Jefe de FACILITIES

El puesto está adscrito al Departamento de Servicios Internos y Administración (INTSERV), Cartera de Gestión y Reforma (MR). INTSERV se ocupa de la gestión general de las instalaciones, la sostenibilidad ambiental, la seguridad, la logística y los servicios, entre otros,  la impresión, la publicación y la distribución, la gestión del correo y las prerrogativas diplomáticas. El/la titular del puesto se encargará de dirigir y gestionar la Unidad de Gestión de Instalaciones (FACILITIES) y los servicios conexos prestados en la sede de la OIT por una combinación de personal de plantilla y proveedores de servicios externos. FACILITIES se ocupa de la gestión del espacio, la conservación, el mantenimiento y el funcionamiento del edificio de la sede en Ginebra, y de la administración de bienes de todas las oficinas de la OIT. La cartera de oficinas de la OIT está constituida por el edificio de la sede en Ginebra, aproximadamente 61 locales fuera de Ginebra y 144 oficinas de proyectos. El/la titular del puesto prestará apoyo a la construcción y adquisición de edificios y supervisará el mantenimiento de todos los edificios y oficinas de la OIT construidos, alquilados o en propiedad, así como la gestión y provisión eficientes de todos los bienes y servicios conexos; velará por que los entornos de trabajo sean de calidad, seguros, conformes con las normativas y productivos, con una clara orientación de servicio al cliente. También coordinará las actividades con el Equipo del Proyecto de Renovación del edificio de la la sede de la OIT en lo relativo a ese proyecto.

El/la titular del puesto dependerá de la Directora de INTSERV. 
 

1. Preparar documentos conceptuales, de política y de estrategia para la alta dirección y prestar asesoramiento técnico especializado a la alta dirección en las siguientes esferas: gestión de edificios e instalaciones, gestión de los edificios que son propiedad de la OIT y gestión de alquileres, proyectos de construcción y de renovación, planificación de espacios, funcionamiento interno y externalizado de las instalaciones y prestación de servicios.  
2. Planificar, gestionar y coordinar la labor de FACILITIES. Establecer prioridades, elaborar de planes de trabajo, asignar parámetros de desempeño y realizar un seguimiento de los progresos relativos a dichos parámetros. Proporcionar orientaciones, comentarios y asesoramiento al personal. 
3. Velar por la prestación eficaz de los servicios para las instalaciones del edificio de la sede a cargo de una combinación de personal de planta y proveedores de servicios externos. Proporcionar orientaciones en materia de diseño y aplicación de normas de calidad, control y garantía de calidad para todos los servicios de FACILITIES. Participar en negociaciones con proveedores externos con el objeto de elaborar los contratos de servicios adecuados y establecer normas de control de calidad y seguimiento del desempeño operativo de los proveedores de servicios.
4. Dirigir la gestión de los bienes en la sede y en las oficinas exteriores. 
5. Gestionar y supervisar el uso eficaz y eficiente de los recursos y los activos asignados a FACILITIES. Determinar las necesidades de dotación de personal, a través de la combinación óptima de capacidades internas y de servicios externalizados.
6. Dirigir la elaboración de planes de mantenimiento preventivo para la sede y las oficinas exteriores. Establecer estimaciones de costos de reparación/renovación de las instalaciones y de los sistemas a fin de determinar la viabilidad de las reparaciones o sustituciones, en apoyo de los planes presupuestarios. 
7. Supervisar la gestión de la distribución del espacio del edificio con el objetivo de lograr una distribución eficiente y racional de todo el espacio disponible en el edificio de la sede. Gestionar la relación y los acuerdos de prestación de servicio entre la OIT y los diferentes arrendatarios/ocupantes del edificio.  
8. Supervisar al personal que se encarga de gestionar las instalaciones eléctricas y de bajo voltaje (sistemas de seguridad, sistemas de telefonía), al  Funcionario de Sostenibilidad Ambiental y la aplicación de la estrategia de sostenibilidad ambiental de la OIT en las instalaciones de la OIT en todo el mundo. Supervisar al Coordinador de Seguridad y Salud en el Trabajo.
9. Supervisar al contratista responsable del mantenimiento y del funcionamiento de las instalaciones de calefacción, ventilación, aire acondicionado, fontanería y gestión del edificio, a través de la utilización de acuerdos de nivel de servicio (SLA) e indicadores clave de desempeño conexos y mediante la agrupación óptima de servicios. Dirigir y supervisar el trabajo de las empresas de ingeniería externas, proporcionando estudios técnicos especializados en apoyo de los proyectos y operaciones.
10. Desempeñar otras tareas afines según proceda.
     

Estas funciones específicas se ajustan a la descripción genérica del puesto correspondiente de la OIT, que comprende las funciones genéricas siguientes:

1. Dirigir y definir la concepción general de la unidad de trabajo.
2. Encargarse del desarrollo y la evaluación de programas. Establecer las prioridades y objetivos de la unidad de trabajo y gestionar los recursos para lograr dichos objetivo.
3. Formular las propuestas de programa y presupuesto, y aplicar medidas que promuevan una gestión eficiente del departamento, programa o sector. Establecer pautas diversas para medir la eficacia de los programas. Supervisar los servicios de administración de un  departamento o sector grande.
4. Asumir  tareas como miembro estratégico del equipo de dirección y preparar documentos de carácter conceptual, estratégico y político. Conceptualizar, concebir y desarrollar servicios e instrumentos de diversa índole y actividades de apoyo relacionadas. Planificar, organizar y supervisar la preparación y elaboración de documentos de carácter técnico o administrativo y/o de publicaciones importantes.
5. Prestar asesoramiento  programático sobre asuntos de muy diversa índole, como acuerdos de cooperación que impliquen actividades operativas entre programas, departamentos o sectores, cuestiones financieras y de personal, y el control de la calidad. Definir, analizar y documentar la experiencia adquirida en la provisión de servicios, el establecimiento de cooperación técnica y otras actividades de desarrollo realizadas.
6. Planificar y coordinar actividades con otras organizaciones y/o instituciones.
7. Evaluar las necesidades, concebir y ejecutar actividades en coordinación con los mandantes y las oficinas exteriores. Evaluar las actividades realizadas en el terreno e informar sobre los resultados.Coordinar las actividades de cooperación técnica de un departamento o sector grande.
8. Representar a la unidad de trabajo y la Oficina en reuniones internas y externas en lo que respeta a las cuestiones de política.    
9. Gestionar y coordinar reuniones de gran envergadura o eventos especiales.

Título universitario superior en ingeniería mecánica, ingeniería electromecánica o eléctrica, con experiencia demostrada en sistemas e instalaciones técnicas de edificios.                     

Al menos diez años de experiencia con adquisición gradual de responsabilidades en puestos o funciones relacionados con la construcción o con las instalaciones, de los cuales siete años como mínimo deberán corresponder al ámbito internacional.

Al menos cinco años en puestos con importantes responsabilidades de gestión que hubiesen entrañado la supervisión del personal interno y de contratistas externos en un entorno de atención al cliente, en particular la gestión general de instalaciones y la responsabilidad del funcionamiento y el mantenimiento de instalaciones técnicas en grandes edificios. 

Excelente dominio del francés y buen conocimiento del inglés.

Además de las competencias básicas relacionadas con la OIT, para este puesto se requiere las siguientes competencias:

Competencias técnicas

Conocimiento cabal de diversas facetas de la gestión de instalaciones; construcción y mantenimiento de edificios y apoyo logístico. Buenos conocimientos de la reglamentación y la legislación en materia de actividades de construcción y edificación. Conocimiento de estrategias y normas de mantenimiento. Capacidad demostrada de negociación de contratos para la adquisición de bienes y servicios. Excelente capacidad de gestión de proyectos. Buenas aptitudes analíticas, capacidad para tomar decisiones y resolver problemas. Habilidad para identificar las actividades y tareas prioritarias, ajustar las prioridades según las necesidades, prevenir riesgos y planificar contingencias.

Conocimiento exhaustivo de la normativa y de los reglamentos financieros. Sólidos conocimientos de las políticas, los procedimientos administrativos y las prácticas de la Oficina. Excelentes dotes para la elaboración, la ejecución, la supervisión y la evaluación de programas. Capacidad y habilidad probadas para asesorar y orientar al personal en lo relativo a políticas, procedimientos y prácticas. Aptitud y habilidad demostradas para coordinar actividades y formular directrices y políticas. Excelentes dotes de redacción. Excelentes dotes de comunicación y de presentación. Dotes de negociación. Capacidad para trabajar con aplicaciones informáticas.

Excelentes dotes de supervisión, organización y gestión. Capacidad demostrada para concebir actividades, obtener fondos para financiarlas, ejecutarlas y evaluarlas dentro de la unidad de trabajo, programa o proyecto. Tacto y capacidad de persuasión. Sólidos conocimientos de los diversos ámbitos técnicos en los que actúe la unidad de trabajo o programa. Habilidad demostrada para supervisar y evaluar eficazmente programas de trabajo y recursos.

Competencias personales

Alto grado de integridad; gran capacidad de liderazgo; comportamiento eficaz orientado hacia la satisfacción del cliente, que promueve positivamente la necesidad de respetar al cliente y de trabajar centrándose en él,  además de fomentar el trabajo en equipo y la comunicación en el seno de la unidad/el departamento y con otros departamentos/regiones en la sede y en el terreno. Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.