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Técnico/a Administrativo/a

Bogotá

  • Organization: FAO - Food and Agriculture Organization of the United Nations
  • Location: Bogotá
  • Grade: Consultancy - Consultant - Contractors Agreement
  • Occupational Groups:
    • FAO COLOMBIA
  • Closing Date: Closed

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FAO seeks gender, geographical and linguistic diversity in order to best serve FAO Members in all regions.

Qualified female applicants are encouraged to apply.

People with disabilities are equally encouraged to apply.

All applications will be treated with the strictest confidentiality.

Organizational Setting

El puesto de trabajo se encuentra ubicado en la oficina FAO Colombia en la ciudad de Bogotá, en el área de operaciones y finanzas.

Reporting Lines

Bajo la supervisión general del Representante de la FAO en Colombia, supervisión directa del coordinador del proyecto y en estrecha coordinación con los Oficiales de Administración y de Operaciones y Finanzas.

Technical Focus

• El/la Técnico/a Administrativo/a apoya al equipo técnico en los diferentes trámites administrativos y operativos del proyecto, dando cumplimiento a las normas de la FAO.

Tasks and responsibilities

• Apoyar al equipo técnico de campo en las diferentes actividades y requerimientos administrativos del proyecto.
• Apoyar las actividades de contratación como son la consecución de cotizaciones, realización de cuadros comparativos, elaboración de requisiciones organización de la documentación necesaria de los diferentes procesos que se adelanten.
• Apoyar la elaboración y preparación de materiales para actividades, reuniones y eventos convocados.
• Apoyar operativamente y logísticamente con el suministro de materiales para las actividades y reuniones convocadas del proyecto
• Apoyar el trámite de solicitudes de viajes locales y/o nacionales (TA) y los arreglos de viaje respectivos.
• Revisar las legalizaciones y soportes de viajes nacionales y locales, Mision Travel Claim (MTC), dando cumplimiento a las normas de la FAO.
• Elaborar la matriz de seguimiento y de control de viajes nacionales e internacionales del proyecto.
• Gestionar la recepción y envío de la correspondencia de los proyectos.
• Responsable del proceso de gestión documental del proyecto.
• Solicitar los anticipos requeridos por los consultores para eventos, talleres, capacitaciones, etc. de los proyectos.
• Revisar las legalizaciones de los anticipos entregados a los consultores de los proyectos.
• Apoyar la elaboración de solicitudes de pago a favor del personal técnico de campo, de proveedores, etc. y realizar su respectivo seguimiento.
• Apoyar el desarrollo de informes y documentación relacionada con los proyectos.
• Apoyar la gestión de recibo, archivo y envío de correspondencia del proyecto.
• Las demás requeridas por las Áreas Administrativa y de Programas de la Representación.

CANDIDATES WILL BE ASSESSED AGAINST THE FOLLOWING

Minimum Requirements
• Técnico, tecnólogo o estudiante universitario en administración de empresas, administración pública, contabilidad, ingeniería industrial o áreas afines.
• Experiencia mínima de tres años, en cargos similares en la asistencia administrativa de proyectos.
• Dominio del español (nivel C) hablado y escrito.
• Nacionalidad colombiana.

FAO Core Competencies

• Enfoque de resultados
• Trabajo en equipo
• Comunicación
• Construcción de relaciones efectivas

Technical/Functional Skills

• Capacidad para planificar y gestionar tareas, habilidad para resolver problemas
• Orientación al logro; preocupación por el orden, la calidad y la precisión de sus tareas;
• Iniciativa; conciencia organizacional; pensamiento analítico
• Cultura organizacional de autocontrol y compromiso organizacional.
• Habilidades de Planeación y Organización
• Habilidades de comunicación oral y escrita y buenas relaciones interpersonales.
• Liderazgo, iniciativa, creatividad, responsabilidad y flexibilidad.
• Capacidad para actuar en todo momento con extrema discreción respecto de los documentos, información y materiales propios de las Naciones Unidas.
• Permanente actitud y comportamiento de cordialidad, compostura, respeto y colaboración con todas las personas y organizaciones con quien interactúa.

Selection Criteria
• Conocimientos en el manejo de Word, Excel e internet.

Please note that all candidates should adhere to FAO Values of Commitment to FAO, Respect for All and Integrity and Transparency.


This vacancy is now closed.