Chargé (e) de l’Administration-RH

AVIS DE RECRUTEMENT N° : N°025/RH/MCNE/2024

TITRE DU POSTE	Chargé (e) de l’Administration-RH
Besoin	01
Lieu de Prestation	Bureau de Mercy Corps/Tahoua
Catégorie / Grade	Temps plein – Grille MCNGR
Superviseur direct	Manager ADMIN/RH
Type de contrat	CDD (12mois) avec possibilité d’extension.
Date de l’offre d’emploi	10 septembre 2024
Date de clôture	16 septembre 2024

 

A PROPOS DE MERCY CORPS :

Mercy Corps est une organisation internationale de premier plan motivée par la conviction qu'un monde meilleur est possible. En cas de catastrophe et dans les épreuves, dans plus de 40 pays du monde entier, nous nouons des partenariats pour mettre en place des solutions audacieuses, afin d’aider les gens à triompher de l'adversité et à construire des communautés plus fortes de l'intérieur. Maintenant et pour l'avenir.

Mercy Corps est présent au Niger depuis 2005 et concentre ses interventions sur l'amélioration de la sécurité alimentaire, des moyens de subsistance, du genre, de la cohésion sociale, de la gouvernance et des résultats des interventions d'urgence. Notre travail dans ces domaines contribue à la résilience des communautés locales face aux chocs et aux tensions et leur permet de parvenir à un développement à long terme, inclusif et équitable. La vision du changement de Mercy Corps exige que le secteur privé, le gouvernement et la société civile travaillent ensemble pour créer un changement significatif et durable. Mercy Corps met actuellement en œuvre plusieurs programmes de développement et d'aide humanitaire d'une valeur de plus de 62 millions de dollars avec des bureaux sur le terrain à Abala, Filingué, Maradi, Tillabéri et à Tahoua, ainsi qu'à Ouagadougou/Burkina Faso.

Résumé du département :

Le Département des ressources humaines de Mercy Corps est responsable de toutes les fonctions administratives et de ressources humaines au Niger. Dans son rôle de support, le Département des ressources humaines fournit un soutien essentiel à l'ensemble du programme national en matière d'administration, de gestion du personnel et de gestion des installations et des bureaux pour s’assurer que les ressources humaines sont déployés d’une manière efficace et effective pour une mise en œuvre réussit des programmes.

[Describe overview of job missioRESUME DU POSTE :

Sous la supervision directe du Manager ADMIN/RH, le Chargé (e) de l’Administration-RH assurera quotidiennement les tâches assignées à l’administration, à la gestion du personnel, la documentation, le classement des dossiers, la facilitation des voyages du personnel dans le temps opportun et de manière précise.

Responsabilités essentielles :

Taches Administrative :

• Assurer le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers administratifs ;
• Recevoir et orienter les visiteurs et s’assurer que les visiteurs ne circulent pas au sein du bureau sans être annoncés ;
• Faire les réservations d’hôtel
• Tenir un agenda des rendez-vous pour le bureau ;
• Faire le standard (appeler à l’extérieur, recevoir les appels) ;
• Noter les appels sur des fiches et les transmettre ;
• Participer aux réunions des départements ;
• Contribuer davantage à assurer la propreté du bureau, c’est-à-dire en s’assurant de manière proactive que les toilette et les bureaux sont propres et en informant l’agent de ménage de toute mesure corrective ;
• Aider de manière proactive à garantir que de l’eau, du papier hygiénique, et du savon dans les toilettes à tout moment ;
• Dresser les inventaires des équipements et matériels à la Guest House, et procéder à l’inventaire entrant et sortant dans le cadre de bail.
• Assurer la réception, l’expédition et l’archivage des courriers et s’assurer aussi que toutes les correspondances entrantes et sortantes sont enregistrées dans le registre approprie et classées ;
• Enregistrer le courrier arrivé, départ et les factures ;
• Saisir les courriers types à partir des lettres types ;
• Sur demande de la hiérarchie, rédiger les correspondances administratives, saisir les comptes rendus des réunions et des lettres administratives ;
• Maintenir les tableaux d’affichage du bureau à jour (Memos, informations, etc…) ; ainsi que le registre de présence du personnel ;
• Faire les demandes de paiement des prestataires, les entreprises d'eau et d'électricité et les contrats de bail à la fin de chaque mois en conformité avec les procédures finances et en coordination avec le Chef de base ;
• Assurer que tout le personnel adhère aux procédures administratives de Mercy Corps ;
• Se comporter, tant sur le plan professionnel que personnel, de façon à préserver l’image de marque de Mercy Corps et à ne pas mettre en danger sa mission humanitaire au Niger ;
• Faire toutes autres tâches demandées par le superviseur.

Taches Ressources Humaines :

• Appuyer le personnel Terrain à remplir les outils RH de routine (CNSS, IUTS, NIA, Check end of service, code de conduite, Timesheets) ,
• S’assurer que les TimeSheet des employés sont dument remplis et transmis dans les délais.
• Assister les nouvelles recrues au remplissage de leur dossier RH, et centraliser la documentation nécessaire à l’établissement du contrat de travail.
• Assister les nouvelles recrues à la lecture et à la bonne compréhension de leur contrat, tous les documents afférents (termes de référence, Codes de conduite, …), et les procédures Mercy corps.
• Aider à s’assurer que tous les nouveaux membres du personnel national ont une copie des politiques et procédures du personnel de Mercy Corps ainsi que le contrat d’assurance.
• Aider au classement et à la mise à jour des dossiers du personnel.
• Assister les nouveaux employés à finaliser les formations obligatoires en ligne
• Suivre la situation des conges du personnel de la base et faire un rapport à la hiérarchie.
• Elaborer les petits contrats de prestation de services à partir des contrats types.
• Assurer que tout le personnel adhère aux procédures RH de Mercy Corps Niger.
• Toute autre tâche assignée.

Représentation-Responsabilité envers les bénéficiaires

• Les membres de l'équipe de Mercy Corps sont censés soutenir tous les efforts de responsabilisation en particulier à nos participantes et aux normes internationales guidant le travail international de secours et de développement, tout en engageant activement les communautés bénéficiaires en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l'évaluation de nos projets sur le terrain.
• Les membres de l'équipe doivent se comporter de manière professionnelle et respecter les lois, les coutumes et les politiques, les procédures et les valeurs de Mercy Corps à tout moment et dans tous les lieux du pays.
• Connaître et maintenir des bons rapports avec les services techniques communaux, et les ONG locales et internationales opérant dans la zone en se tenant informé des activités en cours et planifiées, des problèmes spécifiques d’intervention et des opportunités de partenariat.
• Etre le représentant du Programme et de Mercy Corps auprès des communautés et par conséquent, avoir une attitude répondant à la vision de Mercy Corps.

 Rapports :

Rapporte directement au Manager /ADMIN RH à Niamey avec l’appui technique du Chef de Base à Tahoua.

Responsabilité de supervision : Technicien de surface Coursier

Travaille directement avec : tout le personnel du programme ainsi que le personnel de la Logistique, des Finances et des Ressources Humaines au niveau régional et national.

 

Connaissances et Expériences :

• Avoir un diplôme supérieur au moins de BAC +3 en gestion de ressources humaines et ou administration ou secrétaire ;
• Avoir au moins trois (3) ans d’expérience de gestion administrative et ressources humaines de préférence avec une ONG internationale ;
• Avoir une expérience manifeste et une bonne connaissance administrative des ONGs, gestion du personnel, services de support et les opérations ;
• Une capacité manifeste de communication (orale & écrite) et une excellente connaissance de l’informatique (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Google Drive, SharePoint etc.) et une bonne connaissance de la gestion de bases de données ; 
• Une bonne capacité en négociation et représentation, spécialement avec les services publiques (gouvernement) et autres organismes en matière de bureaucratie ;
• Une habilite prouve d’anticiper indépendamment des solutions aux problèmes interpersonnels avec un minimum de suspension ;
• Etre bilingue (Anglais et Français) préféré.
• Maitriser très bien Haoussa, le Tamashek et le contexte de Tahoua sera un atout

• Capacité de travailler avec une équipe multiethnique culturellement de façon appropriée.
• Une capacité de travailler indépendamment avec un minimum de supervision, dans l’exécution des activités opérationnelles de projet.

APPRENTISSAGE ORGANISATIONNEL :

• Dans le cadre de l’initiative de l’apprentissage organisationnel, tous les membres de l’équipe de Mercy Corps sont tenus de dépenser 5% de leur temps de travail formels et / ou non-formelle dans des activités d'apprentissage professionnel.

 FACTEURS DE SUCCES:

• Aptitudes de communication efficace aussi bien verbale qu’écrite, de mener plusieurs tâches à la fois, organisationnelle, et de priorisation sont nécessaires ;
• Excellente capacité rédactionnelle ;
• Démontrer une attention aux détails, aptitude à suivre les procédures, respect des délais et travailler de façon indépendante et coopérative avec les autres membres de l’équipe ;
• Sensibilisation et sensibilité au travail multiculturel - développement et la capacité à former et à faciliter le dialogue entre un groupe diversifié de personnes avec divers aptitudes et styles de travail ;
• Engagement à travailler avec les membres de la communauté pour apporter des améliorations concrètes à leurs moyens d'existence et conditions de vie dans le secteur de la migration productive, l’Agriculture et Micro-entreprenariat ;
• Capacité à résoudre des problèmes de façon créative, à jongler avec de multiples priorités dans des délais serrés, et de faire face calmement et diplomatiquement à des événements inattendus et soudains et pouvant impacter sur les activités ;
• Patience, honnêteté, intégrité, ténacité et bon sens de l’humour souhaités.

 Apprentissage continu

À l'appui de notre conviction que les organisations apprenantes sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés que nous servons, nous permettons à tous les membres de l'équipe de consacrer 5% de leur temps à des activités d'apprentissage qui favorisent leur croissance et leur développement personnels et / ou professionnels.

Diversité, équité et inclusion

La réalisation de notre mission commence par la façon dont nous construisons notre équipe et travaillons ensemble. Grâce à notre engagement à enrichir notre organisation avec des personnes d'origines, de croyances, de parcours et de modes de pensée différents, nous sommes mieux à même de tirer parti du pouvoir collectif de nos équipes et de résoudre les défis les plus complexes du monde. Nous nous efforçons d'instaurer une culture de confiance et de respect, où chacun apporte son point de vue et son identité authentique, atteint son potentiel en tant qu'individu et équipe et collabore pour faire le meilleur travail de sa vie.

Nous reconnaissons que la diversité et l'inclusion sont un cheminement, et nous nous engageons à apprendre, à écouter et à évoluer pour devenir plus diversifiés, équitables et inclusifs qu'aujourd'hui.

Egalité des chances pour l'emploi

Mercy Corps est un employeur garantissant l'égalité des chances qui ne tolère aucune discrimination. Nous recherchons activement des antécédents, des perspectives et des compétences diversifiées afin que nous puissions être collectivement plus forts et avoir un impact mondial durable.

Nous nous engageons à offrir un environnement de respect et de sécurité psychologique où l'égalité des chances en matière d'emploi est accessible à tous. Nous ne pratiquons ni ne tolérons la discrimination fondée sur la race, la couleur, l'identité de genre, l'expression de genre, la religion, l'âge, l'orientation sexuelle, l'origine nationale ou ethnique, le handicap (y compris le statut VIH / SIDA), l'état matrimonial, le statut d'ancien combattant ou tout autre groupe protégé dans les lieux où nous travaillons.

 

Sauvegarde et Ethiques

Mercy Corps s'engage à ce que toutes les personnes avec lesquelles nous entrons en contact dans le cadre de notre travail, qu'il s'agisse de membres de l'équipe, de membres de la communauté, de participants aux programmes ou autres, soient traitées avec respect et dignité. Nous nous engageons à respecter les principes fondamentaux relatifs à la prévention de l'exploitation et des abus sexuels énoncés par le Secrétaire général des Nations Unies et le CPIA (Comité Permanent Inter-Agences) ; et nous avons adhéré au Système de Divulgation des Fautes Professionnelles entre Institutions.

En postulant pour ce poste, un candidat confirme qu'il n'a pas déjà enfreint la politique d'un employeur en matière d'inconduite sexuelle, d'exploitation et d'abus sexuels, de protection de l'enfance ou de traite des personnes.

Nous ne tolérerons pas la maltraitance des enfants, l'exploitation sexuelle, les abus ou le harcèlement par ou des membres de notre équipe. Dans le cadre de notre engagement en faveur d'un environnement de travail sûr et inclusif, les membres de l'équipe doivent se comporter de manière professionnelle, respecter les lois et coutumes locales et adhérer aux  politiques et valeurs du code de conduite de Mercy Corps à tout moment. Les membres de l'équipe sont tenus de suivre des cours d'apprentissage en ligne obligatoires sur le code de conduite à l'embauche et sur une base annuelle. En tant que candidat, si vous êtes témoin ou victime d'une forme quelconque d'inconduite sexuelle au cours du processus de recrutement, veuillez le signaler à la ligne d'assistance téléphonique pour l'intégrité de Mercy Corps (integrityhotline@mercycorps.org).

RESPONSABILITÉS EN MATIÈRE DE PROTECTION

• Apprend activement sur la protection et l'intègre dans son travail, y compris la protection des risques et les mesures d'atténuation liées à son domaine de travail ;
• Pratique les valeurs de Mercy Corps, y compris le respect de la dignité et du bien-être des participants et des autres membres de l’équipe ;
• Encourage l'ouverture et la communication au sein de son équipe ; encourage les membres de l'équipe à soumettre des rapports s'ils ont des préoccupations en utilisant des mécanismes de signalement, par exemple la ligne d'assistance téléphonique pour l'intégrité et d'autres options ;

Responsabilité de supervision

N/A

TRAVAIL SOUS L’AUTORITE DE : Directeur des Programmes Niger & Burkina Fasso

REND COMPTE DIRECTEMENT AU : Directeur des Programmes Niger & Burkina Fasso

TRAVAIL DIRECTEMENT AVEC : Toutes l’équipe de MC Niger & BF

APPRENTISAGE ORGANISATIONNEL 

Comme partie intégrante de notre engagement à l’apprentissage organisationnel et en supportant notre compréhension que les organisations d’apprentissage sont plus effectives, efficient et appropriées aux communautés qu’elles servent, nous espérons à ce que tous les membres de l’équipe engagent 5% de leur temps pour apprendre les activités qui à la fois, peuvent les servir et servir Mercy Corps.