Business Support Assistant Admin (MS) - G4

DEADLINE FOR APPLICATIONS

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

ABOUT WFP

The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.

At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.

To learn more about WFP, visit our website: https://www.wfp.org and follow us on social media to keep up with our latest news: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter, TikTok.

WHY JOIN WFP? 

• WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.

• WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.

• WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.

• A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.

• We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).

Titre du poste: Business Support Assistant Administration - G4

Unité/Division: Administration/Management Services

Type de contrat: Fixed Term - G4

Duré du contrat: 12 mois - Renouvelable.

Lieu d'affectation:  Dapaong, Togo

Nombre de poste: 01

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Le PAM au Togo met en œuvre un plan stratégique de pays (CSP) de deuxième génération qui a été approuvé par le Conseil d’administration en juin 2022 pour couvrir la période de juillet 2022 à décembre 2026. Il permet au PAM de se repositionner en tant qu’acteur clé de l’ODD 2 – Faim zéro – et de passer d’une assistance directe exclusive à un soutien consultatif et habilitant accru au gouvernement, en particulier la conception et le pilotage du programme d’alimentation scolaire local et son lien avec la production alimentaire locale et la nutrition, la logistique et l’adaptation au changement climatique. Le bureau de pays du PAM au Togo gère également le corridor logistique vers le centre du Sahel et héberge un cadre mondial de gestion des produits de base pour la région Afrique de l’Ouest et du Centre du PAM (RBD).

Au cours de l’année écoulée, le nord du pays a été confronté à une crise sécuritaire critique qui a particulièrement mis en évidence les besoins humanitaires chroniques et aigus des populations vulnérables, notamment dans la région des Savanes, frontalière du Burkina Faso. Les effets de la crise dans les pays du Sahel ont entraîné l’afflux de milliers de réfugiés burkinabés, ajoutant une couche supplémentaire de détresse sociale et de besoins humanitaires aux populations hôtes déjà vulnérables de la région des Savanes. Le gouvernement, avec le soutien du HCR, a commencé l’enregistrement des réfugiés et jusqu’à présent, environ 6 500 personnes ont été enregistrées. Cependant, dans une récente lettre du ministre togolais de la Sécurité et de la Protection civile envoyée au HCR, le nombre de réfugiés estimé par le gouvernement est de 20 000 et le nombre de déplacés internes est de 32 000 (au 3 mars 2023). La région des Savanes est indéniablement la région la plus touchée par l’insécurité alimentaire du pays, avec 35 % de la population nationale vivant en IPC 3+, ce qui correspond à 200 000 personnes sur 570 000 ayant un besoin urgent d’assistance alimentaire et nutritionnelle (Cadre Harmonise Nov 2022).

OBJECTIF DE LA MISSION

Afin de renforcer son équipe à Dapaong le PAM Togo recrute un fonctionnaire de soutien qui exercera des fonctions de soutien administratif à l'équipe et rendra compte à au Chef du Bureau Terrain ou le ou la Responsable désigné (e). À ce niveau, le travail est effectué sous une supervision minimale. Le titulaire du poste produira un travail organisé et précis, en entreprenant des activités de soutien à toutes les équipes. Il effectuera un large éventail de tâches et d'activités d'aide à la gestion dans un domaine d'activité spécialisé pour contribuer à une fourniture efficace des services.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS (non exhaustives)

Le fonctionnaire recruté travaillera au Bureau du Programme Alimentaire Mondial (PAM) au Togo, à Dapaong, sous la supervision du Chargé du Bureau terrain et effectuera les tâches suivantes :

• Rassembler des informations à inclure dans des rapports, des courriers et divers autres documents pour aider d'autres membres du personnel à travailler avec efficacité.
• Répondre à des questions courantes ou les transmettre à la hiérarchie et donner des orientations précises en temps opportun.
• Traiter et gérer les tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels pour contribuer à une gestion efficace et en temps opportun des ressources.
• Gérer et alimenter des fichiers et des bases de données pour s'assurer que les informations sont structurées et que le personnel peut y accéder facilement.
• Entretenir des relations avec diverses personnes en fournissant une aide à la gestion pour faciliter le partage des informations et la prestation de services à l'intention du personnel.
• Relire des rapports, des courriers et divers autres documents, en les corrigeant si nécessaire conformément aux directives établies.
• Contribuer à l'amélioration des procédures opératoires.
• Collecter des données et effectuer des analyses simples pour contribuer à une gestion efficace des informations de gestion.
• Donner des orientations à des collègues moins expérimentés pour les aider à s'acquitter de leurs tâches.
• Autres tâches selon les besoins.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES

Education: Être titulaire d’un diplôme d’études secondaires, avec un certificat post-secondaire dans le domaine de l’administration générale ou des affaires, de la gestion ou tout domaine équivalent.

Expériences souhaitées : Avoir au moins quatre (4) années d’expérience de travail continu dans le support administratif et en administration générale des affaires.

Language:

Avoir une bonne maîtrise du français (orale et écrite). Une connaissance de l’anglais niveau intermédiaire serait un atout.

Compétences fonctionnelles et aptitudes requises

• Connaissance des normes administratives de fonctionnement du PAM et connaissait les enjeux de l'action humanitaire et du développement à l'échelle internationale dans son travail quotidien.
• Capacité d’établir et d’entretenir des relations avec un éventail de personnes afin de fournir un service de soutien de haute qualité.
• Aptitude à effectuer une analyse de données de base et à corriger de manière autonome les problèmes nécessitant une attention particulière.
• Capacité de surveiller et d’enregistrer les transactions financières.
• Bonnes compétences en communication requises pour donner et recevoir de l’information et travailler avec une variété de personnes.
• Capacité de maintenir la confidentialité
• Bonne compréhension des normes administratives de fonctionnement du PAM et connaissance des enjeux de l'action humanitaire et du développement à l'échelle internationale dans son travail quotidien.
• Capacité à communiquer des consignes adaptées aux circonstances aux nouveaux membres du personnel.
• Capacité à former des membres du personnel dans le domaine de compétence considéré et aidé à répondre à des demandes d'information ponctuelles
• Bonne connaissance de l’outils informatiques (MS Office, et autres logiciels de gestion)
• Sens de l’organisation et du travail bien fait
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel

DIRECTIVES DE CANDIDATURE:

Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur candidature en ligne via le lien "Soumettre ou Apply" sur l'annonce. La date limite de candidature est le 15 décembre 2024.

• Étape 1: Cliquez sur le lien.
• Étape 2: Cliquez sur « Postuler » pour vous inscrire et créer votre CV en ligne.
• Étape 3: Soumettez votre candidature.

Informations nécessaires:

• Assurer que la demande contient des informations exactes et complètes sur les qualifications académiques et expériences professionnelles.
• Le PAM appliquera un processus de sélection rigoureux et transparent, y compris une évaluation approfondie des compétences techniques pour s’assurer que les meilleurs candidats sont sélectionnés pour le poste.
• Seuls les candidats présélectionnés seront invités à passer à la phase d'évaluation

" Très important"

LE PAM NE DEMANDERA AUCUN PAIEMENT A AUCUN STADE DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT, Y COMPRIS AU STADE DE L'OFFRE. TOUTE DEMANDE DE PAIEMENT DOIT ETRE REFUSEE ET SIGNALEE AUX AUTORITES LOCALES CHARGEES DE L'APPLICATION DE LA LOI POUR QU'ELLES PRENNENT LES MESURES APPROPRIEES.

WFP LEADERSHIP FRAMEWORK

WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.

Click here to access WFP Leadership Framework

REASONABLE ACCOMMODATION

WFP is dedicated to fostering diversity, equity, and inclusion. Our recruitment process is inclusively crafted to welcome candidates of all backgrounds, celebrating diversity and ensuring a respectful environment for all. We aim for an accessible and fair recruitment journey. Should you need any reasonable accommodations or have accessibility concerns, please reach out to us confidentially at global.inclusion@wfp.org. Our DEI team is here to ensure your full participation in our recruitment process.

NO FEE DISCLAIMER

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION

• We strongly recommend that your profile is accurate, complete, and includes your employment records, academic qualifications, language skills and UN Grade (if applicable).

• Once your profile is completed, please apply, and submit your application.

• Please make sure you upload your professional CV in the English language

• Kindly note the only documents you will need to submit at this time are your CV and Cover Letter

• Additional documents such as passport, recommendation letters, academic certificates, etc. may potentially be requested at a future time

• Please contact us at global.hrerecruitment@wfp.org in case you face any challenges with submitting your application

• Only shortlisted candidates will be notified

All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.