Agent de Service de Soutien

Background Information - PSC

Centre pour la Paix et la Sécurité de l’UNOPS - PSC

Le Centre pour la Paix et la Sécurité de l’UNOPS (Peace and Security Cluster - PSC) est l’un des principaux prestataires de services dans le domaine de la lutte antimines avec le Service antimines des Nations Unies (UNMAS), le PNUD, l’UNICEF, les gouvernements des pays affectés par les mines et d’autres partenaires dans le domaine de la lutte antimines. Ce Centre est chargé de diriger,  fournir le soutien et  superviser la gestion quotidienne des bureaux de projets sur le terrain en répondant aux  besoins du client conformément aux règles et règlements de l’UNOPS. Le Centre est dirigé par le Directeur du PSC qui détient l’autorité générale et la responsabilité de la performance du Centre envers ses clients.

Background Information - Job-specific

Service d'action antimines des Nations Unies (UNMAS) RDC

La République démocratique du Congo (RDC) a connu depuis près de deux décennies des troubles, en particulier dans les provinces de l'Est. L’utilisation des mines était une caractéristique du conflit et les restes des explosifs de guerre lors des combats restent un danger.

UNMAS est arrivé en RDC en 2002 pour apporter un soutien à la Mission de maintien de la paix (MONUSCO) et de mener une action humanitaire de déminage. Il continue de travailler avec tous les acteurs impliqués dans la lutte antimines, la gestion des armes et des munitions et les questions de sécurité.

Functional Responsibilities

* LES CANDIDATS (ES)SANS EXPERIENCE DE L’ONU OU DE L’UNOPS SONT VIVEMENT ENCOURAGÉS (ES) A POSTULER! 

Sous la supervision directe du Chef de programmes, l’Agent de service de soutien sera responsible de:

Résumé des responsabilités fonctionnelles clés:

• Assurer la direction stratégique des opérations.
• Gerer les ressources financières et superviser l’équipe de finances.
• Assurer la gestion des actifs de l’organisation.
• Assurer les bon deroulement des activités relatives aux Ressources humaines (RH) en étroite collaboration avec les conseillers/partenaires RH.
• Assurer la supervision de l’équipe au service d’achats et assurer un services d’approvisionnement et de logistique efficace.
• Assurer la gestion du charroi automobile et Services techniques.

Etant membre de l’équipe de gestion, l’Agent de Service de Soutien assure la direction stratégique des opérations, pour réaliser les resultats suivants:

• Assurer la conformité des opérations avec les règles, les règlements et les politiques de l’ UNOPS; mise en oeuvre des stratégies commerciales et opérationnelles, élaboration de cibles pour la gestion et le suivi des résultats réalisés.
• Cartographier les processus d’affaires régionaux et élaboration des procédures d’opération normalisées (PON)internes dans les services financiers, Ressources humaines, approvisionnement et logistiques. Assurer la formation du personnel sur les questions opérationnelles et les projets et assurer la surveillance  régulière de la mise en oeuvre appropriée des PON.
• Renforcer et partager les connaissances à l’égard de la gestion et des opérations au Bureau régional.
• Organiser la formation du personnel operationnel, preparer une synthese des lecons tirées/bonnes pratiques et contribuer aux réseaux de connaissance UNOPS ainsi qu’aux communautés de pratique.
• Gerer les services des Opérations  et  de Soutien au sein du Bureau national, à savoir les services de gestion RH, Finance, Approvisionnement et Logistique; assurer  la prestation rapide des services  aux projets et programmes sous le Bureau régional.
• Analyser et surveiller régulierement l’environnement opérationnel, réajuster rapidement et améliorer les opérations, fournir des conseils en matières juridiques et l’évaluation des risques.
• Assurer la liaison avec les Chefs de Programmes, les Chefs de projets et d’autres agences onusiennes sur les questions opérationnelles afin de comprendre leurs besoins, fournir des conseils et des solutions qui puissent faciliter la mise en oeuvre lors de la gestion des opérations et des services de soutien.
• Développer les outils et une plateforme pour la gestion des opérations et des données; assurer le partage des informations et des connaissances avec les collègues et les partenaires.

Assurer la précision et l’efficacité en matière de gestion des resources financières et la supervision de l’équipe financière pour réaliser les résultats suivants:

• Assurer la bonne planification, traçabilité des  dépenses et la vérification des ressources financières, conformément aux règles et  règlements  de l’UNOPS. Elaborer les mécanismes de recouvrement des couts pour les services au Bureau régional, fournis aux projets et aux agences onusiennes, y compris l’élaboration des factures proforma pour les agencies onusiennes.
• Organiser et surveiller les processus de gestion financière, y compris la gestion de la liquidité, recommandation de niveau d’avance, évaluation des risques, gestion de la relation bancaire; comptabilité en temps opportun et reconciliation de toutes  les transactions, securité des avoirs liquides sur les sites.
• Surveiller les rapports d’exception financière pour les activités et transactions inhabituelles, ainsi que les enquetes sur les anomalies/transactions inhabituelles. Partager les informations avec les superviseurs et d’autres personnels au siège du PNUD au sujet des résultats des enquetes surtout lorsque les réponses obtenues demeurent non-satisfaisantes.
• Approuver les transactions et rejeter les paiements sur le système bancaire internet.
• Concevoir et appliquer  un système de gestion financière, conformément au reglement financier de l’UNOPS.
• Assurer la surveillance des dépenses administratives et conseiller les chefs de programmes a propos de l’état du budget; assurer que les fonds soient alloués en function des besoins et que des fonds supplementaires sont attribués le moment venu,  répodre aux questions financières et administratives.

Responsible de la gestion stratégiques des resources humaines et la supervision de l’équipe RH pour réaliser les resultats suivants:

• Assurer la conformité du Bureau régional avec les politiques et stratégies des Ressources humaines. Assurer une dotation optimale de personnels au bureau et aux projets.
• Assurer la surveillance du processus de recrutement, en conformité aux règles et  règlements  de l’UNOPS; veuiller a l’utilisation appropriée des différentes modalités contractuelles, gestion des contrats, OM jouant le role de agent RH dans l’outil OneUnops.
• Mettre en place et maintenir un système approprié de gestion de la performance et de développement du personnel.
• Elaborer et mettre en oeuvre un système de recrutement pour le personnel national en conformité avec le manuel RH de l’UNOPS et en collaboration avec les sections pertinentes de l’UNOPS, engager les processus de recrutement de consultants nationaux et appuyer le bureau régional a administrater les contrats.
• Revoir periodiquement des droits du personnel dans des circonstances spéciales et recommander les ameliorations au service RH au siege de l’UNOPS pour l’approbation et la mise en oeuvre;
• Elaborer un plan de formation pour le personnel impliqué dans la prestation de services de soutien.

Responsable de l’efficacité des services d’approvisionnement et de logistique et de la supervision de l’équipe d’approvisionnement pour réaliser les resultats suivants:

• Assurer la conformité aux règles et  règlements  de l’entreprise et élaboration des stratégies d’approvisionnement, y compris la stratégie d’approvisionnement, la selection  et l’evaluation de fournisseurs, gestion de la qualité, gestion de la relation client, introduction et promotion de l’approvisionnement electronique, mesurer la performance.
• Elaborer une stratégie contractuelle,y compris les processus d’appel d’offres et d’évaluation,la gestion du contrat  ainsi que du contractant, et les implications juridiques.Assurer la surveillance des processus d’approvisionnement  et des services logistiques en conformité avec les règles et  règlements  de l’UNOPS.
• Développer et mettre en oeuvre un système de gestion d’approvisionnements en relation avec la planification, l’attribution, l’administration et le suivi de toutes les questions relatives a l’approvisionnement, en conformité avec le manuel d’approvisionnement de l’UNOPS.
• Assurer la supervision des processus de préparation des documents d’appel d’offres pour assurer le respet des normes d’achat  au niveau international; élaborer une liste restreinte des entrepreneurs/fournisseurs appropriés, et assurer la préparation et la publication des appels  d’offres local. Avec la composante du progragramme demandeur, évaluer les offres ou propositions reçus et recommandations pour l’attribution des contrats.
• Assurer la mise en place d’une base de données des fournisseurs et utiliser le système pour l’enregistrement de la liste, la mise à jour, l’évaluation et le suivi de la performance des prestataires de service et des fournisseurs.
• Fournir des conseils sur toutes les questions relatives aux achats.
• Elaborer et metter en oeuvre un système logistique complet en conformité avec les procédures logistiques de l’UNOPS; élaborer et mettre en oeuvre un système d’approvisionnement complet en       conformité avec les procédures logistiques de l’UNOPS; gerer les déplacements du personnel et des équipements vers et à l’intérieur du lieu d’affectation.
• Developper et Mettre en place un système de gestion d’équipements et de comptabilité pour tous les équipements et propriétés gérés par l’UNOPS, en conformité avec la politique de l’UNOPS.

Assurer un service de transport efficace et des services techniques pour réaliser les résultats suivants:

• Assurer la mise en place et la gestion d’un parc de véhicules pour répondre aux besoins logistiques et de transport du bureau.
• Développer et mettre en oeuvre un système de gestion et d’entretien de véhicules, en              conformité avec les politiques et procédures de gestion des vehicules de l’UNOPS.
• Mettre  en place un système de réparation et d’entretien de tous les équipements, y compris les équipements EDP, les équipements de communication, les véhicules et les générateurs, etc.
• Prévoir des activités de gestion et d’entretien; élaborer et mettre en oeuvre une politique énergetique en fonction de la capacité de la ville et des générateurs.

Education/Experience/Language requirements

* LES CANDIDATS (ES) SANS EXPERIENCE DE L’ONU OU DE L’UNOPS SONT VIVEMENT ENCOURAGÉS (ES) A POSTULER !

Education/Expérience/Langues
Education

• Titulaire d’un diplome de troisième cycle (Diplome de Maitrise ou equivalent) en Administration des Affaires, Administration publique, Finance, Economie ou autre domaine similaire, avec 5 ans d’expérience pertinente; ou
• Titulaire d’un diplome de deuxieme cycle universitaire (Licence ou equivalent) en Administration des Affaires, Administration publique, Finance, Economie ou autre domaine similaire, avec 7 ans d’expérience pertinente

Expérience

• Une expérience pertinente en Administration et Gestion, y compris les achats, les resources humaine, les finances et logistique. 
• Une expérience avec un logiciel de gestion intégré ou gestion de la relation cliente est désirable.

Langues

• Maitrise du français est réquis (lire, écrire et parler).
• Anglais intermédiaire est réquis (lire, écrire et parler).
• La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est desirable.

Competencies FR

Élabore et met en œuvre des stratégies opérationnelles durables, pense à long terme et tient compte de perspectives externes de manière à façonner l’organisation de manière positive. Anticipe et perçoit les effets des activités et décisions futures sur les autres parties de l’organisation.

Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle).

Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes.

Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires.

Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion.

Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration.

Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente.

Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.

Considérations supplémentaires

• Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
• Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
• Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
• Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
• Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Contract type, level and duration

Type de contrat: Contrat international individuel
Niveau du contrat: IICA-2 (ICS10)
Durée du contrat: Durée indéterminée sous réserve des obligations de l’organisation, de la disponibilité des fonds et de performances satisfaisantes.
Pour plus d'informations sur les modalités de contrat ICA, veuillez suivre ce lien:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx 


Harmonisation vie professionnelle
L'UNOPS valorise ses collaborateurs et reconnaît l'importance de trouver un équilibre entre les exigences professionnelles et personnelles. Nous avons une politique progressive d'harmonisation travail-vie personnelle et proposons plusieurs options de travail flexibles. Cette politique s'applique au personnel de l'UNOPS pour tous les types de contrat.

Informations générales sur l’UNOPS

La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.

Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.

L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.