Assistant(e) Gestion de Service/Voyage GS5 a Bangui

RESPONSABILITÉS: (pas tout compris, ni exhaustif):

• Traiter les voyages locaux du personnel du bureau de pays et des sous-bureaux; gérer et coordonner tous les aspects des déplacements locaux du personnel, en veillant au respect des politiques et procédures organisationnelles. Fournir un soutien rapide et précis aux déplacements du personnel.
• Traiter les demandes de voyage locales liées à United Nations Humanitarian Air Support (UNHAS); faciliter et gérer les demandes de déplacements sur le soutien UNHAS en veillant à ce que tous les documents nécessaires soient complets et soumis en temps opportun.
•  Traiter les demandes de somme mensuelle de subsistance (MSLS) pour les consultants internationaux via le système de voyage en veillant au respect des directives internes et à une exécution rapide.
• Soutenir le responsable administration ou l'expert en voyages dans le renforcement des capacités des points focaux voyages dans le pays et les sous-bureaux; en s'assurant qu'ils sont bien équipés pour gérer les requêtes et les processus liés aux voyages.
• Traiter les voyages internationaux lorsque le point focal principal des voyages n'est pas disponible, en assurant la continuité des opérations.
•  Traiter les demandes de voyage de repos et de récupération (R&R) de tout le personnel international, en l'absence du point focal principal, en veillant à ce que toutes les procédures soient suivies avec précision.
• Gérer et faciliter le traitement du fret UNHAS, en garantissant le respect des réglementations et la livraison rapide des marchandises.
• S'assure que l'indemnité journalière de subsistance (DSA) et les dépenses terminales sont correctement établies conformément aux politiques de voyage du PAM et que toutes les dépenses liées aux voyages et les détails des déplacements sont correctement soumis au service financier pour traitement, en maintenant une communication claire pour éviter les retards.
• Fournir un soutien administration supplémentaire selon les besoins, en faisant preuve de flexibilité et de réactivité aux besoins de l'organisation.
• Surveille les demandes de voyage en suspens via les rapports du système et envoie des rappels aux parties responsables de l'action.
• Soutenir l'unité des services de gestion et voyager avec toute autre tâche assignée

Dans l'exercice de ses fonctions, le titulaire du poste doit travailler sous une supervision minimale tout en démontrant les éléments suivants. Contribuer et mettre en œuvre les plans nationaux/régionaux du PAM, y compris les processus administratifs, alignés sur les stratégies et politiques régionales et plus larges du PAM afin de faciliter un service administratif efficace et efficient.

 CAPACITÉS ORGANISATIONNELLES DE BASE DES 4P

But

• Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Aide les coéquipiers à articuler les objectifs stratégiques du PAM.
• Être une force de changement positif : Suggérer des améliorations potentielles aux processus de travail de l'équipe au superviseur.
• Rendre la mission inspirante pour notre équipe: Expliquer à ses coéquipiers l'impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires.
• Rendre notre mission visible dans les actions quotidiennes : Articule comment les responsabilités de notre unité serviront la mission du PAM.

Gens

• Cherchez des moyens de renforcer les compétences des gens: Forme les coéquipiers juniors sur de nouvelles compétences et capacités.
• Créer une culture inclusive: Cherche des occasions de travailler avec des personnes d'horizons différents.
• Être un coach et fournir une rétroaction constructive: Servir de coach par les pairs pour ses collègues dans le même domaine de travail.
• Créer un esprit « je vais »/« nous allons »: Suivre les progrès vers l'atteinte des objectifs et partager cette information sur une base régulière avec le superviseur.

Performance

• Encourager l'innovation et les solutions créatives : Explorer des moyens d'être constamment plus efficace et précis dans ses propres domaines de travail et partager de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues.
• Se concentrer sur l'obtention de résultats : Se concentre sur l'obtention de résultats et suit les tendances des taux d'achèvement de ses propres tâches afin d'identifier les opportunités d'efficacité.
• Prendre des engagements et les respecter: Assumer la responsabilité de ses propres tâches et aviser le superviseur dès que possible des retards potentiels dans le respect des délais ou des engagements.
• Être décisif : Décider de manière indépendante des mesures à prendre lorsqu'il est confronté à des choix critiques sur le lieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain.

Association

• Établir des liens et partager entre les unités du PAM: Suggérer au superviseur des possibilités de partenariat avec d'autres unités.
• Établir de solides partenariats externes: Identifier les possibilités de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain en vue d'atteindre des objectifs communs.
• Faire preuve d'agilité politique et d'adaptabilité : Développer une compréhension de la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et objectifs de l'équipe.
• Être clair sur la valeur que le PAM apporte aux partenariats : Aligne ses propres activités sur les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes.

CAPACITÉS FONCTIONNELLES:

Capacité Nom Description du comportement attendu pour le niveau de compétence Services de soutien aux entreprises et rapports:

Démontre la capacité de convertir les plans d'affaires en actions claires pour les membres de l'équipe afin de soutenir la mise en œuvre du programme. Collecte et rapporte des données pour en tirer des informations factuelles. Démontre une  connaissance de base des contrôles internes, de la gestion des risques et des mécanismes de surveillance et de leur applicabilité aux activités critiques immédiates du client. Suivre les tendances en matière de personnel et d'utilisation des ressources afin d'anticiper et de signaler les problèmes potentiels aux responsables de programme et aux principaux clients.

Connaissance spécialisée dans les services administratifs:

Démontre une connaissance large ou spécialisée des meilleures pratiques, techniques et processus d'administration, et une bonne compréhension des normes, des processus et de l'infrastructure du PAM dans le domaine de responsabilité ; applique cela pour assurer la fourniture de services administratifs efficaces et efficients. Surveiller et superviser le travail administratif en fonction des normes et des protocoles établis pour l'excellence du service. S'assurer que les problèmes des clients sont identifiés et résolus.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE REQUISES:

Éducation:

• Diplôme d'études secondaires et formation en finance, administration ou gestion de bases de données.

Expérience :

• Au moins cinq ans d'expérience professionnelle dans le domaine concerné avec une gestion efficace des actions pour planifier, coordonner et prioriser plusieurs tâches.
• Expérience professionnelle dans la rédaction de rapports analytiques et la présentation des faits avec une bonne maîtrise de la langue française.
• Une experience dans une agence des Nations Unies dans un poste similaire serait un atout.

Connaissances et compétences :

• A démontré une bonne compréhension des normes opérationnelles administratives des Nations Unies liées à la gestion des voyages.
• Compréhension approfondie, bonne connaissance pratique et expérience professionnelle de WINGS II et MS Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook). Une capacité particulièrement forte à travailler avec Microsoft Excel et Access (système de gestion de base de données relationnelle) est requise.
• Bonnes connaissances et expérience professionnelle en effectuant les tâches administratives liées à la gestion des voyages.

Langues :

• Connaissances de travail (compétence/niveau C) de Français. Connaissance de l'anglais et langue locale du lieu d’affectation sera un avantage supplémentaire