Background:
The American Bar Association Rule of Law Initiative (ABA ROLI) was established in 1990 as a public service project of the ABA to promote the rule of law around the world and has implemented legal reform programs in more than 100 countries. Together with local partners in the public and private sectors, as well as civil society organizations, ABA ROLI designs programs that are responsive to local needs and that prioritize sustainable solutions to pressing rule of law challenges.

The Human Rights for All (HRA) Project, working in close alliance with civil society organizations, government entities, and other stakeholders, aims to strengthen the Guatemalan human rights system so that all citizens are respected and protected. Through advocacy, education, awareness-raising, and capacity building, the project will promote a culture of respect for human rights to foster the further development of Guatemala. The goal of the HRA project is to strengthen Guatemala's human rights system.

Specific Tasks and Responsibilities:
The Acquisition Assistant (thereafter the “Employee”) works with ABA program teams in Guatemala and DC to support the activity implementation of the HRA program. The Acquisition Assistant will report to the Field Finance and Administration Manager (FFAM) and will be primarily responsible to coordinate the acquisition and procurement support to carry out all technical or programmatic activities of the program.

Location:
This position will be based in Guatemala City, Guatemala.

Responsibilities:

• Assist the Field Finance and Administration Manager in maintaining current/up-to-date acquisition and procurement documents and manuals;
• Conduct market research to identify potential vendors and pricing trends;
• Update internal databases with order details (dates, vendors, quantities, discounts);
• Maintain updated records of contracts, invoices and payments;
• Receive approved requisitions by the respective team and assist the FFAM in drafting, distributing, and gathering the appropriate documents for local or overseas purchases/Services/Contracts;
• Check and classify the precedence of the requisition and process per the given priority of the material/services needed;
• Circulate quotes, bids, and proposals for evaluation, and prepare grant/price analyses;
• Assist with the coordination with the selected bidder to ensure completion of administrative processes including bid bond guarantee, contract award notice, and that contract documents are distributed accordingly;
• Coordinate with requestors and make sure the proposed materials/services match with the request;
• Follow up with suppliers, as needed, to confirm or change orders;
• Support the financial and operations team in receiving, inspection and distribution of procured items or contracted services; file damage claims with vendors if required;
• Prepare periodic reports related to purchasing, inventory control and services contracted;
• Evaluate the quality and appropriateness of supplies, equipment and other type of deliverables;
• Provide purchased materials or contracted services to the responsible receiving office and conduct all steps to complete the process;
• Maintain appropriated records to ensure that acquisition process, decision, and contractual agreement are accurately documented for accountability and audit purposes;
• Perform other tasks as instructed by the FFAM, Chief of Party, and ABA ROLI HQ.

Minimum Required Qualifications and Experience:

• Bachelor studies in business, administration, finance, or other relevant field.
• Minimum two (2) years of previous experience in procurement and acquisition processes.
• Excellent negotiation and problem-solving skills.
• Strong analytical, interpersonal, and communication skills.
• Flexible to travel within the Republic of Guatemala approximately 20% of the time.
• High degree of organization, professionalism, integrity, trustworthiness and flexibility.
• Ability to use discretion when working with confidential documents and information.
• Fluency in Spanish; proficiency in English (writing, reading, and conversation).
• Proficient in Microsoft Office (Excel and Word)
• Ability to work in a team.

Preferred Qualifications:

• Experience within an international NGOs or multilateral institution working with US government-funded projects, including familiarity with ADR and 2 CFR 200.
• Demonstrated ability to perform administrative and logistical tasks, follow procedures, and comply with regulatory requirements.
• Familiarity with human rights protection and access to justice-related issues in Guatemala.

Please submit applications to through the application portal by November 25, 2024.

Antecedentes:
La Iniciativa Estado de Derecho de la American Bar Association (ABA ROLI) se creó en 1990 como un proyecto de servicio público de la ABA para promover el Estado de Derecho en todo el mundo y ha puesto en marcha programas de reforma jurídica en más de 100 países. Junto con socios locales de los sectores público y privado, así como con organizaciones de la sociedad civil, ABA ROLI diseña programas que responden a las necesidades locales y que dan prioridad a soluciones sostenibles para los acuciantes retos del Estado de Derecho.

El Proyecto Derechos Humanos para Todos (HRA), trabajando en estrecha alianza con organizaciones de la sociedad civil, entidades gubernamentales y otras partes interesadas, tiene como objetivo fortalecer el sistema guatemalteco de derechos humanos para que todos los ciudadanos sean respetados y protegidos. A través de la defensa, la educación, la sensibilización y el desarrollo de capacidades, el proyecto promoverá una cultura de respeto de los derechos humanos para fomentar el desarrollo de Guatemala. El objetivo del proyecto HRA es fortalecer el sistema de derechos humanos de Guatemala.

Tareas y responsabilidades específicas:
El Asistente de Adquisiciones (en adelante el "Empleado") trabaja con los equipos del programa ABA en Guatemala y DC para apoyar la implementación de actividades del programa HRA. El Asistente de Adquisiciones reportará al Gerente de Finanzas y Administración de Campo (FFAM) y será el principal responsable de coordinar la adquisición y el apoyo a la contratación para llevar a cabo todas las actividades técnicas o programáticas del programa.

Ubicación:
Este puesto tendrá su base en Ciudad de Guatemala, Guatemala.

Responsabilidades:

• Ayudar al Director de Finanzas y Administración sobre el terreno a mantener actualizados los documentos y manuales de adquisición y contratación;
• Realizar estudios de mercado para identificar posibles proveedores y tendencias de precios;
• Actualizar las bases de datos internas con los detalles de los pedidos (fechas, proveedores, cantidades, descuentos);
• Mantener registros actualizados de contratos, facturas y pagos;
• Recibir las solicitudes aprobadas por el equipo respectivo y ayudar al FFAM a redactar, distribuir y reunir los documentos apropiados para las compras/servicios/contratos locales o en el extranjero;
• Comprobar y clasificar la prioridad de la solicitud y tramitarla según la prioridad dada al material/servicio necesario;
• Difundir presupuestos, ofertas y propuestas para su evaluación, y preparar análisis de subvenciones/precios;
• Asistir en la coordinación con el licitador seleccionado para garantizar la finalización de los procesos administrativos, incluida la garantía de la fianza de licitación, la notificación de adjudicación del contrato y que los documentos del contrato se distribuyan como corresponde;
• Coordinarse con los solicitantes y asegurarse de que los materiales/servicios propuestos se ajustan a la solicitud;
• Seguimiento con los proveedores, según sea necesario, para confirmar o modificar los pedidos;
• Apoyar al equipo financiero y de operaciones en la recepción, inspección y distribución de artículos adquiridos o servicios contratados; presentar reclamaciones por daños y perjuicios a los proveedores en caso necesario;
• Elaborar informes periódicos relacionados con las compras, el control de inventarios y los servicios contratados;
• Evaluar la calidad e idoneidad de los suministros, equipos y otros tipos de entregables;
• Entregar los materiales adquiridos o los servicios contratados a la oficina receptora responsable y realizar todos los pasos para completar el proceso;
• Mantener registros apropiados para garantizar que el proceso de adquisición, la decisión y el acuerdo contractual se documentan con precisión a efectos de rendición de cuentas y auditoría;
• Realizar otras tareas según las instrucciones de la FFAM, el Jefe de Grupo y el Cuartel General de ABA ROLI.

Cualificaciones y experiencia mínimas requeridas:

• Estudios de licenciatura en empresariales, administración, finanzas u otro campo pertinente.
• Un mínimo de dos (2) años de experiencia previa en procesos de contratación y adquisición.
• Excelentes dotes de negociación y resolución de problemas.
• Gran capacidad analítica, interpersonal y de comunicación.
• Flexible para viajar dentro de la República de Guatemala aproximadamente el 20% del tiempo.
• Alto grado de organización, profesionalidad, integridad, fiabilidad y flexibilidad.
• Capacidad para trabajar con discreción con documentos e información confidenciales.
• Dominio del español; dominio del inglés (escritura, lectura y conversación).
• Dominio de Microsoft Office (Excel y Word)
• Capacidad para trabajar en equipo.

Cualificaciones preferidas:

• Experiencia en una ONG internacional o institución multilateral que trabaje con proyectos financiados por el gobierno estadounidense, incluida la familiaridad con ADR y 2 CFR 200.
• Capacidad demostrada para realizar tareas administrativas y logísticas, seguir procedimientos y cumplir los requisitos normativos.
• Familiaridad con las cuestiones relacionadas con la protección de los derechos humanos y el acceso a la justicia en Guatemala.

Se pide enviar las aplicaciones a través del portal de solicitudes antes del 25 de noviembre de 2024.

Acquisition Assistant/Asistente de Adquisiciones - American Bar Association - Career Page