Fonctionnaire chargé des contrats de services pour les locaux

Le poste est à pourvoir dans l'Unité de la gestion des locaux (FACILITIES) au sein du Département de l'administration et des services internes (INTSERV). Le département est responsable de la gestion générale des installations, des biens et de l'inventaire, de la sûreté et de la sécurité, de l'impression, de la publication et de la distribution, des privilèges diplomatiques, des voyages et des transports, de l'utilisation des espaces ouverts au public et des services internes généraux. FACILITIES est chargée de superviser la construction, l'acquisition, l’affectation et l'entretien de tous les bâtiments et bureaux de l’OIT, ainsi que de la fourniture et de la gestion efficaces de tous les biens et services nécessaires en interne à cet effet.

Le/la titulaire assistera le chef de FACILITIES dans l'analyse, la supervision et la coordination des contrats de gestion des locaux passés avec des prestataires de services externes, en effectuant un contrôle de la qualité sur la base d'indicateurs clés de performance et d'accords sur le niveau de service, en veillant à la maîtrise des coûts liés aux contrats et en s’assurant de la performance technique, tout en cherchant à appliquer les normes les plus élevées en vigueur dans le secteur pour ce qui est des prestations de services et des opérations relatives à la gestion des locaux. Il/elle sera également chargé(e) de planifier et d’encadrer les activités du quai de livraison et de gérer l'entrepôt.

Le/la titulaire du poste contribuera à mettre en place des environnements de travail de qualité, sécurisés, conformes et productifs, en privilégiant la qualité des services fournis aux utilisateurs et en veillant au bon déroulement des opérations d'entretien des locaux.

Le/la titulaire relèvera du chef de FACILITIES.

1.Sous la supervision et la conduite générale du chef de FACILITIES, planifier, contrôler et encadrer les services fournis par des prestataires externes, notamment, mais non exclusivement, en ce qui concerne le nettoyage, la désinfestation, la gestion des déchets, l'entretien des terrains extérieurs et les services de maintenance et de réparation, y compris la mise à disposition des fournitures et du matériel requis pour ces activités.

2.Assister le chef de FACILITIES dans la conception et la mise en œuvre d'initiatives visant à améliorer les contrats de services et les services de gestion des locaux offerts par INTSERV au siège et dans les bureaux extérieurs.

3.Superviser les activités du quai de chargement et de l'entrepôt; élargir les activités de l'entrepôt afin d'y inclure la gestion centralisée du mobilier, du petit matériel et des pièces détachées servant à l'entretien des bâtiments. Fournir des orientations au personnel d'appui interne et en superviser les travaux.

4. Planifier et superviser la mise à disposition de fournitures de bureau, de fontaines à eau, de plantes et d’éléments de décoration, de panneaux signalétiques et de petit matériel.

5. Evaluer les procédures opérationnelles existantes et les mettre à jour, lorsque nécessaire, afin d’y inclure des normes de durabilité, de santé et de sécurité, et des mécanismes de retour d’information à l’intention du service d’aide aux utilisateurs et des clients, ainsi que des mécanismes permettant d’informer la direction et des acteurs externes.

6. Superviser et suivre le travail des fournisseurs et en rendre compte tout au long de la durée d’exécution du contrat, afin de s'assurer que les prestataires de services et les fournisseurs respectent les exigences de performance prévues dans le contrat en termes de qualité, de quantité, de calendrier, de coût/prix et de facturation. Recenser les carences, en rendre compte et prendre des mesures correctives. Définir, évaluer, suivre et gérer des indicateurs clés de performance applicables aux contrats. Préparer des tableaux de gestion intégrant les indicateurs clés de performance pour tous les contrats. Rédiger des cahiers des charges et des spécifications techniques, y compris des indicateurs clés de performance et des accords sur le niveau de service, en vue des procédures d’appel d'offres.

7. Analyser les plans de travail et les niveaux de service prévus dans les contrats et contribuer à déterminer les possibilités de réduire les coûts et d'accroître les gains d’efficience. Appliquer les meilleures pratiques du secteur et mettre en place un système d'amélioration continue.

8. Sur le plan interne, organiser et coordonner des ateliers et des réunions. Sur le plan externe, organiser régulièrement des réunions de coordination et de bilan avec les prestataires de services.

9. Assurer la liaison avec les utilisateurs pour évaluer leurs besoins en matière de services et planifier et coordonner la prestation des services. Dans ce contexte, planifier et coordonner les activités d’appui technique pour les réunions de haut niveau organisées au siège.

10. Participer à des réunions dans le cadre du projet de rénovation du bâtiment du siège et d'autres projets pluridisciplinaires, dans son domaine de compétences.

11. S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:

1. Contrôler les questions financières, administratives et de personnel. Préparer le plan des opérations de l’unité de travail pertinente.
2. Rédiger des textes et préparer le budget pour les propositions de Programme et de Budget. Participer à la préparation de documents de projets soumis en vue d’un financement extérieur et préparer les rapports budgétaires finals relatifs aux projets approuvés. Préparer d’autres rapports et documents relatifs aux questions financières et de programme. Préparer la correspondance concernant les finances, le personnel ou l’administration.
3. Contrôler les recettes et les dépenses et procéder à l’analyse périodique de l’état financier. Vérifier la comptabilité mensuelle et adopter les mesures de redressement nécessaires, examiner les requêtes d’engagements à la lumière des fonds disponibles. Vérifier les factures et autoriser les paiements. Publier divers documents relatifs aux transactions financières.
4. Superviser les dispositions financières et administratives pour les réunions officielles.
5. Entrer en contact avec d’autres départements afin de régler les dispositions financières et administratives.
6. Gérer les mouvements de personnel. Assurer la liaison avec le Département du Développement des Ressources Humaines pour toutes les questions de recrutement. Gérer les accords contractuels, en particulier ceux qui concernent la collaboration extérieure.
7. Contrôler l’acquisition, l’inventaire et l’entretien du mobilier, des équipements et des fournitures.
8. Régler les dispositions de voyage et effectuer des calculs pour les missions. Le titulaire peut être conduit à partir en mission afin de réviser les aspects administratifs et financiers de projets ou de participer à l’organisation de séminaires.
9. Revoir et analyser la mise en œuvre des projets et les rapports sur l’état d’avancement des projets afin de garantir la concordance des résultats avec les objectifs et d’évaluer la nécessité de réaffecter du matériel ou du personnel ou encore pour suggérer l’adoption de mesures complémentaires destinées à améliorer l’exécution des projets.
10. Coordonner et organiser ateliers et réunions.
11. Superviser le travail du personnel d’appui administratif.
12. Répondre aux questions relatives à la programmation et à l’administration et assurer le suivi approprié.

Ce poste requiert un diplôme universitaire supérieur en gestion des locaux, gestion des bureaux, gestion des affaires, économie, sciences sociales, ingénierie ou dans tout autre domaine connexe. A défaut, un diplôme universitaire du premier cycle dans ces disciplines, assorti d’une expérience complémentaire de quatre ans telle que décrite ci-dessous, pourra être accepté. 

Cinq ans d'expérience de la gestion des contrats de services pour les locaux, y compris de la supervision des tâches de nettoyage et de maintenance et de la gestion des services au sein de grandes infrastructures, dont au moins trois ans d'expérience dans un environnement international. Expérience de la supervision de la fourniture de services. Expérience de la supervision et du suivi du travail des prestataires de services externes ; expérience des procédures de passation de marchés publics et d’appel d'offres. Une expérience de la mise en place d'un système de gestion d'entrepôts et une expérience de l’établissement et de la gestion de contrats multiservices constitueraient un atout.

Parfaite maîtrise du français et bonne connaissance de l'anglais.

En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:

Compétences techniques

 Très bonne connaissance du Règlement financier et des Règles de gestion financière.

Connaissance des politiques, des procédures administratives et des pratiques du Bureau. Aptitude à rechercher et à interpréter diverses orientations et politiques afin de les mettre en œuvre pour résoudre des questions complexes d’ordre administratif. Aptitude à résoudre des problèmes et à s’adapter aux changements. Bonne aptitude rédactionnelle et sens de la communication. Connaissance des outils informatiques. Faculté d’organisation. Aptitude à préparer le budget d’un programme ou d’un projet et à en assurer le suivi. Bonne connaissance des activités, des objectifs et du domaine de spécialisation de l'unité de travail. Aptitude à assurer un suivi efficace du programme de travail et des ressources correspondantes. Aptitude avérée à analyser et à optimiser des plans de travail. Bonne connaissance des logiciels bureautiques courants. Souci de la qualité des services fournis aux clients. Capacité à stimuler le travail d'équipe, la collaboration et la communication entre différents intervenants. Capacité à identifier les activités et les tâches prioritaires, à ajuster les priorités lorsque nécessaire et à suivre et adapter les plans et les mesures selon les besoins.

Compétences comportementales

Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.