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Auxiliar de Facturación

Bogotá

  • Organization: WFP - World Food Programme
  • Location: Bogotá
  • Grade: Level not specified - Level not specified
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
  • Closing Date: Closed

TÍTULO DEL CARGO:

Auxiliar de Facturación

TIPO DE CONTRATO:

Service Contract (SC)

LUGAR DE TRABAJO:

Bogotá, Colombia

DURACIÓN DEL CONTRATO:

Seis (6) meses, renovación sujeta a desempeño y fondos disponibles

NIVEL DE REMUNERACIÓN:

SC-3

CONTEXTO ORGANIZATIVO:

Esta posición está localizada en la Oficina de Bogotá y reporta al/la Asistente de Suministro del PMA en Colombia.

FINALIDAD DEL PUESTO:

Bajo la supervisión del/la Asistente Cadena de Suministro, asegurar el trámite eficiente y oportuno de la facturación recibida en la Oficina Central por concepto de redención de bonos alimenticios, alimentos, elementos no alimentarios, servicios logísticos (almacenamiento, transporte, operación portuaria, intermediación aduanera, etc.), velando por el cumplimiento de los lineamientos, las políticas y procedimientos del PMA.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (lista indicativa y no exhaustiva):

  1. Recibir de parte de las Oficinas de Terreno, las facturas de los puntos de venta (PV), verificando la información de la documentación requerida y los soportes correspondientes (formato de verificación – Facturas / Cuentas de Cobro – Actas de entrega – Planillas de entrega a beneficiarios – entre otros).
  2. Emitir las alertas a los Asistentes de Cadena de Suministro de las Oficinas de Terreno, cuando se presenten diferencias o errores en la documentación soporte de la facturación e inconsistencia de valores con las órdenes de compra relacionadas para dicha facturación.
  3. Dar trámite a la facturación de los proveedores de acuerdo con las diferentes modalidades de transferencia (comedores, redención de bonos, tarjetas físicas, entre otros) o el tipo de bien o servicio recibido (elementos no alimentarios y/o servicios logísticos), con el fin de que ésta pueda ser entregada a la Unidad de Finanzas para su pago.
  4. Apoyar a el(a) Asistente de Logística en el registro correspondiente al recibo del servicio o del bien en el sistema corporativo WINGS, indicando el número de transacción asociada.
  5. Realizar el seguimiento, control y actualización de la información de la facturación en el sistema corporativo ITS con el fin de permitir el pago oportuno a los proveedores.
  6. Hacer entrega de las facturas y documentación soporte a la Unidad de Finanzas en los tiempos establecidos, una vez se han efectuado las aprobaciones respectivas.
  7. Realizar el control y seguimiento de las facturas manteniendo constante comunicación con las Oficinas de Terreno en los casos que aplique, para garantizar el oportuno trámite hasta el pago final.
  8. Realizar las causaciones en el sistema corporativo WINGS al cierre de cada mes, de acuerdo con la información que suministren las oficinas de terreno sobre los servicios o bienes recibidos durante el mes.
  9. Apoyar el(a) Asistente de Logística en la elaboración de órdenes de compra relacionadas con los puntos de venta (PV) bajo la modalidad CBT, así como las de proveedores de servicios (cuando se requiera), teniendo en cuenta los requerimientos de las Unidades Solicitantes según revisión de los soportes correspondientes.
  10. Llevar control directo de consumo de las órdenes de compra de los puntos de venta (PV) mediante el cruce de saldos con la facturación respectiva.
  11. Ayudar en el mantenimiento del archivo, documentos y registros de oficina, de conformidad con los sistemas y procedimientos establecidos, para que la información esté al día y el personal pueda acceder fácilmente a ella.
  12. Realizar otras actividades requeridas con el fin de lograr los objetivos del cargo.

OTROS REQUISITOS DEL PUESTO (el responsable del puesto determinará los detalles)

Esta sección es facultativa y sirve para describir las responsabilidades y conocimientos adicionales requeridos para el puesto específico.

 
   
 

LAS CUATRO CAPACIDADES ORGANIZATIVAS FUNDAMENTALES:

Tema

Capacidad específica

Descripción del comportamiento esperado para el nivel de competencia

Finalidad

Comprender y comunicar los Objetivos Estratégicos

Fomenta la comprensión de los Objetivos Estratégicos del PMA.

Ser un motor de cambio positivo

Aborda las tareas y responsabilidades individuales con una actitud y comportamiento positivos.

Hacer que el cometido del PMA sea fuente de inspiración para su equipo

Entiende el impacto que tienen las actividades del PMA en las comunidades beneficiarias.

Hacer que el cometido del PMA sea visible en la labor cotidiana

Conecta las tareas y responsabilidades individuales con las metas y el cometido de la dependencia.

Personas

Buscar maneras de reforzar las competencias individuales

Busca oportunidades de fomentar y mejorar las competencias individuales.

Crear una cultura de inclusión

Demuestra respeto y comprensión de la diversidad y las diferencias culturales.

Prestar orientación personalizada y facilitar retroinformación constructiva

Busca y contacta a compañeros de trabajo o supervisores para que actúen de instructores.

Crear y fomentar un espíritu voluntarioso

Establece unas metas claras y unos objetivos mensurables para las propias tareas y responsabilidades.

Desempeño

Alentar la innovación y las soluciones creativas

Valora las propias tareas y responsabilidades para hallar maneras de ser más eficiente.

Centrarse en la obtención de resultados

Mantiene un registro riguroso de los plazos de ejecución y las tareas realizadas en sus propias esferas de responsabilidad.

Adoptar compromisos y respetarlos

Conoce las responsabilidades y medidas asociadas a sus propias tareas.

Ser resolutivo

Informa a sus supervisores acerca de situaciones peligrosas o de problemas que puedan surgir estando en el terreno o en la oficina.

Asociaciones

Conectar y hacer trabajar juntas a las dependencias del PMA

Comprende la estructura orgánica del PMA, incluida la finalidad y el cometido de cada dependencia.

Establecer asociaciones sólidas con actores externos

Ayuda al equipo a trabajar con compañeros y asociados del PMA sobre el terreno en pos de metas comunes.

Demostrar flexibilidad y capacidad de adaptación a nivel político

Mantiene una relación profesional y cortés con los otros empleados y los asociados del PMA sobre el terreno.

Explicar con claridad el valor que aporta el PMA a las asociaciones

Comprende las aportaciones de su propio equipo en las asociaciones que entabla con partes interesadas internas y externas.

CUALIFICACIONES Y EXPERIENCIA ESTÁNDAR MÍNIMAS:

Formación:

Técnico / Tecnólogo en áreas contables, administrativas y / o logísticas.

Experiencia:

Dos años como mínimo de experiencia desempeñando tareas administrativas relacionadas con el procesamiento de facturas.

Conocimientos y competencias:

  • Conocimiento de tareas y métodos estandarizados de apoyo operativo.
  • Conocimiento de los paquetes de programas informáticos estándar para oficina, como Microsoft Word.
  • Tacto y cortesía para intercambiar información con una gran variedad de personas.
  • Gran atención a los detalles para encontrar discrepancias en los datos.


   

  • Capacidad para trabajar respetando los plazos y seguir instrucciones claras.

Idiomas:

Dominio hablado y escrito en español y deseable conocimiento básico de inglés.

Recuerde: Solo se tendrán en cuenta a aquellas personas que realicen la aplicación a través del sistema, adjuntando el formato P-11 y que cumplan con todos los requisitos establecidos en los términos de referencia.

Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar.

Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad.

En caso de ser extranjero, debe suministrar documentos que indiquen que usted tiene su situación laboral definida en nuestro país para trabajar.

Por favor visite la siguiente página web para mayor información sobre el trabajo que realiza PMA.

http://www.wfp.org

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