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Asistente Administrativo

San Lorenzo

  • Organization: FAO - Food and Agriculture Organization of the United Nations
  • Location: San Lorenzo
  • Grade: Administrative support - GS-4, General Service - No need for Higher Education - Locally recruited position
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
    • FAO Representation in Paraguay
  • Closing Date: Closed

21022102

IMPORTANT NOTICE\: Please note that Closure Date and Time displayed above are based on your personal device date and time settings

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The length of appointment for internal FAO candidates will be established in accordance with applicable policies pertaining to the extension of appointments

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FAO is committed to achieving workforce diversity in terms of gender and nationality

People with disabilities are protected from any type of discrimination during any stage of employment, including the recruitment phase

All applications will be treated with the strictest confidentiality

Marco institucional

La Oficina Regional para América Latina y el Caribe (RLC) promueve la erradicación del hambre, lucha contra la inseguridad alimentaria, malnutrición y pobreza extrema proporcionando asesoría y asistencia técnica a los países miembros.
El puesto se encuentra en la Representación de Paraguay, que reporta a la Oficina Regional para América Latina y el Caribe (RLC).

Función principal

El/la Asistente Administrativo/a realizará una amplia gama de transacciones y labores administrativas rutinarias que contribuyan al buen y eficaz funcionamiento de su unidad.

Supervisión de la que será objeto o que ejercerá

El Asistente Administrativo trabaja bajo la supervisión general del Represente de la FAO y bajo la supervisión directa del Representante Asistente de la FAO en Administración. El/la Asistente Administrativo/a se desempeñará de manera independiente en asuntos rutinarios. La supervisión de la que será objeto estará enfocada en la calidad de las labores realizadas y en el aprendizaje práctico


Relaciones laborales

El/la Asistente Administrativo/a interactúa con una diversidad de colegas dentro de la unidad y con clientes directos de la Organización, proporcionando servicios administrativos.

Principales labores/resultados

• Recopilar, ingresar, seleccionar y analizar datos obtenidos de diversas fuentes, entre ellas, las bases de datos y sistemas corporativos de la FAO; verificar la exactitud de los documentos de datos; llevar a cabo las sistematizaciones correspondientes.
• Llevar los registros bancarios; gestionar anticipos; conciliar gastos, saldos, pagos, extractos y otros datos; prestar apoyo en la elaboración de informes periódicos y específicos y preparar y editar los datos en el formato correspondiente, cuando sea solicitado; monitorear las cuentas de proyectos, programas y de la oficina en general.
• Mantener un registro presupuestario pormenorizado, de rendiciones y de saldos contables; registrar ingresos y gastos (libros contables, cuentas, comprobantes, etc.); realizar pagos desde la caja chica y rendiciones de cuentas.
• Preparar correspondencia administrativa; redactar correspondencia para verificar datos, responder consultas y obtener información adicional de transacciones y asuntos financieros, cuando sea solicitado.
• Mantener los registros locales de inventario de manera responsable para asegurar el registro, mantenimiento y resguardo correcto de bienes.
• Mantener un sistema de archivo de documentos administrativos y contables.
• Actuar de interlocutor(a) con bancos e instituciones financieras locales a objeto de mantener actualizada la información financiera y reglamentaria (tasas de cambio e interés, procedimientos y normativa, control de cuentas bancarias, etc.).
• Prestar apoyo en la administración del personal y el equipamiento de oficina.
• Realizar otras labores propias del cargo.

Impacto del trabajo

El desempeño del/la Asistente Administrativo/a tiene un impacto en la ejecución oportuna y eficiente de los servicios de apoyo y en el desempeño integral del equipo.


REQUISITOS MÍNIMOS – los/las candidatos/as serán evaluados/as en función de\:

Educación\: Estudios de nivel secundario.
Experiencia\: Tres años de experiencia en labores de apoyo administrativo y de oficina.
Idiomas\: Conocimiento del español a nivel laboral (Nivel C) Conocimiento limitado de inglés a nivel laboral (Nivel B)
Conocimientos informáticos\: Conocimientos avanzados de aplicaciones MS Office, Internet y equipos ofimáticos. Conocimientos en aplicaciones contables y otros sistemas de información y bases de datos para ingresar datos, realizar búsquedas, recuperar/definir los informes y análisis pertinentes, y editar los resultados en el formato correspondiente.

Competencias


• Enfoque en resultados
• Trabajo en equipo
• Comunicación
• Entablar relaciones efectivas
• Intercambio de conocimientos y perfeccionamiento constante


Aptitudes técnicas


• Buen conocimiento de las normas de comunicación y documentación
• Buen conocimiento de los sistemas informáticos financieros / de viajes / recursos humanos corporativos y de procedimientos y políticas administrativas
• Amplio conocimiento de la estructura institucional

COMPETENCIAS Y APTITUDES DESEABLES – OPCIONALES

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FAO staff are expected to adhere to FAO Values of Commitment to FAO,

Respect for All and Integrity and Transparency

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