Team Assistant GS4 (Recruté localement à Goma, Béni, Butembo, Bunia, Komanda, Mangina)
Goma
- Organization: WHO - World Health Organization
- Location: Goma
- Grade: Administrative support - Administrative Services and Support - Generally no need for Higher Education
-
Occupational Groups:
- Administrative support
- AF_COD Democratic Republic of Congo
- Closing Date: Closed
Résumé des tâches \:
TÃCHES GÃNÃRALES
- Recevoir et gérer les visiteurs et appels téléphoniques avec tact et discrétion et agir selon la nature et lâurgence de chaque tâche, et procéder aux orientations appropriées ;
- Mettre à disposition les informations de base relatives aux rendez-vous avec les visiteurs officiels et/ou les membres du personnel ;
CORRESPONDANCE
- Rédiger les correspondances générales et administratives sur initiative personnelle ou suivant les instructions reçues ; finaliser les correspondances et rapports pour signature et autorisation ;
- Procéder à lâanalyse des courriers arrivée et des requêtes en fonction des documents de base, des instructions, des politiques, des données précédentes, des informations recherchées en anticipation aux besoins du responsable de lâunité, ou bien les réaffecter de manière adéquate ;
GESTIONS DES RÃUNIONS
- Assurer la préparation des réunions, séminaires, ateliers, incluant lâenvoi des lettres dâinvitation, le calcul des coûts et les demandes dâautorisation de voyages ; assister à la préparation des documents, au dispatching du matériel et se concerter avec les participants et autres acteurs impliqués ;
- Planifier les réunions périodiques de lâéquipe et des réunions ad hoc, suivant le programme établi et selon le besoin ; prendre des notes et préparer les comptes rendus y afférents ;
- Obtenir la documentation pour briefing et supports lors les réunions, séminaires, ateliers, etc. auxquels devront prendre part les staffs professionnels de lâéquipe, vérifier leurs disponibilités et sâassurer quâils ont reçu les documents adéquats de briefing et de support.
VOYAGES
En utilisant le système GSM, préparer les requêtes de voyage pour les voyages officiels suivant la demande.
AUTRES TÃCHES
Accomplir toute autre tâche sur demande ou instruction, incluant lâapport dâappui à dâautres domaines de travail.
Profil de recrutement
Compétences \:
Compétences dâordre général
Décrire les principales compétences en gestion ou en direction requises (voir le modèle de lâOMS pour les compétences) et les classer par ordre de priorité, en commençant par les plus importantes.
1. Se connaître et se gérer
2. Communiquer de manière crédible et efficace
3. Favoriser lâintégration et le travail en équipe
Compétences et aptitudes fonctionnelles
Décrire les connaissances et les compétences essentielles spécifiques au poste
Le/la titulaire du poste justifie dâune connaissance suffisante de lâutilisation des techniques bureautiques modernes et lâactualise grâce à des cours internes, à la formation sur le tas ou à lâautoformation. Le/la titulaire du poste doit rester au fait de lâévolution des procédures, des pratiques, des règles, des règlements et de la structure organisationnelle au sein du département, du Groupe organique et de lâOMS pour pouvoir renseigner les autres et expliquer les procédures.
Formation
⢠Essentiel \:- Titulaire dâun diplôme de fin dâétudes secondaires ou équivalent dans le domaine technique ou commercial.
⢠Souhaitable \:- Formation aux tâches de secrétariat et/ou dans un domaine administratif équivalent.
Expérience
⢠Essentiel \:- 2 années dâexpérience pertinente.
⢠Souhaitable \:- Expérience acquise dans des postes dâappui administratif au sein dâune agence des Nations Unies ou ONG Spécialisées.
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