Assistant/e de Bureau (Protocole)

OVERVIEW

Post Number : PAX 339

Grade : G-3

Parent Sector : Priority Africa and External Relations Sector (PAX)

Duty Station: Paris

Job Family: General Administrative Support

Type of contract : Fixed Term

Duration of contract : 2 years, renewable

Recruitment open to : Internal and external candidates

Application Deadline (Midnight Paris Time) : 18-NOV-2024

UNESCO Core Values: Commitment to the Organization, Integrity, Respect for Diversity, Professionalism

(Seuls les candidats ayant le droit de travailler en France peuvent postuler à ce poste).

OVERVIEW OF THE FUNCTIONS OF THE POST

Au sein du Secteur de la Priorité Afrique et des Relations extérieures (PAX), l'Unité du Protocole est chargée de veiller au respect des règles protocolaires appliquées à l'UNESCO et à la mise en oeuvre de l'Accord de Siège relatif aux immunités et privilèges diplomatiques.

Sous l'autorité du Sous-Directeur général pour la Priorité Afrique et les Relations extérieures (ADG/PAX), et la supervision du Chef du Protocole, l'Assistant/e de Bureau (Protocole) apportera un soutien administratif au personnel de l'Organisation et aux membres des délégations permanentes accréditées auprès de l'UNESCO, notamment en matière d'obtention de visa et de titres de séjour spéciaux.

Long Description

L'Assistant/e de Bureau (Protocole) sera chargé/e d'effectuer les tâches suivantes :

• Constituer soigneusement, déposer les demandes de visas et obtenir les visas requis auprès des autorités concernées (ambassades, consulats) pour les déplacements officiels de la Directrice générale, des membres du Secrétariat et leurs ayants droit, les consultants en mission près des Etats membres.
• Fournir aux membres du Secrétariat qui en font la demande tous les renseignements administratifs relatifs à leurs déplacements officiels
• Vérifier/examiner, lorsqu'il y a lieu, avec les responsables des ambassades et consulats, les dossiers de demandes de visas officiels, et les compléter le cas échéant.
• S'assurer de la disponibilité des visas de la Directrice générale et des membres du Secrétariat avant le voyage.
• Déposer auprès du Ministère français des Affaires étrangères (MAE) les dossiers de demande d'établissement et de renouvellement des cartes spéciales des membres du personnel de l'UNESCO et des délégations permanentes, et récupérer le courrier destiné à l'Organisation.
• Assurer l'enregistrement, la distribution des cartes spéciales établies par le MAE aux membres des délégations permanentes et au personnel de l'Organisation.
• Tenir à jour les systèmes de classement et de référence de l'Unité du Protocole et assurer l'archivage électronique et papier des dossiers du Protocole.
• Conduire le véhicule de l'Unité du Protocole pour les déplacements susmentionnés selon les normes de sécurité en vigueur et les règles de la circulation, assurer la propreté du véhicule et vérifier son état de fonctionnement à tout moment.

COMPETENCIES (Core / Managerial)

-

REQUIRED QUALIFICATIONS

Formation

• Enseignement secondaire, technique ou professionnel complété.
• Permis de conduire B valide, de plus de 5 ans.

Expérience professionnelle

• Au moins deux (2) années d'expérience professionnelle pertinente au sein d’une organisation internationale ou d’une mission diplomatique, et/ou dans des domaines connexes.

Long Description

Aptitudes & Compétences

• Bonne présentation et sens du relationnel.
• Rapidité d'exécution, ponctualité, tact, discrétion, courtoisie.
• Sens de la confidentialité et de l'intégrité professionnelle.
• Capacité d'organisation et de coordination.
• Connaissance de la ville de Paris et de la région parisienne.
• Utilisation de navigateurs GPS afin d'anticiper les durées de trajets et les problèmes d'itinéraires lors des rendez-vous de visas en ambassades et consulats.
• Maîtrise des outils informatiques Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, etc) : Utilisation du courrier électronique pour recevoir et transmettre des communications; Utilisation d'un système informatisé pour la recherche d'informations; Saisie informatique des données contenues dans les dossiers; Tenue d'un agenda électronique afin d'assurer la ponctualité et le suivi des rendez-vous de visas près des ambassades et consulats.
• Capacité à travailler efficacement dans des délais serrés et flexibilité pour ajuster les horaires de travail.

Langues

• Excellente connaissance du français ou de l'anglais et bonne connaissance de l'autre langue.

DESIRABLE QUALIFICATIONS

Education

• Formation/certification spécialisée en administration, secrétariat et/ou gestion de bureau ou domaine connexe.

Expérience professionnelle

• Expérience dans un environnement international.

Aptitudes & Compétences

• Familiarité avec le travail et le fonctionnement général des organisations internationales et/ou du système des Nations Unies.
• Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel.

Langues

• Connaissance d'une autre langue officielle de l'UNESCO (arabe, chinois, espagnol ou russe).

BENEFITS AND ENTITLEMENTS

UNESCO’s salaries consist of a basic salary and other benefits which may include if applicable: 30 days annual leave, family allowance, medical insurance, pension plan etc.

The approximate annual starting salary for this post is 35 529 Euros.

For full information on benefits and entitlements, please consult our Guide to Staff Benefits.

SELECTION AND RECRUITMENT PROCESS

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