MC 1937 Un (e) Assistant (e) des Ressources Humaines et Administration -Mopti

SOMMAIRE DU POSTE :

L’Assistant(e) des Ressources Humaines et Administration a la responsabilité d’assister le Chef du Bureau de la base, de l’accompagner dans la gestion opérationnelle des Ressources Humaines et d’Administration de la base. Également, il/elle assure la réception et l’orientation des visiteurs du bureau de Mopti, l’enregistrement et l’envoi des courriers ainsi que leur classement.

FONCTIONS ESSENTIELLES :

 ADMINISTRATION :

• Assister le chef de bureau dans la gestion des contrats de baux ;
• Assurer l'accueil et l’orientation des visiteurs ;
• Assurer la gestion le suivi des mouvements (les entrées et sorties) des staffs de la base à travers une base des données ;
• Assurer la gestion le suivi et supervision des activités de mise en place, de réparation et d’entretien du bureau et les équipements de son fonctionnement ;
• S’assurer que les équipements et installations de bureaux et de la résidence fonctionnent normalement, les faire réparer en cas de pannes ;
• Assurer la réception, l’enregistrement et l’envoi du courrier ainsi que leur classement ;
• Assurer les réservations des chambres d’hôtels à Mopti ;
• Gérer la réservation des salles de réunions et des visiteurs et les besoins de rafraichissement, collation et mise à disposition de fournitures ;
• Appuyer l’organisation des évènements à travers la réservation des locaux, les demandes d’achats et mise à disposition de fournitures ;
• Soutenir le déploiement des initiatives d'engagement et de bien-être du personnel ;
• Gestion des appels téléphoniques entrant et sortant ;
• Tenir et mettre à jour les listes téléphoniques des employés ;
• Maintenir les tableaux d’affichage du bureau à jour (Memos, informations, etc.) ;
• Assurer la supervision des agents d'entretien et la propreté du bureau et des Guest House.

 

ADMINISTRATION DU PERSONNEL

• Assurer la gestion de la récolte et la vérification des feuilles de présences (TimeSheet) en relation avec le Chef de Bureau, les RH et la Finance ;
• Assurer le suivi des congés annuels, de mariage, de maternité, de paternité et les compensations de la base ;
• Assurer la gestion des formalités administratives (visa des contrats de travail, nouvelles immatriculations INPS et transferts, les demandes de numéros allocataires, la gestion trimestrielle des allocations familiales pour les bénéficiaires en préparant l’état collectif, etc…),
• Conseiller et aider les membres de l'équipe pour l'affiliation à l'AMO ;
• Assurer le suivi, vérification et la distribution des bulletins de salaire et autres courriers Administration et RH de la base ;
• Assurer la création et la mise à jour d’une base des données des contacts des structures gouvernementaux partenaires du département (INPS, Inspection de travail, Structures conventionnées de l’assurance maladie) ;
• Assurer le suivi de la situation des remboursements de l’assurance maladie du personnel de la base ;
• Compiler, scanner et archiver les mises à jour des écrits retraçant l’évolution de carrière des salariés (contrats, notes, mémos et avenants) et des dossiers individuels de chaque salarié en activité
• Faire les attestations de service, les certificats de travail, les attestations de prestations de service
• Envoyer les formulaires de départ

RECRUTEMENT

• Appuyer dans la gestion des recrutements de la base et Nationals à la demande (appui au département dans la gestion des recrutements de la base à travers la convocation des candidats, publication des résultats, préparation des documents d’embauche, préparation de l’arrivée des nouveaux staffs et appuyer pour leurs orientations),
• Assurer la gestion des recrutements locaux de la base (Agents d’entretien et de nettoyage, Agent de saisie, stagiaires et prestataire),
• Préparer et diffuser les avis de recrutements des postes d'Assistants, des enquêteurs, des stagiaires
• Faire le tri des candidatures reçues en fonction du profil recherché
• Envoyer les candidatures présélectionnées au Manager RH et de l’Administration
• Organiser les tests écrits et les entretiens d'embauche pour les postes concernés
• Assister aux entretiens à la demande du Chef du Bureau
• Faire le procès-verbal des entretiens et envoyer au Manager RH pour validation
• Préparer et partager le procès-verbal au Manager RH
• Préparer le Personnel Action Form (PAF) et soumettre aux différents signataires
• Préparer le contrat de travail et les contrats de des enquêteurs
• Assurer la rédaction, de la signature et de l'envoi des accords des Agents de Saisies
• Organiser la visite médicale d'embauche
• Faire signer les quatre copies du contrat de travail auprès de l'Inspection du travail
• Archiver les exemplaires du contrat de travail dans le dossier physique et numériser le document

PLATEFORME HCM

• Création des fiches RPS des postes d'Assistants, des bailleurs

COORDINATION ET REPRESENTATION Représenter les intérêts et les valeurs de Mercy Corps et le département RH aux réunions lorsque demandé par son superviseur

• Apporter son soutien à son superviseur pour les questions liées aux particularités culturelles, protocolaires et juridiques au Mali
• Appuyer le Chef de bureau dans le renforcement de l’esprit d’équipe ;
• Appuyer dans l’organisation des formations et autres initiatives des ressources humaines ;
• Apporter son aide au Chef de bureau lors des orientations des nouveaux staffs ;
• Garder la confidentialité sur les questions relatives à la gestion du personnel de Mercy Corps ;
• Se conduire professionnellement et personnellement de manière à apporter honneur et crédibilité à Mercy Corps et à ne pas compromettre sa mission humanitaire ;
• Assurer que Mercy Corps agit à tout moment en conformité avec les procédures dans le code de travail et se tenir informé de l’évolution des lois rédigeant le code de travail ;
• Toutes autres responsabilités qui sont assignées selon les besoins.

 

DEVELOPPEMENT PROFESSIONNEL : Dans le cadre de notre engagement envers le développement professionnel et fondée sur notre compréhension que les organisations qui se développent continuellement sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés qu'elles desservent - nous attendons de tous les membres de l'équipe de contribuer à dédier 5% de leur temps à des activités d'apprentissage/développement professionnel qui bénéficie à Mercy Corps ainsi qu’à eux-mêmes.

REDEVABILITE ENVERS LES BENEFICIAIRES : les membres de l'équipe de Mercy Corps sont attendus pour soutenir tous les efforts en vue de la reddition de comptes, en particulier pour nos bénéficiaires et aux normes internationales directeurs internationaux de secours et de développement, tout en s'engageant activement les communautés bénéficiaires comme des partenaires égaux dans la conception, le suivi et l'évaluation de nos projets sur le terrain.

GENRE : Mercy Corps reconnaît que nos programmes sont plus efficaces pour soulager la souffrance, la pauvreté et l'oppression quand les femmes, les hommes, les filles et garçons sont équitablement engagés comme acteurs actifs dans tous les aspects du travail que nous entreprenons ensemble. Nous attendons que tous les membres de l'équipe s'engagent à respecter les principes de l'égalité des sexes et d’utiliser une programmation sensible au genre et l'intégration du genre comme un moyen de réaliser notre mission et notre vision pour le changement.

 RESPONSABILITE DE SUPERVISION :  Agents d’entretien

RAPPORTE DIRECTEMENT AU : Chef de bureau

Experience et qualifications :

• Un diplôme universitaire (Bac+3) en gestion des Ressources Humaines, administration, secrétariat ou d’une spécialité en relation avec le droit ou les affaires ;
• Deux (2) années minimums ou plus d’expérience en gestion des Ressources Humaines et administration ;
• Expérience souhaitée dans une ONG Internationale ;
• Bonne connaissance dans le domaine de la réception, des RH ;
• Excellentes compétences en MS Office et en particulier Word et Excel, ainsi que l’utilisation d'Internet et du courrier électronique ;
• Exactitude dans le traitement des dossiers contractuels ; et excellente attention aux détails ;
• Bonnes capacités rédactionnelles ;
• Être rigoureux, bien organisé, ordonné ;
• Faire preuve de discrétion, de confidentialité irréprochable ;
• Excellentes aptitudes en français et en anglais, écrits et parlés, seront prises en considération ;
• Connaissance des dialectes locaux comme le Bambara, le Sonrhaï, le Peul et le Tamasheq serait un atout ;
• Un intérêt particulier au renforcement des capacités de personnel et en renforcement de l’esprit de l’équipe.

FACTEURS DE SUCCÈS :

• Bonne connaissance et une compréhension claire de l’éthique de travail, le code de bonne conduite, ainsi que la volonté absolue d’adhérer aux politiques et procédures de Mercy Corps et des donateurs ;
• Habilité prouvée d’interagir effectivement avec le personnel national et expatrié ;
• Habilité démontrée de pouvoir travailler rapidement et correctement à la fois pour accomplir les tâches demandées à temps et pour traiter les informations nécessaires dans l’accomplissement des objectifs du programme d’urgence ;
• Capacité démontrée de polyvalence.

Date de prise de service : Juin 2023

Le dossier de candidature doit comporter :

• Un CV actualisé ;
• Une lettre de motivation ;
• La copie des diplômes et des attestations de travail ;
• Un casier judiciaire en cours de validité. (n’est obligatoire qu’une fois retenu au poste)
• Les noms et contacts de trois personnes de référence (superviseurs directs) dont celui du dernier emploi.

 Veuillez envoyer les dossiers de candidature au plus tard le 16 Mai 2023 à 17h00 en suivant ce lien

https://recruiting2.ultipro.com/MER1024MERCY/JobBoard/83388319-6e2f-4a42-bc78-472947b539d1/Opportunity/OpportunityDetail?opportunityId=394dbebe-8aca-431c-a1bd-17af4e37a4a4