Asistente Administrativo/a Tesorería

FAO seeks gender, geographical and linguistic diversity in order to best serve FAO Members in all regions.

Qualified female applicants are encouraged to apply.

People with disabilities are equally encouraged to apply.

All applications will be treated with the strictest confidentiality.

El puesto de trabajo se encuentra ubicado en la oficina FAO Colombia en la ciudad de Bogotá, en el área de administración.

Bajo la supervisión general del Representante de la FAO en Colombia, supervisión directa de la Oficial Administrativa y en estrecha coordinación con el equipo de Tesorería.

• El/la asistente Administrativo/a de Tesorería asegura el correcto seguimiento y control interno de las transacciones en dinero como parte del apoyo a la ejecución operativa y presupuestal de la representación y sus proyectos.

• Diseñar y ejecutar acciones de seguimiento y análisis a los diferentes tipos de transacciones realizadas por el área, asegurando que los controles internos y procedimientos internos de FAO, se apliquen en forma adecuada.
• Elaborar e implementar el plan de auditoria de campo para los procesos de tesorería de la Organización y entregar los informes pertinentes.
• Realizar las actividades de acompañamiento y capacitación en temas de tesorería y control interno al personal administrativo de los proyectos.
• Dar respuesta a cada uno de los requerimientos de información que sean solicitados desde el área de Finanzas y Tesorería de la Sede o la Oficina Regional.
• Realizar una revisión previa de la nómina generada por Payroll contra el archivo de contratos de personal con el fin de verificar que los valores a desembolsarse sean correctos, y atender las novedades que se presenten.
• Solicitar a AP-Invoices la liberación de los pagos de nómina que se encuentren en Hold.
• Realizar y controlar el flujo de caja, para suplir los pagos de los proyectos y de la Representación.
• Realizar seguimiento a los pagos a proveedores de la Representación y de los proyectos en el sistema GRMS.
• Emitir los comprobantes de pago “batch payment” bajo el módulo de GRMS en la fase final del proceso de pago.
• Apoyar el proceso de ingreso a la banca virtual los pagos a proveedores y consultores que sean generados diaria/semanalmente para ser aprobados por las firmas autorizadas.
• Revisar mensualmente las conciliaciones bancarias en GRMS.
• Elaborar la Balanza de Pagos trimestralmente para reporte al Banco de la República, en cumplimiento a la solicitud de información económica que hace el Gobierno a las entidades Diplomáticas.
• Realizar el control general de las Cajas menores de los proyectos y la Representación
• Realizar eventualmente arqueos a la caja menor de la Representación y de las cajas menores de los proyectos.
• Participar de las capacitaciones organizadas por Finanzas-HQ a través de la intranet.
• Las demás requeridas por la Oficial Administrativa de la Representación

CANDIDATES WILL BE ASSESSED AGAINST THE FOLLOWING

Minimum Requirements

• Título Universitario en contabilidad, administración de empresas o áreas afines a las ciencias económicas.
• Experiencia profesional mínima de cuatro años en cargos similares.
• Dominio del español (nivel C) hablado y escrito.
• Nacionalidad colombiana.

• Enfoque de resultados
• Trabajo en equipo
• Comunicación
• Construcción de relaciones efectivas

Technical/Functional Skills

• Conocimiento en la elaboración, ejecución y control de presupuestos.
• Capacidad para planificar y gestionar tareas, habilidad para resolver problemas
• Capacidad para trabajar en equipo y para construir buenas relaciones.
• Buena comunicación oral y escrita.
• Orientación al logro; preocupación por el orden, la calidad y la precisión de sus tareas.
• Tenacidad y capacidad para trabajar con iniciativa, de manera proactiva.
• Ser capaz de realizar reflexiones de carácter analítico y conceptual.
• Cultura organizacional de autocontrol y compromiso organizacional.
• Liderazgo, iniciativa, creatividad, responsabilidad y flexibilidad.
• Capacidad para actuar en todo momento con extrema discreción respecto de los documentos, información y materiales propios de las Naciones Unidas.
• Permanente actitud y comportamiento de cordialidad, compostura, respeto y colaboración con todas las personas y organizaciones con quien interactúa.

Selection Criteria

• Conocimientos en el manejo de Word, Excel e internet.

Please note that all candidates should adhere to FAO Values of Commitment to FAO, Respect for All and Integrity and Transparency.