Assistant de Projet

Kinshasa

Organization: UNDP - United Nations Development Programme
Location: Kinshasa
Grade: Consultancy - SB-3 (SC6/SC7), Service Contract, Local Contractors Agreement
Occupational Groups:
- Administrative support
- Environment
- Resilience and Climate Change
- Project and Programme Management
Closing Date: Closed

Background

Dans le cadre de la mise en œuvre de la Stratégie-cadre nationale REDD+ de la RDC validée en novembre 2019, le PNUD exécute cela en étroite collaboration les parties prenantes, deux programmes du Fonds national REDD+ (FONAREDD) depuis janvier 2017. Il s’agit du « Programme d’appui à la réforme d’Aménagement du Territoire » (AT) et du « Programme d’appui à la Société civile » (SC). Financés par l’Initiative pour la Forêt de l’Afrique Centrale (CAFI) à travers le Fonds national REDD+ (FONAREDD), ces programmes de 4 ans chacun faisant partie des interventions prioritaires du Plan d’investissement du FONAREDD bénéficient de l’appui financier de CAFI via le FONAREDD à hauteur respectif de 8 millions et 3 millions $.

Le programme AT vise à doter la RDC, d’une politique d’Aménagement du Territoire respectueuse de la ressource forestière et des droits et besoins des communautés locales et peuples autochtones, ainsi que d’un Schéma National d’Aménagement du Territoire (SNAT) dans une perspective de gestion rationnelle, durable et économe de l’espace. Pour ce faire, les activités du programme sont articulées autour de trois volets suivants : (i) Juridique et réglementaire (mise en place des fondements de l’Aménagement du Territoire), (ii) institutionnel et organisationnel (mise en place des structures qui vont animer le processus de réformes et la mise à niveau du Ministère en charge de l’AT) et technique (développement des outils de planification territoriale en articulation avec le processus REDD+).

Le programme SC par contre a comme objectif de doter la Société civile congolaise, à travers son réseau national « Groupe de Travail Climat REDD Rénové » (GTCRR), du cadre structurel et stratégique nécessaire à une participation efficace, concertée et transparente au processus REDD+ en RDC. Concrètement, il s’agit de : (i) renforcer les capacités internes de ce réseau mais aussi de soutenir son fonctionnement et sa décentralisation d’une part et (ii) l’impliquer dans le processus REDD+ à l’aide d’outils participatifs, de partenariats stratégiques et d’interventions externes ciblées d’autre part. Ces objectifs spécifiques se déclinent en trois produits ci-après : (i) le GTCRR est doté des capacités lui permettant d’avoir une gestion professionnelle, transparente et collégiale, (ii) tous les programmes de reformes et d'investissements pour la REDD+ sont accompagnés d'un engagement civique effectif et (iii) l'engagement de la Société Civile augmente la bonne gouvernance et l'inclusion sociale des efforts REDD+ nationales.

Afin de rationaliser l’utilisation des ressources disponibles, la coordination et la gestion de ces deux programmes sont assurées par une même équipe de staffs composée d’un Coordonnateur des programmes, d’un chargé d’administration et finances, d’un chargé de suivi-évaluation, d’un associé (e) aux projets et de deux chauffeurs.

Les présents termes de références portent sur le recrutement de l’assistant (e) aux projets pour les deux programmes. Ils décrivent et précisent les rôles et responsabilités ainsi que les compétences et qualifications requises pour occuper ce porte.

Duties and Responsibilities

Sous la supervision générale du Team Leader de l’Unité Croissance Inclusive et Développement Durable (CIDD), en étroite coordination avec le coordonnateur du Pilier CIDD avec l’appui de l’analyste au programme en charge de la composante « changement climatique et Economie Verte » (CCEV) et la supervision directe du coordonnateur du programme AT et SC , la personne qui sera recrutée comme « Assistant aux projets AT & SC » assumera les tâches spécifiques ci-après :

Appuyer les programmes AT & SC dans les opérations journalières en lien au soutien financier et aux budgets :

Elaborer et vérifier les données budgétaires et comptables en enquêtant sur les dossiers, en calculant les coûts et en estimant les dépenses anticipées;
Suivre avec les services compétents les paiements des fournisseurs;
Suivre divers baux de location et les paiements en découlant;
Collecter, enregistrer et conserver toutes les informations concernant les activités des programmes AT & SC;
Préparer des requêtes de paiement pour les dépenses de fonctionnement, les salaires, les assurances;
Suivre les décaissements effectués pour les programmes AT & SC;
Préparer des rapports sur la situation financière, des rapports intermédiaires et autres;
Traiter les demandes de paiement à des fins de règlement, y compris les avances trimestrielles aux partenaires;
Fournir un autre substantiel à l’équipe pour la mise en œuvre générale des programmes AT & SC.

Appuyer les programmes AT & SC dans les opérations journalières en lien au soutien administratif :

Rédiger les projets de correspondances nécessaires destinées aux agences, partenaires et parties prenantes des programmes AT & SC;
Contribuer à l’élaboration des procès-verbaux des réunions/comptes rendus des réunions et ateliers des programmes;
Mettre en place et gérer le système d’archivage en version papier et électronique (SharePoint) des programmes;
Assurer les arrangements relatifs aux voyages, réservations d’hôtel et autorisation de voyage pour l’équipe (staffs, consultants, partenaires, …) des deux programmes;
Préparer les rapports et documents financiers en vertu des formats spécifiés des programmes;
Fournir un soutien logistique à l’équipe et aux consultants pour organiser des événements de formations, des ateliers et des réunions générales;
Appuyer la préparation du plan et processus de recrutement des programmes (consultants, firmes, …);
Suivre les contrats du personnel afin de s’assurer de leur validité et du versement des salaires;
Appuyer la préparation du plan des achats et assurer le suivi des dossiers d’achats (au niveau du centre des services et des fournisseurs, s’assurer de la conformité de la livraison avec la commande, régler les problèmes éventuels qui pourraient subvenir;
Contrôler les biens et matériels ainsi que tenir régulièrement un inventaire Atlas et hors Atlas de deux programmes;
Assister les consultants (nationaux et internationaux) à court terme dans l’organisation de leurs plans de voyage et réunions avec les différentes parties prenantes et ainsi que dans la facilitation de leur logement (réservation des chambres d’hôtel) ;
Assister à l’émission en temps opportun des contrats et assurances d’autres droits du personnel, des experts et consultants du projet en préparant des plans annuels de recrutement ;
Contribuer à la préparation des rapports de mise en œuvre d’activités,
Fournir tout appui substantiel à l’équipe pour la mise en œuvre générale.

Competencies

Responsabilité globale et travail d’équipe :

Sert et contribue à la vision, la mission, les valeurs et les objectifs stratégiques du PNUD;
Participe effectivement dans un environnement basé sur le travail, le partage de l’information, la collaboration et la coopération avec les autres;
Réagit de façon flexible et positive au changement, à travers une participation active;
Effectue toutes les autres activités, même non inscrites dans le plan de travail mais jugées nécessaires pour l’attente des objectifs des programmes.

Aptitudes interactives :

Etablit des normes et objectifs de performance et assume les responsabilités y afférentes.

Partenariat et Mise en Réseau :

Recherche et met en application des connaissances, informations et bonnes pratiques de l’intérieur comme de l’extérieur du PNUD.

Orientation sur les Résultats :

Renforcement de la planification et de la mise en œuvre des activités des programmes ;
Contribue à la gestion efficace e efficiente du volet administratif et financier des programmes

Innovation et Discernement :

Contribue par des idées et des approches novatrices et pratiques pour faire face à des situations complexes ;
S’efforce de pourvoir des services de qualité centrés sur le client (à l’interne comme à l’externe).

Communication :

Démontre de bonnes aptitudes de communication écrite et orale

Connaissance du travail et Expertise :

Exécute les tâches quotidiennes de façon efficace et systématique.

Required Skills and Experience

Education :

Être titulaire d’un diplôme de niveau BAC+3 en Gestion, Economie, Finances, Administration ou domaine similaire,

Expériences :

Justifier d’au moins 4 ans d’expérience pertinente au niveau national ou international en matière de gestion budgétaire, financière et administrative des projets ou programmes humanitaire et/ou de développement;
Avoir une expérience et la maîtrise dans l’utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureau (MS Word, Excel, Powerpoint), de bases de données et des systèmes de gestion sur internet;
Avoir une bonne connaissance de la prise en compte du genre dans la gestion des projets;
Avoir une expérience d’utilisation d’ATLAS sera un atout.

Connaissances linguistiques :

Avoir la maîtrise du français
Une bonne connaissance de l’Anglais sera considérée comme un atout.

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the SC categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

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Workforce diversity

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