Un/e Chargé/e Administration-Bamako

Le/la chargé.e de l’administration a pour mission la gestion Administrative de la mission de Mercy Corps au Mali.

Responsabilités Spécifiques

Gestion Administrative du Bureau

• Etablir et s’assurer de la validité des contrats de baux de Mercy Corps.
• Assurer le suivi méticuleux des dates de fin de contrat de baux et assurer leur renouvellement le cas échéant. Informer les départements RH et Ops 4 mois avant la fin des contrats pour savoir si les baux sont à prolonger ou pas.
• Agir comme point focal entre Mercy Corps et tous les bailleurs (bureaux et résidences) et être le point de contact général et liaison avec les organisations extérieures (hors fournisseurs).
• Apporter un appui au bureaux terrain dans la gestion des baux.
• Maintenir un archivage papier et électronique à jour des contrats, correspondances et tout autre document administratif.
• Assurer la préparation, la gestion / organisation des réunions et Ateliers
• Etablir une liste de lieux potentiels des ateliers externes (conditions de réservation)
• Veiller à ce que le bureau soit géré de manière professionnelle et responsable, y compris l’accueil des invités, le nettoyage, les tâches de réceptionniste.
• Initier et assurer le suivi de demandes d’interprétation et de traduction écrite de documents officiels, de contrats, rapports, politiques, etc.
• Initier les demandes d’entretien, maintenance et gestion des installations du bureau.
• Initier les commandes d’approvisionnements des consommables, fournitures bureau y compris l’eau, les produits pour la pause-café, de nettoyage, etc.
• Effectuer le suivi de l’utilisation de ces fournitures et consommables tout en s’assurant de leur utilisation raisonnable.
• Préparer les demandes de paiement des baux, des factures d’eau, électricité et de Gaz et d’autres factures administratives tel le paiement de l’abonnement au FONGIM, etc.
• Participer à la réunion FONGIM du groupe thématique Admin sur délégation :
• Etablir des protocoles de nettoyage et d’entretien du bureau et s’assurer que le bureau (intérieur et extérieur) est toujours maintenu propre.

Gestion du Personnel International et Visiteurs

• Agir comme point focal de tous les déplacements professionnels vers Bamako, y compris pour les réservations de billets d’avion pour le personnel basé au Mali, d’hôtel, visas, etc.
• Constituer une base de données de service de billetterie
• Rédiger les lettres d’invitations pour les personnels et visiteurs internationaux entrants.
• Assurer un bon suivi des dates de validité des visas de séjour et anticiper les renouvellements auprès des autorités compétentes.
• Se coordonner avec le département des opérations pour organiser l’accueil et le dépôt à l’aéroport.
• Gérer l’affectation des staffs internationaux par Guest House. Assurer l’hébergement à la Guest House ou à l’hôtel selon la disponibilité.
• Rechercher d'un hébergement / hôtel pour les staffs terrains en mission à Bamako.
• Archiver et numériser tous les documents, visas, etc.
• Transmettre le kit de bienvenu aux visiteurs et nouveaux personnels internationaux.

Gestion des Guesthouses et des résidences pour personnel international

• Dresser la liste des produits et services que Mercy Corps fournit pour les Guest Houses et Résidences individuelles.
• S’assurer que chaque personnel international est au courant des produits et services mise à sa disposition par Mercy Corps – selon la nature de son hébergement (Guest house ou résidence individuelle).
• Initier la recherche de Guest Houses et de résidences pour le personnel expatrié et suivi de la procédure jusqu’à l’obtention la signature du contrat de bail, en s’assurant du respect de la politique hébergement à toutes les étapes.
• Gérer et suivi de l’approvisionnement des consommables des Guest houses et résidences selon les prescriptions de la politique d’hébergement du personnel international.
• S’assurer que les Guest house sont maintenus propres – nettoyage interne, jardinage, piscine s’il y en a.
• Initier les demandes d’entretien, maintenance et gestion des installations des guesthouses et résidences conformément à la politique d’hébergement.
• Initier les demandes de paiements des baux, des factures d’eau, électricité et de Gaz et autres services.
• Produire une liste des hôtels conformément à la politique d’hébergement et réviser régulièrement,

Coordination et représentation :

• Se comporter, tant sur le plan professionnel que personnel, de façon à préserver l’image de marque de Mercy Corps et à ne pas mettre en danger sa mission au Mali
• Entretenir de bonnes relations avec les points focaux de Mercy Corps au sein de l’Administration malienne et faciliter la communication de MC vis-à-vis du gouvernement tant pour les besoins opérationnels que pour les programmes ;
• Appuyer l’obtention de toutes les autorisations et tous les documents nécessaires au bon fonctionnement des projets de MC dans le pays.
• Faciliter les interactions quotidiennes avec les instances administratifs du gouvernement en ce qui concerne toutes les activités de MC, les besoins opérationnels et la représentation conformément aux politiques et à la structure hiérarchique de MC.
• S’assurer du dépôt effectif des rapports d’activité mensuels dans le délai auprès du MATD,
• Apporter son soutien à son superviseur pour les questions liées aux particularités culturelles, protocolaires et juridiques au Mali,
• Toutes autres responsabilités qui sont assignées selon les besoins.

Développement professionnel :

Dans le cadre de notre engagement envers le développement professionnel et fondée sur notre compréhension que les organisations qui se développent continuellement sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés qu'elles desservent- nous attendons de tous les membres de l'équipe de contribuer à dédier 5% de leur temps à des activités d'apprentissage/développement professionnel qui bénéficie à Mercy Corps ainsi qu’à eux-mêmes.

Redevabilité envers les bénéficiaires :

Être redevable vis-à-vis les bénéficiaires et communautés, partager les informations liées aux systèmes de feedback et de plaintes pendant chaque mission sur terrain, et recenser et communiquer les feedbacks et plaintes des parties prenantes au Bureau de Bamako après chaque mission.

Genre :

Mercy Corps reconnaît que nos programmes sont plus efficaces pour soulager la souffrance, la pauvreté et l'oppression quand les femmes, les hommes, les filles et garçons sont équitablement engagés comme acteurs actifs dans tous les aspects du travail que nous entreprenons ensemble. Nous attendons que tous les membres de l'équipe s'engagent à respecter les principes de l'égalité des sexes et d’utiliser une programmation sensible au genre et l'intégration du genre comme un moyen de réaliser notre mission et notre vision pour le changement.

RESPONSABILITE DE SUPERVISION : Agents d’entretien, Jardiniers, prestataires services intendances bureaux et guesthouses.

RAPPORTE DIRECTEMENT A : Manager RH Admin

TRAVAILLE DIRECTEMENT AVEC : les Opérations, RH Admin, les Programmes et la Finance au bureau de Bamako et dans les bureaux de terrain de Mercy Corps, les partenaires de Mercy Corps.

Experience et QUALIFICATIONS :

• Un diplôme universitaire (Bac+3) en gestion logistique, administration, secrétariat ou d’une spécialité en relation avec le droit ou les affaires.
• Avoir au moins 3 ans d’expérience professionnelle.

• Posséder des compétences de négociation et de représentation et être en mesure de travailler dans un environnement stressant.
• Être minutieux, capable de suivre à la lettre les procédures, de respecter les délais impartis et de travailler seul et au sein d’une équipe.

• Exactitude dans le traitement des dossiers contractuels ; et excellente attention aux détails.

• Avoir une maitrise des logiciels de base Windows, MS Word, Excel, Internet Explorer, Powerpoint
• Avoir une bonne capacité de rédaction et de communication orale.
• Avoir une aptitude avérée de résolution des problèmes de manière indépendante sans supervision.
• Expérience à travailler avec un personnel multi culturel et un intérêt certain à travailler dans un environnement dynamique favorable à la satisfaction des besoins de la communauté.

• Excellentes aptitudes en français et en anglais, écrits et parlés, seront prises en considération.
• Connaissance des dialectes locaux comme le Bambara, le Sonrhaï, le Peul et le Tamasheq seraient un atout.
• Un intérêt particulier au renforcement des capacités de personnel et en renforcement de l’esprit de l’équipe.

FACTEURS DE SUCCÈS :

• Bonne connaissance et une compréhension claire de l’éthique de travail, le code de bonne conduite, ainsi que la volonté absolue d’adhérer aux politiques et procédures de Mercy Corps et des donateurs
• Habilité prouvée d’interagir effectivement avec le personnel national et expatrié
• Habilité démontrée de pouvoir travailler rapidement et correctement à la fois pour accomplir les tâches demandées à temps et pour traiter les informations nécessaires dans l’accomplissement des objectifs du programme d’urgence
• Capacitée démontrée de polyvalence.

• Date de prise de service : Aout 2023

  Le dossier de candidature doit comporter :

  • Un CV actualisé ;
  • Une lettre de motivation ;
  • La copie des diplômes et des attestations de travail ;
  • Un casier judiciaire en cours de validité. (n’est obligatoire qu’une fois retenu au poste)
  • Les noms et contacts de trois personnes de référence (superviseurs directs) dont celui du dernier emploi.

  Veuillez envoyer les dossiers de candidature au plus tard le Mardi 18 Juillet 2023 à 17h30 en suivant ce lien

  https://recruiting2.ultipro.com/MER1024MERCY/JobBoard/83388319-6e2f-4a42-bc78-472947b539d1/Opportunity/OpportunityDetail?opportunityId=04a1e53b-aa97-4997-8005-434b367650aa

  Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour les tests et entretiens.

  Les dossiers incomplets ne seront pas considérés.

  Les dossiers déposés ne seront pas retirés

  Les candidatures féminines et celles des personnes handicapées sont vivement encouragées.