Executive Assistant- Individual Contractor

Hardship Level (not applicable for home-based)

BFamilyCONTR Local Professional Level2024-12-02December 10, 2024Titre: Executive Assistant

Lieu d’Affectation : UNHCR BO Abidjan, Cote d’Ivoire

Durée de contrat individuel : 12 mois (jusqu’au 31 décembre 2025)

Nombre de contractant individuel : 01

I- Context et justification:
Depuis 2012, le conflit armé s'est intensifié au Sahel central, entraînant une augmentation continue des déplacements forcés. Actuellement, 2,8 millions de personnes sont déplacées à l'intérieur du Burkina Faso, du Mali et du Niger, des pays qui accueillent également 411 190 réfugiés, dont ceux originaires du Sahel central. Alors que ces mouvements étaient initialement limités à la sous-région, la détérioration de la situation sécuritaire et humanitaire au Burkina Faso a généré ces dernières années des mouvements de réfugiés vers le Bénin, la Côte d'Ivoire, le Ghana et le Togo. Le nombre de demandeurs d'asile arrivant dans les régions septentrionales de ces quatre pays, est passé à 87000 au début de l'année 2024, dont 89 % étaient originaires du Burkina Faso, en majorité des femmes et des enfants.
Conformément à sa stratégie pluriannuelle 2024 – 2028 en lien avec la programmation durable, le HCR MCO Cote d’Ivoire vise à assurer la Protection, la Coordination et à atteindre des solutions durables pour les personnes qu’il sert. Cette stratégie passe par un cadre de coopération étendu aux institutions gouvernementales, les acteurs de développement, le secteur privé dont la mission et le potentiel à contribuer aux solutions constituent un environnement d’opportunités à exploiter en vue de l’autonomisation des refugies et les autres personnes que le HCR sert.
En appui de haut niveau au Représentant, l’Assistant(e) Exécutif(ve) est appelé(e) à participer aux réunions, ateliers et forums avec ou pour le compte du Représentant, et produire les minutes y afférentes. Il/elle sera régulièrement amené(e) à rédiger des documents substantiels d’orientation et de politique du Représentant, afin d’opérationnaliser sa stratégie à travers des directives à l’attention du personnel du bureau multi-pays. Principale interface entre le HCR et les parties prenantes, et essentiellement le secteur privé, il/elle aura également comme principale mission de cartographier et de maintenir des relations avec le secteur privé et les acteurs de développement dans le cadre de la mobilisation des ressources.

II- Description de taches:
Le/la titulaire du poste relèvera directement du Représentant et sera chargé de :
• Aider le Représentant à relever les défis posés par le contexte politique, la réforme de l'ONU et les développements institutionnels en matière de déplacement forcé, d'inclusion et de lien humanitaire/paix/développement.
• Participer à la planification et organisation de la communication et des relations publiques qui génèrent un soutien aux opérations du HCR de la part des partenaires externes (par exemple le grand public, le secteur privé, les gouvernements, les partenaires, les médias, le monde universitaire et les personnes relevant de sa compétence).

• Contribuer au dialogue avec les donateurs et les ambassades et fournir des informations précises en organisant des briefings réguliers, des réunions bilatérales et des missions.
• Assister le Senior management dans la diffusion des informations sur la situation financière globale du HCR et mobiliser des fonds supplémentaires, pour mettre en œuvre des projets spéciaux visant à améliorer la qualité de la protection des personnes relevant de sa compétence.
• Contribuer à la rédaction de notes d'information, de documents de référence, de points de discussion, de fiches d'information pour le Représentant.
• Apporter un appui dans la planification et à organisation des publicités, des expositions, des séminaires de formation, des conférences, des réunions, des événements sociaux et d'autres activités pour promouvoir une meilleure compréhension des activités et des réalisations du HCR par le grand public et/ou les groupes organisés.
• Organiser des briefings ad-hoc pour les parties externes non traditionnelles telles que la société civile, les influenceurs, le secteur privé.
• Organiser la distribution des publications du HCR et la fourniture de matériel à diverses institutions et individus.
• Produire des rapports pour les agences donatrices selon les besoins.
• Assister à des événements qui pourraient avoir un impact sur les activités du HCR ou qui peuvent accroître la visibilité du HCR.
• Aider à gérer le flux d'informations vers le superviseur, à identifier les questions prioritaires qui doivent être traitées de toute urgence par le superviseur et à proposer des actions ;
• Analyser les pièces justificatives et résumer les points les plus pertinents pour le superviseur ; contribuer à garantir que des mesures appropriées sont prises par les chefs de section responsables sur les questions portées à l'attention du superviseur.
• S’assurer que le Représentant est tenu au courant de l'évolution des opérations MCO du HCR et des questions politiques liées directement au HCR ou aux questions humanitaires dans le cadre du système des Nations Unies dans son ensemble.
• Proposer et rédiger une correspondance substantielle pour le Représentant qui inclut une analyse.
• S'entretenir avec les chefs de section et les chefs de bureau pour obtenir des informations opportunes et faisant autorité sur les questions nécessitant une action, des décisions ou la signature du Représentant.
• S'assurer que le Représentant est préparé aux réunions et missions en rédigeant des points de discussion, en recherchant les informations pertinentes ; et en établissant des contacts (au sein et à l'extérieur du HCR) sur les sujets à discuter.
• Accompagner le superviseur aux réunions et aux missions pour préparer des notes sur les discussions, assurer le suivi des questions abordées et apporter un appui au superviseur avec toute contribution pertinente.
• Soutenir le superviseur dans les efforts visant à accroître la visibilité du HCR et des préoccupations de l'agence dans le contexte du système plus large des Nations Unies et des hauts responsables et personnalités du pays.
• Veiller à ce que les visiteurs de haut niveau soient adressés de manière appropriée, qu'ils reçoivent les informations générales nécessaires et que le protocole soit respecté.
• Prioriser les tâches et organiser le travail de manière autonome.
• Sélectionner et réaliser des résumés pertinents et rechercher des informations.
• Avoir accès à des informations sensibles et confidentielles.
• Effectuer d'autres tâches connexes selon les besoins.


III- Conditions d’éligibilité:

Le/la contractant-e individuel(le) devra présenter le profil suivant :
Essentiel :

 Être de nationalité Ivoirienne
 Diplômé-e en Relations internationales ; Droit; Sciences politiques ; Journalisme ; Communication ou tout autre domaine pertinent..., etc.;
 Totaliser au moins 3 années d’expérience pertinente avec un Diplôme de premier cycle ; ou 2 ans d'expérience pertinente avec un diplôme d'études supérieures ; ou 1 an d'expérience pertinente avec un Doctorat ;
 Avoir une bonne maitrise des logiciels MS Office (Word, Excel et Power Point…) ;
 Une expérience antérieure des relations publiques, des médias sociaux et des relations avec le secteur privé opérant en Côte d’Ivoire est essentielle.
 Excellente connaissance des institutions, de la politique et de la culture locales
 Une capacité avérée à agir avec discrétion et diplomatie est essentielle pour cette fonction.

Souhaitable :

 La personne doit avoir d'excellentes compétences orales et écrites en Anglais et en Français.
 La personne doit être très bien connectée en Côte d'Ivoire et disposée à créer de nouvelles relations avec des acteurs clés au Togo et au Ghana.
 La personne doit être capable de connecter le Représentant à un large éventail d'acteurs (dans le domaine culturel, politique, sportif, événementiel) et d'augmenter la visibilité de l'organisation.
 La personne doit être prête à assister à des événements tard en soirée ou ayant lieu le samedi ou le dimanche. La flexibilité est requise.

 

Standard Job Description

Executive Assistant

Organizational Setting and Work Relationships
Guidance will be given by the supervisor (often Regional Representative, Director of Bureau/Division). The Executive Assistant liaises with colleagues within the same office, at HQ, and in the field, on matters of non-routine significance in order to prepare documents for the supervisor and manage the flow of information.

Regular contacts with external parties, including UN office, donors and International organizations, are made to provide the supervisor's contacts with background information on relevant topics prior to meetings, to respond queries on behalf of the supervisor at his/her discretions and to obtain assistance of others on matters of relevant to the office.

All UNHCR staff members are accountable to perform their duties as reflected in their job description. They do so within their delegated authorities, in line with the regulatory framework of UNHCR which includes the UN Charter, UN Staff Regulations and Rules, UNHCR Policies and Administrative Instructions as well as relevant accountability frameworks. In addition, staff members are required to discharge their responsibilities in a manner consistent with the core, functional, cross-functional and managerial competencies and UNHCR's core values of professionalism, integrity and respect for diversity.

Duties
- Assist in managing the flow of information to the supervisor, in identifying priority matters that need to be urgently addressed by the supervisor and in proposing actions; analyse supporting documentation and summarize most relevant points for the supervisor; contribute to ensuring that appropriate action is taken by responsible Section Heads on matters brought to the attention of the supervisor.
- Assist in following-up on policies and instructions presented by the supervisor. Keep the supervisor aware of developments in UNHCR's major world-wide operations and of policy issues related directly to UNHCR or to humanitarian issues under the broader UN system.
- Assist the supervisor in the preparation of statements that represent UNHCR's overall policies and which highlight specific areas of concern. Propose and draft substantive correspondence for the supervisor.
- Confer with Section Heads to secure timely and authoritative information relevant to matters requiring action, decisions or the signature of the supervisor.
- Ensure that the supervisor is prepared for meetings and missions by drafting talking points, by researching relevant information; and by establishing contacts (within and outside UNHCR) on the subject matters to be discussed.
- Accompany the supervisor to meetings and on missions in order to prepare notes on the discussions, ensure follow-up in matters raised, and support the supervisor with any relevant input.
- Support the supervisor in efforts to raise the profile of UNHCR and the agency's concerns within the context of the broader United Nations system.
- Contribute to coordinating drafts of position papers and other documents relevant to the activities of the Office.
- Ensure that high-level visitors are appropriately addressed, that they receive background information as necessary, and that protocol is respected.
- Prioritise tasks and organize work independently.
- Select and make pertinent abstracts and search for information.
- Have access to sensitive and confidential information.

- Support the identification and management of risks and seek to seize opportunities impacting objectives in the area of responsibility. Ensure decision making in risk based in the functional area of work. Raise risks, issues and concerns to a supervisor or to relevant functional colleague(s).
- Perform other related duties as required.

Minimum Qualifications
Education & Professional Work Experience
Years of Experience / Degree Level
For P2/NOB - 3 years relevant experience with Undergraduate degree; or 2 years relevant experience with Graduate degree; or 1 year relevant experience with Doctorate degree

Field(s) of Education
International Relations; Law; Political Science;
or other relevant field.
(Field(s) of Education marked with an asterisk* are essential)

Certificates and/or Licenses
Not specified.

Relevant Job Experience
Essential
3 years of previous work experience relevant to the function. A proven ability to act with discretion and diplomacy is essential for this function.
Desirable
Good knowledge and experience of UNHCR operations.

Functional Skills
CO-Drafting and Documentation
(Functional Skills marked with an asterisk* are essential)

Language Requirements
For International Professional and Field Service jobs: Knowledge of English and UN working language of the duty station if not English.
For National Professional jobs: Knowledge of English and UN working language of the duty station if not English and local language.
For General Service jobs: Knowledge of English and/or UN working language of the duty station if not English.

All UNHCR workforce members must individually and collectively, contribute towards a working environment where each person feels safe, and empowered to perform their duties. This includes by demonstrating no tolerance for sexual exploitation and abuse, harassment including sexual harassment, sexism, gender inequality, discrimination and abuse of power.

As individuals and as managers, all must be proactive in preventing and responding to inappropriate conduct, support ongoing dialogue on these matters and speaking up and seeking guidance and support from relevant UNHCR resources when these issues arise.

This is a Standard Job Description for all UNHCR jobs with this job title and grade level. The Operational Context may contain additional essential and/or desirable qualifications relating to the specific operation and/or position. Any such requirements are incorporated by reference in this Job Description and will be considered for the screening, shortlisting and selection of candidates.

Required Languages

,

,

Desired Languages

,

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Additional Qualifications

Skills

CO-Drafting and Documentation

Education

Bachelor of Arts (BA): International Relations, Bachelor of Arts (BA): Law, Bachelor of Arts (BA): Political Science

Certifications

Other information

This is a local Affiliate workforce position.The English version is considered original and authoritative, translation to other language(s) serve the purpose of advertisement of local positions where applicable but are not considered as official translationsN/AThis position doesn't require a functional clearance

Home-Based

No