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Consultoría Nacional - Auxiliar de Archivos

Guatemala City

  • Organization: UNWOMEN - United Nations Entity for Gender Equality and the Empowerment of Women
  • Location: Guatemala City
  • Grade: Consultancy - National Consultant - Locally recruited Contractors Agreement
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
    • Women's Empowerment and Gender Mainstreaming
  • Closing Date: Closed

Background

ONU Mujeres es la organización de las Naciones Unidas dedicada a promover la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres. Como defensora mundial de mujeres y niñas, ONU Mujeres fue establecida para acelerar el progreso que conllevará a mejorar las condiciones de vida de las mujeres y para responder a las necesidades que enfrentan en el mundo.

 ONU Mujeres apoya a los Estados Miembros de las Naciones Unidas en el establecimiento de normas internacionales para lograr la igualdad de género y trabaja con los gobiernos y la sociedad civil en la creación de leyes, políticas, programas y servicios necesarios para garantizar que se implementen los estándares con eficacia y que redunden en verdadero beneficio de las mujeres y las niñas en todo el mundo. Trabaja mundialmente para que los Objetivos de Desarrollo Sostenible sean una realidad para las mujeres y las niñas, y promueve la participación de las mujeres en igualdad de condiciones en todos los ámbitos de la vida.  La Entidad se centra en cinco áreas prioritarias:

  1. Aumentar el liderazgo y la participación de las mujeres;
  2. Poner fin a la violencia contra las mujeres;
  3. Implicar a las mujeres en todos los aspectos de los procesos de paz y seguridad;
  4. Mejorar el empoderamiento económico de las mujeres;
  5. Hacer de la igualdad de género un aspecto central en la planificación y la elaboración de presupuestos nacionales para el desarrollo.

 Asimismo, ONU Mujeres coordina y promueve el trabajo del sistema de las Naciones Unidas en pos de la igualdad de género y en todos los debates y acuerdos relativos a la Agenda 2030. La Entidad trabaja para lograr un mundo más inclusivo con la igualdad de género como elemento fundamental de los Objetivos de Desarrollo Sostenible.

Duties and Responsibilities

II. Objetivo de la Consultoría

Brindar de forma efectiva apoyo en la organización y consolidación de los documentos del archivo físico y digital de todas las áreas de la oficina de ONU Mujeres Guatemala.

 III. Responsabilidades y Actividades Claves:

Las actividades claves que deberá desarrollar el/la consultor/a, están:

  • Alimentar, actualizar y organizar los archivos físicos y registros de todas las áreas de la oficina, validando que los expedientes cuenten con todos los documentos de respaldo de conformidad con la guía de archivo proporcionada por la oficina de ONU Mujeres Guatemala.
  • Consolidar y/o escanear los documentos correspondientes a todas las áreas de la oficina para la organización del archivo digital.
  • Asegurar el conocimiento, cumplimiento y la correcta aplicación de las políticas y normas de ONU Mujeres en todas las acciones administrativas y programáticas del área.
  • Realizar un Guía práctica que indique la manera de seguir alimentando el archivo.
  • Realizar una reunión para presentar el mapa del estado del Archivo y la guía práctica.

 V. Productos esperados

El/la consultor/a deberá presentar, a satisfacción de ONU Mujeres los siguientes productos:

Producto 1:  Organizar y actualizar el archivo físico de las áreas de la oficina de país, validando que los expedientes cuenten con todos los documentos de respaldo.  Entregar un mapeo del archivo físico.

Producto 2: Elaborar y organizar el archivo digital de las áreas de la oficina en el Sharepoint, de conformidad al mapeo elaborado para el Producto 1, asegurándose de que todas las carpetas cuenten con los documentos de respaldo.

Producto 3:  Desarrollar de una guía práctica de implementación con lineamientos claros para la alimentación del archivo.

Producto 4: Capacitar, a través de un taller, a todo el personal de la oficina respecto a la organización del archivo físico y digital de todas las áreas de la oficina, así como la presentación de la implementación de la guía práctica diseñada.

 VI. De la coordinación y ubicación

  • La consultoría estará bajo coordinación directa de la Representante de País de ONU Mujeres, todos los producto e informes deberán ser aprobados por la Representante.
  • El/la consultor/a deberá trabajar en estrecha coordinación con la encargada de cada área de la oficina de país.
  • La supervisión del cumplimiento de estos términos de referencia estará a cargo de la Asistente de Programa.
  • La presente consultoría tendrá presencia física en las oficinas de ONU Mujeres y se proveerá del equipo necesario para realizar las funciones requeridas.

 VII. Forma de Pago:

Todos los productos serán entregados en versión impresa y electrónica.   Los pagos se realizarán contra la recepción, revisión y aprobación satisfactoria por parte de ONU Mujeres.   Los pagos se realizarán contra entrega de los productos (4 productos en total).

Para poder realizar el pago se deberá presentar la factura correspondiente. El pago de impuestos de IVA se hará mediante una constancia de exención emitida por el valor del impuesto cargado en la factura.

 Consideraciones especiales:                                        

  • Entrega: la entrega de todos los productos deberá ser dentro de la vigencia del contrato.
  • Demoras en la entrega del producto: los productos solicitados que no sean entregados en la fecha acordada ocasionarán una penalidad para no ser considerado como consultor/a para futuras contrataciones y referencias con ONU Mujeres. En caso de existir una demora deberá entregarse una justificación firmada por escrito dos semanas antes de la fecha de entrega acordada.
  • Derechos de propiedad intelectual: los derechos de propiedad de los documentos y productos entregados pertenecen exclusivamente a ONU Mujeres, por lo cual está en total libertad de utilizarlos como consideren oportuno y en cualquier momento y espacio. 
  • Otras consideraciones: La persona contratada deberá estar dispuesto/a, previo a la entrega de los productos finales, a realizar cualquier cambio solicitado por ONU Mujeres, previa conformidad de ambas partes y posterior a la entrega de los productos, ONU Mujeres realizará una revisión sobre la calidad y el contenido solicitado, y si el producto lo requiere, ONU Mujeres podrá solicitar un trabajo de corrección adicional sin que esto implique costo alguno.

Competencies

Perfil Requerido

Competencias corporativas:

  • Respeto por la diversidad
  • Integridad
  • Profesionalismo
  • Conciencia y sensibilización respecto de los asuntos de género
  • Responsabilidad
  • Comunicación efectiva
  • Resolución creativa de problemas
  • Colaboración Abierta
  • Líder como Ejemplo

 Competencias Funcionales:

  • Capacidad para establecer relaciones interpersonales presencial y a distancia en un ambiente de respeto y profesionalismo;
  • Investiga sobre mejores prácticas y posee nuevas y más efectivas formas de hacer las cosas
  • Capacidad para definir prioridades, planear y trabajar sin supervisión directa;
  • Eficacia para la colaboración con equipos multidisciplinarios y multiculturales;
  • Integridad en la aplicación de los valores del Sistema de las NNUU y sus estándares éticos;
  • Promueve la visión, misión y metas estratégicas de ONU Mujeres.
  • Proactividad y orientación al orden y al control de calidad;
  • Discreción en su trabajo;
  • Manejo del estrés y capacidad efectiva de respuesta en contextos de trabajo bajo presión;
  • Actitud permanentemente dinámica, constructiva y con iniciativa personal para desarrollar capacidad técnica en escenarios con tareas demandantes;
  • Adaptación y apertura a procesos de cambio;
  • Respuesta y actitud positiva a procesos de retroalimentación;
  • Espíritu de colaboración y persistencia;
  • Sentido común.

Required Skills and Experience

Educación, grado académico o equivalente:

  • Estudios universitarios.
  • Estudios completos a nivel diversificado.

Experiencia laboral:

  • Experiencia en procesos de archivo/ inventario, registro o administrativos.

Requerimientos de idiomas y adicionales:

  • Manejo avanzado de programas informáticos como Word, Excel, PowerPoint.
  • Manejo 100% de español, se valorará de forma adicional el dominio oral y escrito del idioma inglés.

 Las personas interesadas en la consultoría y que cumplan con los requisitos antes mencionados, serán evaluados/as y seleccionados/as mediante proceso competitivo acorde a las normas de ONU Mujeres.  Únicamente se contactará a las personas preseleccionadas.  En caso de estar interesado/a solicitamos enviar los siguientes documentos:

  1. Carta de interés que incluya:  Explicación concisa del por qué es el o la candidata/a idónea para desarrollar la consultoría, y cumplimiento de requisitos. Indicar que acepta los términos de referencia adjuntos.
  2. P11 firmado (disponible en: http://www.gt.undp.org/content/guatemala/es/home/jobs.html )
  3. Propuesta Financiera firmada   (disponible en https://www.dropbox.com/s/z274gmqtvga11m9/FORMATO_OFERTA_ECONOMICA_CONSULTORES.doc?dl=0 ).

 Dicha documentación deberá enviarse al correo electrónico: operations.guatemala@unwomen.org Identificar el asunto del mensaje: “Auxiliar de Archivos”

 Fecha límite para presentar la propuesta:  15 de julio de 2019

 Nota Importante: En caso de ser adjudicado(a) y previo a iniciar la consultoría, el/la Consultor/a deberá presentar:

  • Formulario de Vendor firmado
  • copia de DPI
  • Copia de RTU
  • Certificado de Buena Salud

 Además, deberá presentar la constancia de haber realizado los siguientes cursos durante el primer mes de la consultoría:

  1. Yo se Género  https://trainingcentre.unwomen.org/course/description.php?id=2
  2. BSAFE
  3. Information Security Awareness.
UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.
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