Funcionario Subalterno de Finanzas y Administración, P1

Introducción

El puesto de trabajo está adscrito a la Unidad de Recursos y Servicios (RES) de la Asociación Internacional de la Seguridad Social (AISS). La AISS, creada en 1927 bajo los auspicios de la Organización Internacional del Trabajo (OIT), es la principal organización mundial para las instituciones de seguridad social y los organismos gubernamentales afines. La AISS cuenta con más de 330 organizaciones miembros en 162 países. En su calidad de organización de afiliación voluntaria, la AISS proporciona servicios basados en los conocimientos pertinentes para ayudar a sus instituciones miembros a lograr la excelencia en la administración de la seguridad social. A efectos de responder adecuadamente a las diversas necesidades y prioridades de sus instituciones miembros de todo el mundo, la AISS adopta un programa trienal de actividades técnicas y regionales.

Bajo la supervisión directa del Jefe de la RES, el titular estará a cargo del apoyo a las actividades financieras y administrativas. La RES se encarga del presupuesto y las finanzas, las adquisiciones, el control interno, los recursos humanos, los viajes y las misiones oficiales, los servicios de tecnologías de la información y de la comunicación (TIC), la logística y el mantenimiento del sistema de calidad ISO 9001:2015. El titular participará activamente en el proyecto de gestión de los datos financieros. También participará en el apoyo a los proyectos dirigidos a mejorar las operaciones por medio de los sistemas de automatización avanzada y de colaboración. El titular puede ser solicitado para trabajar en proyectos orientados a tareas, a fin de contribuir a las actividades de la AISS en su ámbito de competencia.

El titular rinde cuentas directamente al Jefe de la RES.

Descripción de las tareas

1. Participar en el proyecto de gestión de la correspondencia financiera en SharePoint, incluidas, entre otras, las tareas de prestar asistencia en la organización y el mantenimiento de la correspondencia financiera en SharePoint, apoyar el escaneado y archivo de ficheros en papel, apoyar la migración de datos de unidades locales a SharePoint, garantizar la coherencia de la estructura, la denominación y la accesibilidad de los ficheros, y gestionar los permisos de acceso bajo supervisión. Participar en auditorías periódicas del sistema de ficheros y archivar los ficheros según las políticas de retención. Documentar los procedimientos de archivo e informar sobre la eficiencia del sistema, con el fin de contribuir a un sistema electrónico de gestión de datos seguro, bien organizado y de fácil uso. Garantizar el mantenimiento, la accesibilidad y la eficiencia de los sistemas de archivo. Participar en el proyecto general de gestión de datos físicos y electrónicos, y ayudar en la organización y la sistematización de los registros físicos, incluido el inventariado y, cuando proceda, el escaneado de ficheros para contar con copias de seguridad digitales.
2. Garantizar la coordinación y la actualización de la información de las bases de datos sobre información presupuestaria, financiera y otros tipos de información administrativa. Hacer un seguimiento de las actividades y los recursos, y actualizar la información. Verificar el buzón de la dirección issa-finance@ilo.org para garantizar que todas las solicitudes de los miembros recibidas se tramitan y se responden correctamente.
3. Apoyar la optimización de las herramientas de colaboración en línea y las soluciones de automatización de procesos operativos basados en tecnologías de Microsoft. Apoyar la implantación de nuevos sistemas y procesos, y contribuir a las pruebas y al desarrollo e implantación de los sistemas.
4. Proporcionar un registro de las obligaciones y los gastos, incluidas entre otras las tareas de realizar las operaciones de contabilidad relacionadas con las cuentas por pagar, realizar las conciliaciones contables y revisar periódicamente las transacciones abiertas y las cuentas provisionales en su(s) ámbito(s) de responsabilidad. Examinar las solicitudes de los proveedores y aportar explicaciones, y ponerse en contacto con el personal supervisor en casos controvertidos, complejos o inhabituales. Mantener y reconciliar una variedad de registros y ficheros administrativos relacionados con las cuentas por pagar.
5. Prestar asistencia en la organización de los viajes y los cálculos para las misiones. Prestar asistencia en las tareas financieras relacionadas con la contratación de expertos.
6. Ayudar en la redacción de capítulos de los informes financieros y presupuestarios. Contribuir a la recopilación y el análisis de datos, así como a la identificación de tendencias o patrones, y aportar información preliminar por medio de gráficos, tablas, cuadros e informes, utilizando métodos de visualización de datos para la planificación, la adopción de decisiones, la presentación y la comunicación de información basadas en datos. 
7. El titular podrá ser solicitado para desempeñar una serie de actividades de apoyo operativo en cuestiones operativas o administrativas, cuando sea necesario, en colaboración con otras unidades de trabajo de la AISS, en particular durante las reuniones, las conferencias, la Asamblea General y otros periodos de gran carga de trabajo.

Calificaciones requeridas

Educación

Título universitario de primer ciclo en finanzas o contabilidad, con especialización en administración de empresas y con sólidas competencias informáticas. Es deseable contar con una certificación como contable. Cualquier otra formación en un ámbito relacionado con el trabajo de la RES constituirá una ventaja. 

Experiencia

Experiencia laboral pertinente en finanzas, contabilidad o auditoría. La experiencia con herramientas específicas de tecnologías de Microsoft (Office 365, Business Central, PowerApps, SharePoint) constituirá una ventaja distintiva. 

Idiomas

Excelente nivel de inglés o francés (tanto oral como escrito) y conocimiento práctico del otro idioma. El conocimiento de un tercer idioma de la AISS constituirá una ventaja (español, alemán).   

Competencias

• Buen conocimiento de las técnicas de administración financiera y contabilidad, de conformidad con el reglamento suizo. Conocimiento de las políticas, los reglamentos y los procedimientos por los que se rigen las finanzas de la AISS.
• Capacidad manifiesta para buscar información en distintas localizaciones. Competencias demostradas en análisis y gestión de datos. Capacidad de adaptación rápida a nuevos programas informáticos y sistemas.
• Conocimiento de las aplicaciones de las tecnologías de Microsoft. Fuerte interés en los procesos financieros, la automatización de procesos operativos y el análisis de datos.
• Capacidad para realizar encargos con arreglo a las instrucciones y las directrices. Precisión y atención al detalle. Sentido de la responsabilidad para mantener la integridad de los datos.
• Excelentes aptitudes interpersonales, y un alto grado de tacto y capacidad demostrada para mantener la confidencialidad con un alto nivel de conducta ética.
• Orientación al usuario y capacidad para tratar con las organizaciones miembros y el personal de la AISS, y responder a consultas sencillas y complejas. Capacidad para comunicar eficazmente, tanto por escrito como oralmente. Capacidad para tratar con los usuarios (incluidos los de alto nivel) y responder a las solicitudes de información de distintas fuentes (bases de datos, sitios web, intranet, etc.).
• Excelentes competencias en gestión del tiempo y capacidad para planificar y ejecutar las funciones asignadas. Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión. Flexibilidad.
• Capacidad para trabajar en un entorno multicultural y demostrar comportamientos y actitudes sensibles al género y no discriminatorios.