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Asistente de la Representación

Quito

  • Organization: FAO - Food and Agriculture Organization of the United Nations
  • Location: Quito
  • Grade: Consultancy - Consultant - Contractors Agreement
  • Occupational Groups:
    • Legal - Broad
    • Administrative support
    • Legal - International Law
    • FAO EcuadorAdministración / Misión FAO
  • Closing Date: Closed

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FAO is committed to achieving workforce diversity in terms of gender and nationality

People with disabilities are equally encouraged to apply

All applications will be treated with the strictest confidentiality

The incumbent may be re-assigned to different activities and/or duty stations depending on the evolving needs of the Organization

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Organizational Setting


El puesto se encuentra localizado en Quito Ecuador

Reporting Lines

Asistente de la Representación reporta al Representante de la FAO en Ecuador

Technical Focus

Brindar soporte al Representante de la FAO en Ecuador en el seguimiento y coordinación de actividades de agenda, eventos, reuniones y relaciones institucionales a nivel organizacional y con los socios estratégicos vinculados al programa de cooperación y operaciones de la FAO en Ecuador

Tasks and responsibilities

Gestión documental y secretarial

 -Recibir, organizar y distribuir la correspondencia y documentación de la Representación, recibida y enviada de forma electrónica y física, mediante los canales establecidos.
- Mantener un sistema de seguimiento y archivo codificado de la correspondencia (electrónica y física).
- Identificar el material complejo o sensible que requiera de un tratamiento especial.
 -Seleccionar y sintetizar material pertinente para que los supervisores lo examinen.
- Mecanografiar y dar formato a comunicaciones para el Representante de la FAO y para los Representantes Asistentes sobre información general y operaciones cotidianas.
- Dar seguimiento a las participaciones internacionales de contrapartes en eventos oficiales de la Organización y llevar un registro mensual.
- Dar seguimiento y confirmar agendas de misiones internacionales y sistematizar una matriz de misiones recibidas.

Recepción y agenda

- Facilitar y responder, filtrar e identificar llamadas telefónicas para las unidades de la oficina nacional.
- Mantener actualizada la lista de contactos principales de la Representación y facilitar el contacto telefónico y/o electrónico que sea requerido.
- Distribuir invitaciones a eventos y confirmar asistencia.
- Administrar la agenda de actividades del Representante de la FAO y de los Representantes Asistentes y verificar la correcta coordinación logística de las reuniones dentro y fuera de la oficina.
 -Registrar, clasificar y confirmar participaciones en reuniones, invitaciones, convocatorias de actividades internas y externas de la Representación de acuerdo a los criterios de dirección.
 -Preparar un reporte mensual de las principales actividades de agenda de la Representación.
Administración y operaciones

 -Apoyar las gestiones de viaje y logística del Representante, Representantes Asistentes en misiones nacionales e internacionales y oficiales internacionales que visiten la oficina en Ecuador
- Apoyar en otras actividades administrativas y logísticas referente a\: reserva de hoteles, adquisiciones, viajes, gestiones bancarias y mantenimiento de oficina cuando sea requerido.
- Brindar apoyo logístico en los procesos de elaboración del anexo del detalle de la Devolución del IVA Mensual, con la codificación de línea de gasto y proyecto, cuando sea requerido.
 -Compilación, copias y archivo de documentación administrativa.
- Realizar otras tareas según proceda o requiera su supervisor.

CANDIDATES WILL BE ASSESSED AGAINST THE FOLLOWING

Minimum Requirements

- Formación de tercer nivel en relaciones y/o negocios internacionales o ciencias administrativas.
 -Tres años de experiencia con responsabilidades crecientes de trabajo secretarial y/o administrativo.
- Nacionalidad Ecuatoriana o extranjero con residencia en Ecuador y permiso de trabajo.

FAO Core Competencies

 -Enfoque basado en resultados
 -Trabajo en equipo
 -Comunicación
 -Establecimiento de relaciones eficaces
 -Intercambio de conocimientos y mejora continua
 -Máxima cortesía, tacto y empatía cultural para trabajar en un ambiente internacional.


Technical/Functional Skills

- Conocimiento intermedio avanzado del idioma inglés
- Capacidad para utilizar eficazmente programas informáticos normales de oficina, tales como MS Office (Windows, Word, Outlook, Excel, Power Point, Exchange), entre otros.
- Aptitudes de mecanografía y ortografía.
- Conocimiento del Sistema de Naciones Unidas. (deseable)
- Agilidad para organizar el trabajo sistemáticamente, establecer prioridades y cumplir con fechas límites.
- Capacidad para transmitir la información en un formato adecuado, garantizando precisión y coherencia.
- Flexibilidad y buena disposición para trabajar de acuerdo a la agenda del Representante/Oficial a Cargo.
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Please note that all candidates should adhere to FAO Values of Commitment to FAO, Respect for All and Integrity and Transparency

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