Finance/Admin Officer

A PROPOS DE MERCY CORPS :

Mercy Corps est une organisation internationale de premier plan motivée par la conviction qu'un monde meilleur est possible. En cas de catastrophe et dans les épreuves, dans plus de 40 pays du monde entier, nous nouons des partenariats pour mettre en place des solutions audacieuses, afin d’aider les gens à triompher de l'adversité et à construire des communautés plus fortes de l'intérieur. Maintenant et pour l'avenir.

RESUME DU PROGRAMME / DEPARTEMENT :

Mercy Corps est présent au Niger depuis 2005 et concentre ses interventions sur l'amélioration de la sécurité alimentaire, des moyens de subsistance, du genre, de la cohésion sociale, de la gouvernance et des résultats des interventions d'urgence. Notre travail dans ces domaines contribue à la résilience des communautés locales face aux chocs et aux tensions et leur permet de parvenir à un développement à long terme, inclusif et équitable. La vision du changement de Mercy Corps exige que le secteur privé, le gouvernement et la société civile travaillent ensemble pour créer un changement significatif et durable. Mercy Corps met actuellement en œuvre plusieurs programmes de développement et d'aide humanitaire d'une valeur de plus de 27 millions de dollars avec des bureaux sur le terrain à Abala, Filingué, Maradi,Tahoua et Tillabéri, ainsi qu'à Ouagadougou/Burkina Faso. En 2019, plus de 89 000 Nigériens vulnérables ont bénéficié de nos programmes.

Mercy Corps intervient au Burkina Faso dans l’humanitaire et de développement afin d’alléger la souffrance, la pauvreté et l’oppression en aidant les populations à construire des communautés sécurisées et productives. Mercy Corps œuvre pour la promotion de la paix au Burkina Faso. Actuellement, Mercy Corps met en œuvre plusieurs projets de développement et d’assistance humanitaire avec un budget global de plus de 27 millions de dollars avec plusieurs bases sur le terrain au Burkina Faso – Kaya, Fada N’Gourma, Pô et Gaoua– et avec son bureau principal à Ouagadougou.

[Describe overview of job missioRESUME DU POSTE :

Sous la supervision hiérarchique du responsable de zone (Area Manager) Tillabéri et la supervision technique de la coordinatrice des Finances et de la conformité, le/la Chargé (e) de la finance et de l’Administration aura pour rôle principal le traitement et la saisie quotidienne des transactions comptables ainsi que la sécurité des fonds au niveau des sous-bureaux Filingué/Abala. Au besoin, il effectuera des fréquents déplacements sur le terrain notamment dans la zone de Tillabéri. Le/la Finance & Administration officer assistera dans le fonctionnement général de l’administration des bureaux de la zone de Tillabéri.

Responsabilités essentielles :

1. Comptabilité de la caisse

• Assurer la sécurité des fonds mis à sa disposition et effectuer les paiements après vérification et approbation des dossiers comptables suivant les procédures de Mercy Corps ;
• Préparer les paiements en espèces et s’assurer que toutes les transactions sont codifiées suivant le budget du projet et s’assurer que la documentation est correcte, complète et jointe au paiement ;
• Enregistrer quotidiennement les transactions dans le logiciel Navigator ;
• Transmettre au bureau de Niamey les comptages physiques signés chaque vendredi et à la fin du mois ;

1. La comptabilité Générale

• Maintenir à jour le fichier de suivi des avances de trésorerie et préparer le rapport mensuel de rapprochement des avances non clôturées ;
• Examiner l’exactitude et la fiabilité des rapports de dépenses et s’assurer de leur approbation par les personnes autorisées suivant la matrice d’autorisation ;
• Préparer et maintenir le fichier des taxes retenues et procéder à leur paiement avant l’échéance fixe par le trésor public ;
• Maintenir à jour le classement des dossiers comptables suivant l’ordre chronologique et en assurer la sécurité

1. Le rapportage financiers.

• Préparer en collaboration avec le gestionnaire de projet les projections budgétaires ;
• Coordonner avec la coordinatrice des finances en charge de la conformité sur la mise à jour des projections budgétaires ;
• Assister le gestionnaire de projet dans l’analyse des BVAs mensuels du projet ;

1. Administration:

• Assurer la propriété et le fonctionnent des lieux au quotidien
• Assurer la liaison avec les autorités locales
• Assurer le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers administratifs les contrats de prestations de service, les contrats bail ;
• Suivre l’obtention du badge pour tout le Personnel en poste au niveau de la zone
• Coordonner avec le département des ressources humaines les nouveaux venus afin de s`assurer que leur transport et hébergement sont organisés en conséquence et à temps
• Faire des réservations de salle de réunion et des hôtels au niveau local ;
• Assister sur le partage et respect des politiques internes en vigueur à Mercy Corps Niger ;
• Faire le suivi des timesheets afin de s’assurer de leur transmission effective au plus tard le 05 du mois suivant,
• Superviser le Personnel sous sa responsabilité ;
• Se comporter tant professionnellement que personnellement de façon à préserver l’image de marque de MC et à ne pas mettre en danger sa mission humanitaire au Niger ;
• Effectuer toute autre tâche à la demande de sa hiérarchie
• Effectuer les orientations finance et Admin à un nouveau membre de l’équipe.

NB : Accomplir d’autres tâches au besoin et à la demande de la hiérarchie

Responsabilité envers les bénéficiaires

• Les membres de l'équipe du Mercy Corps sont censés soutenir tous les efforts de responsabilisation en particulier à nos participantes et aux normes internationales guidant le travail international de secours et de développement, tout en engageant activement les communautés bénéficiaires en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l'évaluation de nos projets sur le terrain.
• Les membres de l'équipe doivent se comporter de manière professionnelle et respecter les lois, les coutumes et les politiques, les procédures et les valeurs de MC à tout moment et dans tous les lieux du pays.

FACTEURS DE SUCCES:

• Aptitudes de communication efficace aussi bien verbale qu’écrite, de mener plusieurs tâches à la fois, et de priorisation sont nécessaires ;
• Une bonne connaissance et une compréhension claire de l’éthique des finances et de la comptabilité, la volonté et l’habilité absolue d’adhérer aux principes et procédures en lien avec la conformité de Mercy Corps et celle des bailleurs.
• L’habilité prouvée d’interagir efficacement avec le personnel national et international,
• L’habilité démontrée de pouvoir travailler rapidement, correctement et de façon précise pour, à la fois accomplir des multiples tâches dans un délai requis avec un minimum de supervision est demandée,
• Démontrer une attention aux détails, aptitude à suivre les procédures, respect des délais et travailler de façon indépendante et coopérative avec les autres membres de l’équipe

APPRENTISSAGE ORGANISATIONNEL :

Comme partie intégrante de notre engagement à l’apprentissage organisationnel et en supportant notre compréhension que les organisations d’apprentissage sont plus effectives, efficient et appropriées aux communautés qu’elles servent, nous espérons à ce que tous les membres de l’équipes engages 5% de leur temps pour apprendre les activités qui à la fois, peuvent les servir et servir Mercy Corps

Diversité, équité et inclusion :

La réalisation de notre mission commence par la façon dont nous construisons notre équipe et travaillons ensemble. Grâce à notre engagement à enrichir notre organisation avec des personnes d'origines, de croyances, de parcours et de modes de pensée différents, nous sommes mieux à même de tirer parti du pouvoir collectif de nos équipes et de résoudre les défis les plus complexes du monde. Nous nous efforçons d'instaurer une culture de confiance et de respect, où chacun apporte son point de vue et son identité authentique, atteint son potentiel en tant qu'individu et équipe et collabore pour faire le meilleur travail de sa vie.

Nous reconnaissons que la diversité et l'inclusion sont un cheminement, et nous nous engageons à apprendre, à écouter et à évoluer pour devenir plus diversifiés, équitables et inclusifs qu'aujourd'hui.

Rapports :

Rapporte directement : A la coordinatrice des finances et de la conformité ;

Responsabilité de supervision directe : Agent de Ménage et Assistant finance Abala

Travail directement avec : Tout le personnel du bureau de la base de Tahoua et le personnel des programmes (en lien avec les activités et les produits livrables du projet), les finances, administration et les RH etc.

Connaissances et Expériences :

• Licence ou équivalence en comptabilité/finance, économie gestion des entreprises ou tout autre diplôme jugé équivalent
• Avoir une expérience de 3 ans en gestion des Finance, comptabilité dans des ONGs internationales ou nationales.
• Bonne capacité d’écoute ; maitrise du français écrit et oral
• Avoir une bonne connaissance d’Excel, Microsoft Outlook et Microsoft Word ;
• Aptitudes dans la gestion des relations interpersonnelles, la gestion organisationnelle et la gestion du temps.
• Aptitude à respecter les procédures de Mercy Corps, à respecter les délais, à travailler de manière indépendante et en coopération avec les membres de l'équipe ;
• Une bonne capacité en négociation et représentation, spécialement avec les services publiques (gouvernement) et autres organismes en matière de bureaucratie ;
• L’habilité prouvée d’anticiper indépendamment des solutions aux problèmes interpersonnels avec un minimum de suspension.
• Expérience des procédures USAID est souhaitable.