de réaliser des dépannages et il peut aussi tenir lieu de point focal et/ou fournir un service d’assistance aux utilisateurs.
8. Le titulaire peut être appelé à orienter et à réviser le travail du personnel moins expérimenté de la même unité.
9. Rédiger la correspondance dans deux langues afin de demander des éclaircissements, d’obtenir des explications et de répondre à des questions complexes.
10. Exécuter toutes les tâches relatives au poste selon que de besoin.
     

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires et suivi une formation professionnelle en comptabilité et/ou finances.
 

Dix à douze ans d’expérience dans la branche, dont au moins cinq au sein des services financiers de l’Organisation.
 

Excellente maîtrise de l'anglais ou du français; connaissance pratique de l'autre langue; la connaissance de l'espagnol serait un avantage.
 

En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:
Très bonne connaissance des principes, procédures et systèmes comptables et financiers et  compétences pratiques avérées dans le domaine de la comptabilité. Très bonne maîtrise d’Excel et de Word. Connaissance approfondie d’un progiciel de gestion intégrée (PGI) tel qu'IRIS et aptitude à l’exploiter. Excellente faculté d’analyse pour identifier et résoudre les problèmes. Aptitude à communiquer efficacement, aussi bien oralement que par écrit. Aisance dans les contacts avec les utilisateurs et aptitude à répondre à leurs questions. Aptitude à travailler sous pression et à s’intégrer au sein d’une équipe. Faculté d’encadrement et de formation et aptitude à donner des instructions. Aptitude à structurer et à hiérarchiser les tâches pour tenir les délais. Aptitude à travailler avec des données confidentielles. Précision et souci du détail. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.