Senior Program Coordinator

Contexte:

Fondé en 1933, l'International Rescue Committee (IRC) est une organisation internationale de premier plan travaillant dans les domaines des secours, de la réhabilitation, de la protection, du développement post-conflit, des services de réinstallation et du plaidoyer pour les personnes touchées par les pires crises humanitaires du monde. À l'œuvre aujourd'hui dans plus de 40 pays et 26 villes américaines, l'IRC redonne sécurité, dignité et espoir à des millions de personnes déracinées et qui luttent pour perdurer.

Depuis le début des années 1980, le Niger a toujours été classé au bas de l'échelle de l'indice de développement humain des Nations unies. Plus de la moitié de la population souffre d'insécurité alimentaire chronique et une personne sur dix est en situation d'insécurité alimentaire extrême. Le Niger est également un pays sujet aux catastrophes, régulièrement frappé par des crises alimentaires et vulnérable aux inondations, au choléra et aux invasions de criquets. L'accès aux soins de santé et à l'éducation pour les femmes et les filles est très limité. Outre la vulnérabilité d'une proportion importante de Nigériens, le Niger accueille également des réfugiés du Mali et du Nigeria voisins.

La vision de l'IRC pour le Niger est que les individus, les ménages et les communautés soient résilients, autonomes et capables de prospérer dans un contexte changeant. L'IRC Niger est présent dans les régions de Tillabery, Agadez et Diffa avec des projets dans les domaines suivants : Santé environnementale (EH) et Bien Non Alimentaires (BNA), Réponse d'urgence/Mécanisme de réponse rapide (RRM), Protection (SGBV, Protection de l’Enfance, Monitoring de la protection et Intégration de la protection), Education, Santé-Nutrition, Relèvement Economique et Moyens de subsistance.

Sommaire:

Sous la supervision directe de la Directrice Adjointe des Programmes (DDP), le.la Senior Program Coordinator (SPC) supervisera une équipe de sept chefs de projets et les soutiendra dans la mise en oeuvre, la qualité du programme et le suivi budgétaire. Cela inclut la supervision de la gestion du cycle de projet, la gestion du budget, le développement et le suivi des outils de planification, la gestion de l'équipe, la gestion des partenariats et la conformité aux systèmes et logiciels internes. L'objectif principal du poste de SPC est de soutenir les chefs de projets et de favoriser leur réussite, tout en veillant à ce que nos projets soient mis en oeuvre selon les normes de qualité les plus élevées possibles et continuent de s'améliorer au fil du temps.

Principales responsabilités :

Gestion du cycle de projet

• Réunions Project Cycle Meeting. Encadrer et soutenir les chefs de projet sur des subventions spécifiques dans la préparation et l'animation des réunions du cycle de projet pour leurs projets de manière opportune, précise et constructive, en coordination avec les départements Finance et MEAL.
• Outils de planification. Encadrer et aider les chefs de projets à élaborer des plans de travail, des plans de dotation en personnel, des plans de dépenses, des plans d'approvisionnement (prévisions d'articles) et des plans de distribution pour chaque nouvelle subvention de leur portefeuille. Si nécessaire, développer et proposer des outils de planification harmonisés pour l'IRC Niger.
• Suivi du projet. Assurer un suivi mensuel des outils de planification susmentionnés avec chaque chef de projet. Créer un espace de rencontre régulière pour analyser et discuter ensemble du niveau des dépenses, des achats et de la mise en œuvre des activités pour chacune de leurs subventions, et s'assurer que des actions correctives bien structurées sont initiées et suivies si nécessaire.
• Suivi des indicateurs. En coordination avec les Managers MEAL, organisez des réunions mensuelles avec chaque chef de projet pour assurer le suivi de leurs ITT (Indicator Tracking Sheets).
• Salary mapping. Examiner tous les salary mapping produits mensuellement par les coordinateurs techniques, pour s'assurer que le personnel du programme est couvert par les budgets existants, et identifier rapidement toute lacune dans la couverture.
• Rapports des donateurs. Lire et réviser tous les rapports pour les donateurs. La revue du SPC diffère de celle du département des subventions et vise à a) s'assurer que le SPC est à jour avec les détails de la mise en œuvre du projet et de ce qui est communiqué au donateur et de la manière dont il l'est ; b) proposer des clarifications, reformulations ou intégrations au rapport pour s'assurer que le rapport reflète fidèlement le travail effectué par l'équipe, y compris les succès et les leçons apprises.
• Integra. Soutenir et surveiller les chefs de projets dans l'utilisation correcte et harmonisée de notre nouveau système interne de finances et d'approvisionnement Integra. Recueillir, transmettre et rechercher des solutions aux problèmes communs rencontrés par les coordinateurs techniques avec l'équipe SMT et Integra.

• Partenariats. Soutenir les chefs de projet et les coordinateurs techniques dans l'établissement d'une bonne collaboration avec leurs partenaires, y compris des systèmes de communication et de suivi réguliers autour de la mise en œuvre du programme.
• Résolution de problèmes. Établir une relation de confiance et de soutien avec les chefs de projets, afin qu'ils puissent discuter ouvertement des difficultés qu'ils rencontrent. Encadrer les chefs de projets sur la manière de surmonter les difficultés et/ou les transmettre rapidement à l'équipe de direction pour discussion et résolution.
• Visites sur le terrain. Planifier de fréquentes visites sur le terrain pour contrôler la mise en œuvre du programme, rencontrer et échanger avec le personnel de première ligne et les clients, fournir un retour et des conseils aux coordinateurs techniques afin de garantir l'amélioration constante de la qualité de nos services.

Gestion d ‘équipe

• Réunions hebdomadaires individuelles avec les chefs de projets et les coordinateurs techniques. Dans le cadre de réunions hebdomadaires avec chaque chef de projet, les aider à établir leurs priorités et agir comme une caisse de résonance pour discuter de leurs idées et/ou de tout défi auquel ils peuvent être confrontés.
• Coaching des chefs de projets sur la gestion de projet. Discuter régulièrement avec les chefs de projets de la manière dont ils gèrent leur projets, afin de : a) Garantir de bonnes pratiques dans la gestion de projets et la gestion efficace des budgets en utilisant les outils que l'IRC a développés spécifiquement à cet effet; b) Identifier les défis dans la mise et trouver des solutions adéquates ; c) Collaborer étroitement avec les supports(logistique, finance, administration) pour anticiper et résoudre tous les points de blocage dans la mise en œuvre des projets; d) Mettre à jour les outils de gestion de projet afin de garantir une bonne utilisation des ressources.
• Suivi des performances et formation. Veiller à ce que tous les chefs de projets se fixent des objectifs ambitieux mais réalistes au début de chaque année fiscale et leur fournir une évaluation de performance approfondie et enrichissante à la fin de l'année. Facilitez la formation et les possibilités d'apprentissage des chefs de projets conformément à leurs objectifs de
• Recrutement. En collaboration avec la DDP, les coordinateurs terrains et techniques, gérer le recrutement des chefs de projets en cas de besoin.
• Montrer l'exemple. Contribuer à promouvoir une culture de leadership ambitieux, responsable et engagé parmi les chefs de projets et les autres responsables de programme. Soutenir le personnel du programme par une communication fréquente et une attention particulière à la prise en charge, au mentorat et au développement du personnel. Créer et maintenir un environnement de travail fondé sur le respect mutuel, où les membres de l'équipe s'efforcent d'atteindre l'excellence.
  

Soutien au plan d'action stratégique et aux initiatives stratégiques

• Plan d'action stratégique (SAP). Avec l'appui du DDP, se familiariser avec le SAP de l'IRC Niger, et rappeler et promouvoir son contenu auprès des Coordinateurs Techniques le cas échéant.
• Collaboration avec MEAL. Maintenir une bonne collaboration avec le coordinateur MEAL pour : a) assurer un soutien transversal de S&E à tous les programmes ; b) utiliser les informations de feedback des bénéficiaires produites par l'équipe MEAL (y compris les Enquêtes de Réactivité des Clients) pour introduire des améliorations dans la mise en œuvre du programme, et c) fournir des idées pour l'apprentissage programmatique au DDP et au coordinateur MEAL.
• Collaboration avec le Spécialiste Cash. Maintenir une bonne collaboration avec le Spécialiste Cash pour assurer un soutien transversal à tous les programmes, de sorte que nos interventions en transferts monétaires continuent de croître en portée et en qualité.
• Collaboration avec le service Subventions et Partenariat. Maintenir une bonne collaboration avec l'équipe Subventions et Partenariats pour promouvoir et suivre une bonne collaboration avec nos partenaires ; participer aux réunions clés de PEERS avec les partenaires stratégiques.
• Autre. Soutenir le DDP dans la promotion et la mise en œuvre d'autres aspects du SAP de l'IRC Niger, selon les besoins.