Coordinateur /trice Senior Finance

Le Comité international de secours (IRC) répond aux pires crises humanitaires dans le monde et aide les gens à survivre et à reconstruire leur vie. Fondé en 1933 à la demande d'Albert Einstein, IRC offre des soins vitaux et une assistance qui change la vie des populations contraints de fuir la guerre ou une catastrophe. À l'œuvre aujourd'hui dans plus de 40 pays et 22 villes américaines, nous rétablissons la sécurité, la dignité et l'espoir de millions de personnes déracinées qui luttent pour survivre. Le IRC montre la voie du retour à la maison.

IRC a ouvert son bureau au Burundi en 1996, afin de répondre aux besoins urgents des personnes déplacées.

Basé à Bujumbura avec des antennes provinciales à Muyinga, Ruyigi et Gitega, l'IRC est l'une des plus grandes ONG au Burundi. Son objectif est de fournir une aide d'urgence, des services de développement et de réintégration post-conflit, d'œuvrer à la protection des droits de l'homme et de défendre les personnes déracinées ou affectées par des conflits violents et l'oppression.

Avec la fin de la guerre civile au Burundi en 2006 et le retour des réfugiés burundais qui en a résulté, l'IRC a fait un premier pas vers des programmes de reconstruction post-conflit. Aujourd'hui, l'IRC Burundi dispose d'un programme dynamique comprenant la prévention et la réponse aux violences basées sur le genre, la protection de l'enfance, l'accès aux droits et à la bonne gouvernance, le relèvement économique, l'eau, l'hygiène et l'assainissement.

APERÇU DU POSTE:

Le/La Coordinateur/trice Senior Finance assiste le Directeur Adjoint des Finances (DDF) dans la gestion du département financier, incluant le contrôle interne, la conformité et le contrôle, la formation et la gestion du personnel, l’audit et la conformité, la budgétisation, etc. Ce poste est stratégique pour assurer la solidité financière et la conformité des opérations de l’IRC au Burundi

RESPONSABILITÉS :

Conformité et Contrôle

• Veiller à ce que toutes les politiques et procédures soient conformes aux exigences de l’IRC et des donateurs ;
• Conseiller le DDF pour établir et renforcer les procédures financières du pays ;
• Coordonner les activités et les calendriers du service financier pour répondre aux exigences et aux délais de reporting financier spécifiés par le siège et les donateurs ;
• Travailler en étroite collaboration avec le coordinateur des subventions et les programmes pour garantir que la gestion des partenaires est conforme au manuel des PEER ;
• Fournir à la direction du pays et au personnel du programme des rapports mensuels sur les dépenses réelles par rapport au budget et une analyse de toutes les subventions et fonds non affectés ;
• Veiller à ce que les rapprochements mensuels des bilans soient effectués en temps opportun et que ces rapprochements finaux et balances de vérification soient examinés avec le DDF ;
• Surveiller de près toutes les activités financières et tenir le DDF informé de toutes les situations susceptibles d’avoir un impact négatif sur les contrôles internes ou la performance financière ;
• Préparer et diriger la préparation des rapports financiers des donateurs en ce qui concerne les exigences comptables, juridiques et contractuelles et assurer l’examen de ces rapports par le DDF et le contrôleur régional avant leur soumission ;
• Développer, planifier et exécuter ou superviser l’achèvement des audits de contrôle interne du pays et lancer les actions nécessaires pour corriger les faiblesses du contrôle interne ;
• Faciliter et coordonner les audits externes, internes, des donateurs ou du gouvernement ;
• Superviser la protection des actifs du pays (trésorerie, stocks, NEP) par l’application de politiques et procédures de contrôle interne et de contrôles ponctuels ;
• Maintenir une connaissance actuelle des exigences du gouvernement local liées aux questions financières et garantir le respect des réglementations fiscales et autres exigences légales via la paie et tous les autres paiements ;
• Servir de liaison secondaire avec l’IRC NY après le DDF pour toutes les questions de finance, de comptabilité, de gestion du budget des subventions et de gestion de trésorerie.

Comptes à Payer

• Examiner les demandes d’achats pour garantir l’exactitude du codage et la disponibilité des fonds ;
• Examiner l’analyse des offres et d’autres documents d’approvisionnement pour assurer la conformité aux politiques et procédures de l’IRC ainsi qu’aux réglementations des donateurs ;
• Examiner les demandes de paiement pour garantir l’adéquation des pièces justificatives et le respect des politiques et procédures de l’IRC ;
• Examiner les autorisations de voyage et les avances pour garantir le respect des politiques et procédures de l’IRC.

Audits et Conformité

• Soutenir le DDF dans la préparation des activités d’audit interne et externe ;
• Examiner régulièrement la portée des travaux d’audit et les contrôles internes pour assurer le respect des procédures établies ;
• Préparer des rapports et des analyses pour examen par le DDF, identifiant les problèmes clés et fournissant des recommandations pour améliorer les processus ou procédures de contrôle interne ;
• Tenir à jour des fichiers électroniques complets pour toutes les informations sur les subventions et tous les dossiers pertinents, garantissant l’accès aux équipes des programmes et aux partenaires du consortium ;
• En collaboration avec le Finance Manager Partnership, distribuer et partager avec toutes les organisations partenaires toute la documentation relative à leurs programmes spécifiques ;
• Distribuer et partager toutes les politiques et procédures avec tout le personnel et s’assurer que toutes les transactions financières sont strictement suivies ;
• Veiller à ce que tous les documents justificatifs appropriés et pertinents soient bien conservés et accessibles pour l’audit.

Formation et gestion du personnel

• Élaborer et mettre en œuvre un programme de formation pour le personnel financier et non-financier international et national du pays ;
• Maintenir à jour les descriptions de poste pour tous les membres de l’équipe financière ;
• Veiller à ce que des évaluations de performance complètes et constructives soient effectuées en temps opportun et faciliter la discussion sur les performances et les options de carrière avec tout le personnel financier du pays ;
• Superviser la formation et le soutien technique au personnel du programme de pays, de la logistique et du personnel administratif pour améliorer les compétences dans les domaines de la comptabilité, du reporting et du contrôle interne.

Trésorerie

• Examiner les contrôles internes et les processus de décaissement pour assurer une bonne gestion de la trésorerie et des comptes bancaires ;
• Examiner les mesures de protection pour les espèces et les chèques conservés au bureau ; assurer un accès contrôlé, une sécurité et une sûreté ;
• Veiller à ce que les fonds reçus soient enregistrés avec précision ;
• Effectuer des décomptes de trésorerie et des rapprochements bihebdomadaires et mensuels ; régler les éventuelles différences ;
• Examiner les projections de trésorerie soumises par le bureau de terrain et assurer le transfert de fonds en temps opportun vers le terrain ;
• Superviser toutes les relations bancaires et les activités des comptes bancaires du bureau de pays, y compris la négociation des frais, des intérêts et des taux de change ;
• Établir des politiques nationales concernant les limites de détention de liquidités, les mouvements de trésorerie et les avoirs en devises ;
• Superviser la préparation, l’examen et l’approbation en temps opportun de tous les rapprochements mensuels de comptes bancaires et de trésorerie pour tous les sites et informer immédiatement le DDF de toute différence ;
• Établir les politiques nationales sur les paiements anticipés, les conditions de crédit et l’utilisation des instruments de paiement bancaire ;
• Concevoir, mettre en œuvre et surveiller les systèmes, les procédures et les rapports nécessaires pour maintenir sur une base actuelle des prévisions précises des besoins de trésorerie pour faire face aux dépenses futures ;
• Conseiller le DDF sur les demandes de transfert de fonds vers New York et garantir que les demandes de transfert de fonds des bureaux extérieurs sont effectuées à temps ;
• Assurer l’élaboration et la mise en œuvre d’un plan visant à minimiser l’exposition du pays aux gains et aux pertes de change ;
• Assister le DDF dans la supervision et le recouvrement des créances contractuelles et autres .

Budget

• Examiner les contrôles internes et les processus de décaissement pour assurer une bonne gestion de la trésorerie et des comptes bancaires ;
• Examiner les mesures de protection pour les espèces et les chèques conservés au bureau ; assurer un accès contrôlé, une sécurité et une sûreté ;
• Veiller à ce que les fonds reçus soient enregistrés avec précision ;
• Effectuer des décomptes de trésorerie et des rapprochements bihebdomadaires et mensuels ; régler les éventuelles différences ;
• Examiner les projections de trésorerie soumises par le bureau de terrain et assurer le transfert de fonds en temps opportun vers le terrain ;
• Superviser toutes les relations bancaires et les activités des comptes bancaires du bureau de pays, y compris la négociation des frais, des intérêts et des taux de change ;
• Établir des politiques nationales concernant les limites de détention de liquidités, les mouvements de trésorerie et les avoirs en devises ;
• Superviser la préparation, l’examen et l’approbation en temps opportun de tous les rapprochements mensuels de comptes bancaires et de trésorerie pour tous les sites et informer immédiatement le DDF de toute différence ;
• Établir les politiques nationales sur les paiements anticipés, les conditions de crédit et l’utilisation des instruments de paiement bancaire ;
• Concevoir, mettre en œuvre et surveiller les systèmes, les procédures et les rapports nécessaires pour maintenir sur une base actuelle des prévisions précises des besoins de trésorerie pour faire face aux dépenses futures ;
• Conseiller le DDF sur les demandes de transfert de fonds vers New York et garantir que les demandes de transfert de fonds des bureaux extérieurs sont effectuées à temps ;
• Assurer l’élaboration et la mise en œuvre d’un plan visant à minimiser l’exposition du pays aux gains et aux pertes de change ;
• Assister le DDF dans la supervision et le recouvrement des créances contractuelles et autres ;
• Examiner mensuellement les résultats réels par rapport au budget pour garantir une utilisation maximale des montants budgétisés et fournir des recommandations de réalignements si nécessaire ;
• Assurer la surveillance des dépenses actives de subventions par rapport au budget pour garantir que les dépenses sont conformes aux objectifs et que les écarts/reclassements sont minimisés ;
• Préparer ou examiner les journaux d’ajustement pour corriger les erreurs de codage, les reclassements, etc ;
• Participer aux réunions d’ouverture/d’examen des subventions et aux réunions mensuelles d’examen du BVA ;
• Effectuer le suivi et fournir des commentaires au personnel des opérations et du programme sur les points d’action des réunions PCM précédentes et proposer des journaux d’ajustement requis pour tous les rapports BVA et financiers conformément aux réglementations des donateurs ;
• S’assurer que les prévisions sont mises à jour pour les subventions et préparer une analyse avec les chiffres réels pour montrer l’écart et les domaines d’amélioration.

1.Rapports des donateurs

• Examiner mensuellement les résultats réels par rapport au budget pour garantir une utilisation maximale des montants budgétisés et fournir des recommandations de réalignements si nécessaire ;
• Assurer la surveillance des dépenses actives de subventions par rapport au budget pour garantir que les dépenses sont conformes aux objectifs et que les écarts/reclassements sont minimisés ;
• Préparer ou examiner les journaux d’ajustement pour corriger les erreurs de codage, les reclassements, etc ;
• Participer aux réunions d’ouverture/d’examen des subventions et aux réunions mensuelles d’examen du BVA ;
• Effectuer le suivi et fournir des commentaires au personnel des opérations et du programme sur les points d’action des réunions PCM précédentes et proposer des journaux d’ajustement requis pour tous les rapports BVA et financiers conformément aux réglementations des donateurs. ;
• S’assurer que les prévisions sont mises à jour pour les subventions et préparer une analyse avec les chiffres réels pour montrer l’écart et les domaines d’amélioration.

2.Autres tâches

• Contribuer au bon fonctionnement global du service des Finances en assumant toute autre tâche assignée par le superviseur ;
• Contribuer à l'amélioration globale du système financier et comptable de l'IRC Burundi en fournissant des recommandations au superviseur pour examen sur les domaines spécifiques qui pourraient être améliorés;
• Planifier et coordonner les réunions financières hebdomadaires, y compris les finances sur le terrain, et diffuser les procès-verbaux et les actions auprès du personnel financier ;
• Fournir un soutien aux défis et l'assistance nécessaire pour gérer la tâche hebdomadaire du service financier à partir des réunions ;
• Coordonne la communication entre les subventions IRC, le programme et les sous-bénéficiaires ;
• En collaboration avec l'unité de subvention/le chef de projet, organiser une réunion régulière de coordination des partenaires ;
• Documenter et partager les procès-verbaux des réunions de coordination des partenaires, assurer le suivi avec les partenaires des points d'action convenus lors de la réunion de coordination ;
• Travailler et maintenir une communication régulière avec les coordinateurs sectoriels pour l'intégration du programme à travers la mise en œuvre de projets impliquant des partenaires ;
• Contribuer au travail d’équipe et au jeu d’équipe ;
• Effectuer toute autre tâche demandée par la DDF ;
• Intervenez pour couvrir l’une des taches de DDF .