Auxiliar de Apoyo Operativo (Adquisiciones) SC-4

DEADLINE FOR APPLICATIONS

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

ABOUT WFP

The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.

At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.

To learn more about WFP, visit our website: https://www.wfp.org and follow us on social media to keep up with our latest news: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter, TikTok.

WHY JOIN WFP? 

• WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.

• WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.

• WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.

• A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.

• We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).

CONTEXTO ORGANIZACIONAL

El Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas (WFP, por sus siglas en inglés) es la organización humanitaria que salva vidas y cambia vidas, brindando asistencia alimentaria en emergencias y trabajando con las comunidades para mejorar la nutrición y crear resiliencia.

Por sus esfuerzos por luchar contra el hambre, su contribución a mejorar las condiciones de paz en las zonas afectadas por conflictos y por actuar como motor de los esfuerzos para prevenir el uso del hambre como arma de guerra y conflicto, el WFP fue galardonado con el Premio Nobel de la Paz en 2020.

El WFP está presente en Ecuador desde 1964, como un socio innovador que apoya las políticas gubernamentales con el fin de promover la seguridad alimentaria y nutricional, igualdad de género y soberanía alimentaria; dirigiendo sus acciones en apoyo de las poblaciones más vulnerables.

El Plan Estratégico de País del WFP 2023-2027 se centra en garantizar el acceso a alimentos antes, durante e inmediatamente después de emergencias, desastres y crisis prolongadas; poner fin a la malnutrición, en especial la desnutrición crónica infantil; lograr la seguridad alimentaria y avanzar hacia la consolidación de sistemas alimentarios sostenibles, equitativos e integradores, a la vez que mejoren la resiliencia frente a los efectos del cambio climático; y proporcionar servicios que apoyen las operaciones de instituciones gubernamentales y socios humanitarios (Más información en https://es.wfp.org/paises/ecuador).

FINALIDAD DEL PUESTO

El Titular de la posición llevará a término procesos de apoyo operativo estándar en el área de Adquisiciones, con el fin de facilitar la prestación eficaz de servicios.   

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (lista indicativa y no exhaustiva)

1. Reunir información destinada claramente a servir de base para la redacción de documentos y la preparación de informes por parte de otros miembros del personal.

2. Responder a consultas y remitirlas, cuando proceda, a los niveles superiores, con el fin de prestar un servicio oportuno y correcto a los clientes internos.

3. Prestar apoyo al procesamiento y gestión de tareas administrativas ordinarias en el área de adquisiciones, para contribuir a la gestión eficaz y oportuna de los recursos.

4. Prestar servicios de revisión y corrección de documentos estándar, para contribuir a la elaboración de documentación exacta. 

5. Encargarse del mantenimiento de los archivos estándar establecidos para garantizar que la información sea precisa y esté fácilmente disponible para la función de que se trate.

6. Detectar discrepancias sencillas en los datos, como información faltante, y comunicarlas a funcionarios de categoría superior para ayudar a los clientes a realizar su trabajo.

7. Encargarse de la integridad de los datos para facilitar la disponibilidad de información precisa en los sistemas institucionales.

8. Proporcionar orientación sobre métodos y prácticas ordinarios de apoyo operativo a los colegas menos experimentados para velar por que los servicios se presten de forma coherente y de acuerdo con los requisitos establecidos.

9. Trabajar con una gran variedad de personas, recabando retroinformación, cuando proceda, para ayudar en la prestación de apoyo operativo al personal. 

OTROS REQUISITOS DEL PUESTO

1.Identificar proveedores de acuerdo con los requerimientos, y apoyarlos en el registro en el sistema interno del PMA. Manejo de base de datos de proveedores.

2. Imprimir, fotocopiar, escanear y archivar, el respaldo de los expedientes de procesos de compras.

3. Elaborar y revisar documentos licitatorios de acuerdo con el tipo de concurso que corresponda. Utilizar el portal de licitación y realizar inducciones a proveedores sobre el uso de la plataforma y sobre las reglamentaciones a considerar para elaboración de sus ofertas.

4. Organizar paneles o comités de compras para montos mínimos y elaborar toda la documentación licitatoria (actas, matrices y documentos contractuales).

5. Usar el portal de licitaciones y ERP para el registro de órdenes de compra.

6. Encargarse de monitorear la vigencia de los contratos y apoyar con cotizaciones y estudios de mercado.

7. Realizar cualquier otra actividad requerida.

EXPERIENCIA Y CUALIFICACIONES ESTÁNDAR MÍNIMAS REQUERIDAS

Formación: Finalización del ciclo de educación secundaria. Se valorará alguna formación en el área relacionada.

Experiencia: Cuatro años como mínimo de experiencia profesional con responsabilidades cada vez mayores en la esfera operativa correspondiente.

Conocimientos • Competencia en el empleo de equipo de oficina y paquetes y competencias: informáticos, como Microsoft Word, Excel y otras herramientas.

. Conocimiento de las tareas y métodos de trabajo cotidianos con el fin de finalizar los procesos con supervisión mínima. 

. Tacto y cortesía para intercambiar información con una gran variedad de personas.

. Capacidad para detectar discrepancias de datos y resolver los problemas que requieren atención.

. Capacidad para ofrecer orientación o capacitación básica en el puesto de trabajo al personal subalterno.

Idiomas: Nivel de español fluido. Nivel de inglés intermedio (deseable).

EXPERIENCIA DESEADA PARA DESEMPEÑAR ESTE PUESTO

. Familiaridad con procesos de adquisiciones o gestión de proveedores.

. Manejo de sistemas de gestión de compras o ERP (SAP).

. Atención al detalle y habilidades organizativas.

. Habilidad para trabajar en equipo y bajo presión.

TÉRMINOS Y CONDICIONES

Posición: Auxiliar de Apoyo Operativo (Adquisiciones)

Unidad: Cadena de Suministros

Tipo de Contrato: Contrato de Servicios SC-4

Lugar de Trabajo: Quito, Ecuador

Duración de Contrato: 12 meses con posibilidad de extensión.

La posición está abierta a ciudadanas y ciudadanos ecuatorianos y a personas extranjeras con permiso de trabajo en Ecuador.

El Programa Mundial de Alimentos está comprometido con la igualdad de oportunidades y con lograr la diversidad de su fuerza de trabajo en términos de género, etnia y cultura. Valoramos la inclusión y animamos a que mujeres, personas pertenecientes a grupos minoritarios y personas con discapacidad puedan ser parte de nuestra organización.

WFP LEADERSHIP FRAMEWORK

WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.

Click here to access WFP Leadership Framework

REASONABLE ACCOMMODATION

WFP is dedicated to fostering diversity, equity, and inclusion. Our recruitment process is inclusively crafted to welcome candidates of all backgrounds, celebrating diversity and ensuring a respectful environment for all. We aim for an accessible and fair recruitment journey. Should you need any reasonable accommodations or have accessibility concerns, please reach out to us confidentially at global.inclusion@wfp.org. Our DEI team is here to ensure your full participation in our recruitment process.

NO FEE DISCLAIMER

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION

• We strongly recommend that your profile is accurate, complete, and includes your employment records, academic qualifications, language skills and UN Grade (if applicable).

• Once your profile is completed, please apply, and submit your application.

• Please make sure you upload your professional CV in the English language

• Kindly note the only documents you will need to submit at this time are your CV and Cover Letter

• Additional documents such as passport, recommendation letters, academic certificates, etc. may potentially be requested at a future time

• Please contact us at global.hrerecruitment@wfp.org in case you face any challenges with submitting your application

• Only shortlisted candidates will be notified

All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.