Associé.e aux finances

Sous la direction et la supervision directe du Chef de Projet et du.de la Spécialiste aux Finances, l'Adjoint.e aux Finances assure une exécution efficace des services et processus financiers et une utilisation transparente des ressources financières.Il/elle promeut une approche axée sur le client conformément aux règles et règlements financiers de l'UNOPS. 

Summary of Key Functions:

1. Administration des budgets et système de recouvrement des coûts

2. Comptabilité. Paiements, Paie  

3. Gestion de la trésorerie du bureau

4. Renforcement des connaissances et partage des connaissances

Assure l’administration des budgets et le fonctionnement du système optimal de recouvrement des coûts en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

● Préparation et modifications des budgets des projets, 

● Présentation des informations recherchées pour la planification et l'état des ressources financières du bureau

● Fourniture d'intrants pour la mise en œuvre de stratégies d'économie et de réduction des coûts en consultation avec la direction du bureau.

● Préparation des accords de partage des coûts et de fonds fiduciaires, suivi des contributions dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources du bureau

Fonctions Comptabilité, Paiements, Paie axées sur l'atteinte des résultats suivants :

● Contrôle approprié des pièces justificatives des paiements et des rapports financiers des projets ; préparation de tous types de bons; Cycle de paie et exécution des paiements.

● Réception correcte des biens, des services et établissement des régularisations.

● Approbation des fournisseurs dans le système d'entreprise (s'il s'agit d'un membre senior de l'équipe financière).

● Traitement de la paie globale dans le système Enterprise. 

● Maintenance du système de contrôle interne des dépenses qui garantit que les pièces justificatives traitées sont appariées et complétées, des mesures correctives en temps opportun sur les pièces justificatives non comptabilisées, y compris celles comportant des erreurs de vérification budgétaire, des exceptions de correspondance et des pièces justificatives non approuvées ; les transactions sont correctement enregistrées et comptabilisées ; les paies sont dûment préparées et traitées ; les demandes de remboursement, les MPO et autres droits sont dûment traités

● Examen des demandes de paiement, y compris les pièces justificatives, par rapport au plan de travail annuel.

● Clôture des comptes dans les délais

● Réponse rapide aux demandes du siège pour résoudre les problèmes de données financières.

● Actions correctives en temps opportun sur les données erronées dans le système d'entreprise. Préparation des rapports financiers selon les besoins.

● Maintien des comptes clients des projets et suivi avec les partenaires des apports, création des dépôts dans le système Entreprise et leur application aux postes en attente.

● Remboursements dans les délais, paiements des frais par le gouvernement 

● Préparation des bons de projets.

Pour les positions itinérantes en dehors des systèmes ERP :

● Administrer les avances, les rapprochements et les réapprovisionnements du projet, sous approbations autorisées comme suit

● Assurer la liaison avec les responsables du programme et effectuer les visites de projet nécessaires pour obtenir tous les documents certifiés prouvant l'achèvement d'une activité, les dépenses engagées et l'identité de la partie/fournisseur ;

● Vérifier et surveiller l'exactitude des déclarations et la conformité du plan de travail pour assurer la reconstitution des fonds d'amorçage 

● Recueillir toutes les pièces justificatives certifiées, signatures, noms et autres informations des bénéficiaires dans les récépissés de demandes/remboursements ;

● Entreprendre l'enregistrement requis des transactions 

● Rapprocher le solde des fonds disponibles avec le solde indiqué dans le registre ;

● Lorsque cela est autorisé, reconstituer les fonds dès réception des documents originaux pertinents et d'autres preuves, et effectuer un rapprochement des chiffres, des bénéficiaires, du plan de travail et du budget ;

● Assurer le règlement du solde de trésorerie.

● Remplacer l'associé financier superviseur/l'associé financier principal pour examiner en temps opportun la situation de trésorerie des comptes locaux afin de garantir des fonds suffisants pour les décaissements. Identification et enregistrement en temps opportun des reçus pour la demande de revenus.

● Remplacer l'associé financier superviseur/l'associé financier principal pour l'examen quotidien des relevés bancaires des comptes à solde nul dans le système d'entreprise afin de surveiller le niveau des avances ; identification et enregistrement des contributions.

● Préparation ponctuelle et précise des rapprochements bancaires.

● Remplacer l'associé financier superviseur/l'associé financier principal pour la préparation en temps opportun des prévisions mensuelles de flux de trésorerie à l'usage du responsable des opérations/analyste financier. Liaison avec les clients pour obtenir une estimation de leurs besoins de trésorerie. 

● Initiation des virements bancaires et des transactions dans le système Enterprise. 

● Création des virements bancaires (réapprovisionnement), traitement des transactions et rapprochements bancaires. 

● Réalisation des avances opérationnelles après remise du rapprochement et du règlement des avances précédentes.

● Organiser, faciliter et/ou proposer des initiatives de formation et d'apprentissage pour le personnel sur des sujets liés aux finances.

● Fournir des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique en synthétisant les leçons apprises et en diffusant les meilleures pratiques en matière de ressources humaines.

● Apporter des commentaires, des idées et des connaissances internes sur les processus et les meilleures pratiques et les utiliser de manière productive. 

● En tant qu'utilisateur clé de l'entreprise, fournir un support de gestion financière dans le module de gestion financière du système d'entreprise aux clients internes.