Assistant(e) Administratif/ve

Centre d’Actions thématiques de l’UNOPS pour la Paix et la Sécurité - PSC

Le Centre d’Actions thématiques de l’UNOPS pour la Paix et la Sécurité (Peace and Security Cluster - PSC) se trouve au sein de son Bureau pour l’Amérique du Nord. Il s’agit de l’un des prestataires de services principaux en termes de lutte antimines, avec le Service de la Lutte antimines (SLAM), le PNUD, l’UNICEF, les gouvernements des pays affectés par les mines terrestres, ainsi que d’autres partenaires dans le domaine de la lutte antimines. Ce Centre est chargé d’administrer, de soutenir et de superviser la gestion quotidienne des bureaux gérant les projets sur le terrain, en répondant à la fois aux demandes des clients et les règles et règlements de l’UNOPS.

Le Centre est dirigé par le Directeur du PSC, qui bénéficie de l’autorité générale et est tenu responsable des résultats du Centre d’Actions thématiques pour la Lutte antimines envers ses clients.

Information Générale – République Centrafricaine

En république Centrafricaine, UNOPS exécute le Programme d’UNMAS RCA relevant de la Mission Multidimensionnelle Intégrée des Nations Unies pour la Stabilisation en République Centrafricaines (MINUSCA). UNMAS RCA contribue ainsi à l’exécution du mandat de la MINUSCA en atténuant les menaces  que représentent les munitions non-explosées, ainsi que l’insécurité que posent les armes et leur mauvaise gestion.

Le Programme de travaille avec divers partenaires, notamment Le Ministère de la Décence, les ONGs et Forces Internationales, ainsi que les Agences du Système des Nations Unies y compris le Police et la Gente Militaire de la MINUSCA.

A travers ses activités, notamment l’Education au danger des engins explosifs, le Neutralisation des Explosifs et Munitions (NEM), la sécurité  physique & la Gestion de Stocks (PSSM) et la Gestion des armes Légères et de Petits Calibres (ALPC), UNMAS RCA participe  à l’instauration dans le République Centrafricaine, d’un environnement sécuritaire, stable et favorable au processus politique ainsi qu’a l’amélioration de la situation au profit des citoyens du pays et de la communauté internationale qui y travaille pour restaurer la Paix.

Le Service d'Action Antimines des Nations Unies (UNMAS)

UNMAS RCA contribue au mandat de la MINUSCA en ordonnance du Conseil de la sécurité des Nations Unies en atténuant les menaces explosives, comme les munitions non explosées et les munitions mal gérée, ainsi que des insécurités des armes. Le programme fonctionne avec une variété de bénéficiaires et partenaires, y compris le ministère de la Défense, les ONG internationales, les forces internationales et les agences des Nations Unies, y compris la police et l'armée de MINUSCA.

Grâce à une variété d'activités, y compris l'éducation aux risques des engins explosifs, la Neutralisation des Munitions Explosives (NEM), et la Gestion des Armes de Munitions (GAM) et de l'assistance sur les Armes Légères et de Petit Calibre (ALPC) l’UNMAS RCA œuvre à faire de la République Centrafricaine un pays plus stable et plus sûr pour le développement du processus politique, de la communauté internationale, ainsi que des citoyens du pays.

Sous la supervision directe de la Responsable du service Soutien, l'Assistant Administratif assure la gestion générale des services administratifs et assiste l’Associée aux Ressources Humaines/ Finances et l’Administration dans le bon fonctionnement du bureau, en se concentrant sur ​​la réalisation des résultats suivants :

Appui administratif

• Effectuer des tâches de réceptionniste, la gestion de l'accueil des visiteurs et du personnel
• Participer dans l’organisation et la préparation des réunions de travail ainsi que l’élaboration des procès-verbaux de réunion, en assurer le suivi des recommandations ;
• Organiser et gérer toute la correspondance avec divers ministères et les parties externes ;
• Assister l’Associée aux Ressources Humaines/Finances et l’Administration dans la gestion des courriers du Programme ;
• Apporter un appui Administratif pendant les conférences, retraites, et ateliers ;
• Assister dans le suivi des délais, des engagements et des mesures prises pour coordonner la collecte et la distribution des rapports ;
• Effectuer l’archivage des documents administratifs du Programme ;

Gestion des voyages

• Assister la Chef des Services Soutien dans l’élaboration, la préparation et la soumission des plans trimestriels des voyages ;

• Assister l’Associée aux Ressources Humaines/Finances et l’Administration dans l’organisation des voyages du Programme ;
• Effectuer les paiements liés aux missions officielles dans OneUNOPS ;
• Assister les voyageurs lors des missions officielles de Programme dans l’obtention des autorisations de voyage, visas et autres documents administratifs;
• Effectuer toutes autres tâches liées aux voyages demandées par le Chef du Service Soutien et l’Associée aux Ressources Humaine/Finances et l’Administration;
• Effectuer l’ordre et l’archivage de tous les documents liés aux missions officielles de Programme ;

Gestion de la flotte téléphonique

• Préparer la réquisition pour tout besoin lié à la communication ;
• Assister dans le suivi et la gestion de la consommation du personnel en matière de communication ;
• Assister dans le suivi des transactions liées aux paiements et remboursements des factures ;
• Assister l’Associée aux Ressources Humaines/Finances et l’Administration dans le suivi des correspondances avec le fournisseur ;
• Effectuer le suivi et l’archivage de tous documents liés à la flotte téléphonique du Programme ;

Education/Expérience et Langue
Formation

• Diplôme universitaire (Bachelor) combiné d’une (1) année d’expérience pertinente
• Diplôme d'études secondaires (Baccalauréat) combiné de cinq (5) années d’expérience pertinente

 Expérience professionnelle

• Un minimum d’une (1) année d’expérience de travail dans le domaine de l'administration des affaires, gestion, finance, achats, secrétariat ou domaine semblable est requise ;
• Un minimum d’une (1) année d’expérience en transaction opérationnelles, gestion des locaux, et gestion des record/archives est désirée ;

 Langue

• Le Français lu, écrit et parlé couramment est requis ;

Contract type: LICA Contract level: LICA-5
Contract duration: Ongoing ICA – Open-ended, subject to organizational requirements, availability of funds and satisfactory performance.

• Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale). 
• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
• Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés. 
• Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler. 
• Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce. 
• Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU. 
• Ce poste est réservé aux ressortissants Centrafricains;

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.