Associé.e aux Achats

Sommaire des fonctions clés :

1. Services de soutien aux achats transactionnels

2. Planification des achats, demandes et sourcing 

3. Processus d'appel d'offres 

4. Gestion des contrats

5. Gestion d'équipe 

6. Développement et partage des connaissances

1. Services de soutien aux achats transactionnels:

Administrer une gamme d'activités de soutien aux achats transactionnels, en garantissant le respect des règles, réglementations, politiques et stratégies de l'UNOPS, notamment les suivantes : 

● Incorporation des étapes nécessaires pour intégrer la durabilité dans le processus d'approvisionnement.

● Exhaustivité des soumissions aux comités des contrats et des biens (CPC).

● L'exhaustivité de la documentation pour la préparation/le traitement des bons de commande, des contrats, des LTA ou de leurs amendements.

● Fourniture des recherches/données demandées sur l'offre du marché en effectuant des études de marché de routine pour déterminer les sources d'approvisionnement, en utilisant le Global Market Place des Nations Unies et d'autres sources externes ;

● Mise en place/amélioration et maintenance de la base de données des fournisseurs locaux, en assurant une mise à jour régulière des données.

● Bases de données d'informations, tous les dossiers et enregistrements d'approvisionnement mis à jour et maintenus.

● Rapports d'état générés, selon les besoins.

● Disponibilité de toutes les pièces justificatives à des fins d'audit et d'examen ;

      2. Planification des achats, demandes dans esourcing :

Soutenir administrativement et techniquement les processus de planification, de réquisitions, d’approvisionnement et d’approvisionnement du bureau, en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :

● Collaboration avec le personnel et les gestionnaires des projets dans la préparation de leur plan de passation des marchés, l'attribution, l'administration et le suivi de toutes les questions liées à la passation des marchés pour la zone géographique/activité de projet donnée.

● Maintenance et mise à jour des processus de suivi des achats pour les projets et fourniture de retours d'information sur les bons de commande au bureau demandeur ;

● Fournir des propositions à l'entité requérante sur les modes de fourniture des biens, travaux et services, y compris les délais de passation des marchés pour chaque étape ;

● Examen des demandes d'achat pour s'assurer qu'elles sont complètes ;

● Préparation des spécifications appropriées et complètes pour l'équipement et les matériaux, les profils de poste et l'énoncé des travaux pour la préparation des appels d'offres, des appels d'offres et des ITB, en garantissant l'approbation/l'approbation par les unités respectives des demandes.

● Liaison constante avec les fournisseurs et le destinataire jusqu'à ce que la livraison en toute sécurité des marchandises soit obtenue. 

● Rédaction de lettres, notes de service, fax, emails, etc. ; suivi des progrès et liaison avec les fournisseurs tout au long du cycle d'approvisionnement ; enquête et résolution des problèmes post-commande et des rapports d'avancement sur les questions de passation des marchés ;

● Réponses orales/écrites aux questions des projets, des clients, des entreprises, etc. concernant les questions liées aux achats

● Préparation des rapports mensuels sur les questions de passation des marchés ;

● Liaison avec l'unité logistique ou les projets à la réception des biens, équipements et services en vue d'obtenir un rapport de livraison approprié, un RIR (Rapport de réception et d'inspection) ou des certificats pertinents et que l'inventaire approprié soit dressé ;

        3. Processus d'appel d'offres :

Entreprendre ou superviser le soutien technique aux processus d'appel d'offres et d'appel d'offres, en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants :

● Préparation de listes restreintes d'entrepreneurs/fournisseurs appropriés pour les achats d'une valeur supérieure aux montants désignés, pour approbation du responsable désigné ;

● Préparation et émission de déclarations d'intérêt, de demandes de prix, d'appel d'offres, de demandes de propositions ou d'autres documents d'appel d'offres selon les besoins, en garantissant leur conformité avec les modèles approuvés par l'UNOPS ou en sollicitant l'autorisation légale en cas d'ajustements requis ;

● En collaboration avec les clients demandeurs du programme/des opérations, soutenir l'examen et l'évaluation des offres ou des propositions reçues et la préparation d'analyses pour l'attribution de contrats moins complexes et pour la soumission au LCPC ou à un autre organisme statutaire désigné ;

● Préparation de la soumission du HQCPC, ou de l'organisme désigné, avec la composante programme/opérations requérante ;

● Organiser les réunions du LCPC (ou de l'organe statutaire désigné) selon les besoins et diffuser au moins 24 heures à l'avance les documents pour examen ; 

● Tenue des dossiers du LCPC ou de l'organisme statutaire désigné.

        4. Gestion des contrats:

Prend en charge une administration efficace des contrats, en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :

● Suivi de signature des contrats par les fournisseurs ;

● Obligation de fonds dans le système Enterprise et obtention des signatures appropriées pour approbation ;

● Diffusion des annonces de contrats et des attributions ;

● Maintenance des contrats et du système de classement ;

● Maintenance des bases de données/listes des meilleurs fournisseurs, entrepreneurs et prestataires de services, activités et statistiques

        5. Gestion d'équipe

● Facilite l'engagement et la fourniture de résultats et de services de haute qualité de l'équipe supervisée grâce à une planification du travail efficace, à la gestion du rendement, au coaching et à la promotion de l'apprentissage et du développement.

● Assure une surveillance, garantissant la conformité des membres de l'équipe aux politiques existantes et aux meilleures pratiques.

        6. Développement et partage des connaissances

● Organise, facilite et/ou propose des initiatives de formation et d'apprentissage pour le personnel en matière d'approvisionnement.

● Fournit des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique en synthétisant les leçons apprises et en diffusant les meilleures pratiques en matière d'approvisionnement.

● Recueille des commentaires, des idées et des connaissances internes sur les processus et les meilleures pratiques et les utilise de manière productive.