Assistant (e) Archiviste ECHO
Bamako
- Organization: IRC - International Rescue Committee
- Location: Bamako
- Grade: Level not specified - Level not specified
-
Occupational Groups:
- Administrative support
- Medical Practitioners
- Humanitarian Aid and Coordination
- Documentation and Information Management
- Closing Date:
Type de recrutement : Interne
Le Comité international de secours (IRC) répond aux pires crises humanitaires dans le monde et aide les populations à survivre et à reconstruire leurs vies. Fondé en 1933 à la demande d'Albert Einstein, IRC offre des soins vitaux et une assistance qui changent la vie des réfugiés forcés de fuir la guerre ou d’une catastrophe. IRC travaille aujourd'hui dans plus de 40 pays et 22 villes américaines. Il rétablit la sécurité, la dignité et l'espoir de millions de personnes déracinées et qui luttent pour survivre.
L'IRC a ouvert le programme de pays au Mali en 2012. Nos programmes couvrent des activités allant de l'humanitaire aux activités de relèvement, en mettant l'accent sur la protection des enfants, l'éducation, le bien-être économique, la nutrition, la santé, l'eau et l'assainissement. Nous travaillons à la fois dans le Nord, le Centre et le Sud du Mali. Les conflits et la sécheresse ont déplacé des centaines de milliers de personnes à la fois au Mali et dans les pays voisins. La situation sécuritaire dans le Nord reste fragile. Néanmoins, les besoins des personnes déplacées à l'intérieur de leur propre pays et des communautés d'accueil touchées par un conflit sont nombreux et l'accès aux activités humanitaires est un processus continu. L'IRC travaille dans le nord du Mali pour fournir des services essentiels en matière de WASH, d'éducation et de santé à une heure critique, ainsi que des programmes de protection de l'enfance et de bien-être économique dans les zones les plus reculées.
Sous la supervision de l’Officer contrôle interne, l’assistant (e) archiviste apportera un soutien à l’équipe IRC travaillant sur les projets ECHO pour le bon fonctionnement du système d’archivage mis en œuvre sur les projets ECHO.
Pour atteindre ses objectifs l’archiviste a pour rôle de donner l’appui technique, dans le respect des règles et procédures financières de International Committee Rescue (IRC) et du bailleur ECHO. Il/Elle devra s’assurer que les archives du projet soient classées conformément au système d’archivage retenu par ces dits projets.
Il/Elle sera responsable de veiller à ce que toutes les opérations liées aux programmes (comptabilité, logistique, ressources humaines) soient correctement documentées en temps opportun conformément aux différentes checklists disponibles par département.
Principales responsabilités :
Classement :
- Classer sur Box les documents par nature et de manière chronologique selon le système de classement défini pour les projets ECHO ;
Contrôle :
- S’assurer de l’exhaustivité des pièces justificatives conformément aux différentes checklists finance, logistique ;
- S’assurer de la cohérence et de la conformité des pièces justificatives vis-à-vis des procédures internes IRC, a la réglementation nationale et aux règles bailleurs ;
Audit :
- Appuyer en cas d’audit pour la collecte et la transmission des documents.
Autres tâches assignées par le superviseur :
- Suivre les procédures et politiques issues par la Direction ;
- Communiquer régulièrement avec tout le staff terrain ;
- Toute autre tâche administrative ou financière assignée par le superviseur.
Devoirs communs :
- Assister et participer aux formations identifiées / organisées par votre superviseur ;
- Suivre les nouvelles procédures et lignes directrices désignées dans les circulaires de la direction ;
- Obligation de signaler toute violation de la procédure IRC ;
- S'acquitter d'autres tâches qui pourraient lui être confiées par votre superviseur.
- Avoir au minimum bac + 2 en archivage, administration et gestion documentaire ou tout diplôme équivalent ;
- Expérience d’au moins une année d’experience dans une fonction similaire.
- Doit être en mesure de fonctionner confortablement dans un environnement de travail peu complexe, en travaillant et en priorisant les tâches multiples ;
- Capacité de communiquer efficacement (écrit et verbalement) en français avec le personnel du programme, la direction et les employés ;
- Bonne collaboration, gestion du temps et compétences interpersonnelles ;
- Excellent niveau de français écrit et oral, bonne connaissance de l’Anglais est un atout ;
- Excellente faculté d’organisation, de rigueur et de précision ;
- Très bonne capacité de gestion des relations interpersonnelles ;
- Maitrise complète de l’outil informatique ;
- Capable de travailler de manière autonome et de prendre des initiatives ;
- Travail en équipe et facilitation des solutions.
Normes de conduite professionnelle :
L'IRC et les travailleurs de l'IRC doivent adhérer
aux valeurs et aux principes énoncés dans l'IRC Way - Code de conduite. Il s'agit de l'intégrité, du service, la
responsabilité et l’égalité.
Conformément à ces valeurs, l'IRC applique des politiques en matière de
protection des bénéficiaires contre l'exploitation et la maltraitance, de
protection des enfants, d'absence de harcèlement sur le lieu de travail,
d'intégrité fiscale, de lutte contre les représailles, de lutte contre la
traite des êtres humains et bien d'autres encore.
L'égalité des
sexes :
L'IRC s'engage à réduire l'écart entre les
hommes et les femmes aux postes de direction. Nous offrons des avantages qui
créent un environnement propice à la participation des femmes à nos effectifs,
notamment des congés parentaux, des protocoles de sécurité tenant compte des
spécificités de chaque sexe et d'autres avantages et allocations de soutien.
Environnement
de travail :
L'IRC est un employeur qui souscrit au principe de
l'égalité des chances. L'IRC examine tous les candidats sur la base de leur
mérite, sans tenir compte de la race, du sexe, de la couleur, de l'origine
nationale, de la religion, de l'orientation sexuelle, de l'âge, de l'état
civil, du statut d'ancien combattant, du handicap ou de toute autre caractéristique
protégée par la législation en vigueur.
Commitment to Gender, Equality, Diversity, and Inclusion: The IRC is committed to creating a diverse, inclusive, respectful, and safe work environment where all persons are treated fairly, with dignity and respect. The IRC expressly prohibits and will not tolerate discrimination, harassment, retaliation, or bullying of the IRC persons in any work setting. We aim to increase the representation of women, people that are from country and communities we serve, and people who identify as races and ethnicities that are under-represented in global power structures.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.