Assistant(e) Administratif(ve)

NOTE: Cet avis de vacance de poste vise à pourvoir plusieurs postes d'Assistant(e) Administratif(ve).

OBJECTIVES OF THE PROGRAMME

Le programme d’action stratégique du groupe organique Couverture sanitaire universelle/Maladies transmissibles et non transmissibles (UHC/UCN) consiste à alléger la charge de morbidité dans la Région africaine de l’OMS, en encadrant le programme de lutte contre les maladies en Afrique et en mettant à contribution des analyses plus fines pour éclairer les investissements stratégiques et les interventions ciblées de lutte contre les maladies. Cette démarche est sous-tendue par les principes directeurs d’une approche sociétale, centrée sur les personnes et intégrée de lutte contre les maladies. L’approche sociétale de lutte contre les maladies s’articule notamment autour de piliers comme : a) la mise en œuvre cohérente d’une triple riposte, notamment technique par la mise en œuvre de cadres normatifs propres aux maladies, la promotion d’interventions mixtes et la distribution de produits médicaux ; au niveau des systèmes de santé par le renforcement des capacités des systèmes de prestation de services de district en matière de cartographie et de classification des maladies, l’adaptation des interventions et la planification sectorielle et sous-sectorielle ; et multisectorielle en agissant sur les déterminants socioéconomiques et environnementaux des maladies grâce à la mobilisation des secteurs non sanitaires, des communautés et des parties prenantes ; b) le partenariat entre secteurs public et privé, et entre le secteur de la santé et les secteurs non sanitaires ; et c) la participation des communautés dans les zones à haut risque ciblées, en mettant l’accent sur la gestion des déterminants des maladies, la création d’une demande de services de santé et la reddition de comptes par les responsables locaux de la santé.
Les objectifs spécifiques du groupe organique UCN sont les suivants : i) assurer le leadership en matière de coordination, de partenariat et de mobilisation des ressources pour la lutte contre les maladies ; ii) contribuer à la mise au point de produits, de services et d’outils techniques de lutte contre les maladies de l’OMS, ce qui passe par l’adoption de nouvelles technologies et innovations ; iii) soutenir la production et l’emploi d’informations stratégiques pour l’action et la prise de décisions, ce qui englobe l’optimisation des investissements ; et iv) fournir ou faciliter la fourniture d’un appui technique dans le déploiement des produits et services techniques de l’OMS et le renforcement des capacités institutionnelles, notamment l’accompagnement des programmes nationaux de lutte contre les maladies et l’appui aux autorités de réglementation.

DESCRIPTION OF DUTIES

Sous la direction générale du responsable de programme et d’administration au sein du Groupe Organique UCN et en collaboration avec les différentes unités du Groupe Organique ainsi qu’avec les autres services/départements de l’OMS, le ou la titulaire du poste s’acquitte des tâches décrites ci-après.

1. Initier les projets de correspondances sur orientation des Chefs de programmes ou les techniciens en charge du travail, les finaliser conformément aux styles de l'OMS et du département et vérifier la langue, la grammaire et l'exactitude avant soumission pour approbation et signature;

2. Organiser la préparation administrative des réunions internes et externes, y compris la préparation des plans d'activités, les lettres d'invitation, les estimations de coûts et les demandes de voyage ; aider à la préparation des documents ; envoi de matériel et assurer la liaison avec les participants et les autres personnes impliquées ;

3. Coordonner l’impression des présentations et autres documents requis pour le bon déroulement de l’activité/évènement planifié ;

4. Analyser les correspondances et les requêtes reçues, mettre en évidence les documents entrants et joindre des informations pouvant servir de background et identifier les domaines nécessitant une action par les Chefs de programmes, en attirant leur attention sur des points importants.

5. Planifier les réunions des Administrateurs de programmes, selon les horaires et les besoins ; prendre les comptes rendus des réunions et faire le suivi des points nécessitant une prise d’action afin d'assurer une réponse rapide aux requêtes de l'OMS ;

6. Obtenir des documents d'information pour les réunions, séminaires, ateliers, etc. auxquels prennent part les techniciens du programme, vérifier leur disponibilité et s'assurer qu'ils ont les dossiers d'information et documents appropriés ;

7. Utiliser des outils de suivi appropriés, faire le suivi et veiller à ce que les dates butoir et les échéances des évènements sont respectées, et que les correspondances et les requêtes sont analysées et traitées dans les meilleurs délais ;

8. Préparer les demandes des voyages officiels, les réservations d’avion et d’hôtel, préparer les dossiers de voyage et traiter d'autres questions connexes, sur demande ;

9. S’acquitter d’autres tâches administratives connexes selon les besoins ou les instructions, y compris un soutien aux autres programmes.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

Essential: Avoir un diplôme de fin d'études secondaires ou un équivalent technique ou commercial
Désirable: Avoir une formation universitaire en Administration ou Secrétariat bureautique ou tout autre domaine relatif à la Gestion.

Expérience

Essential : Cinq (5) années d’expérience professionnelle, dont deux à trois dans le domaine de l’Administration, Secrétariat ou Gestion.
Désirable : Une expérience dans une institution du système des Nations Unies ou dans une autre organisation internationale ou multilatérale serait un atout.

Skills

Capacité à planifier, à organiser, à suivre les activités initiées et à utiliser les contributions émanant de plusieurs sources; une capacité à exprimer les idées de manière claire et concise, à l’oral comme à l’écrit ; une capacité à réaliser des tâches administratives sans beaucoup de supervision ; une capacité à produire des correspondances claires et concises et une capacité à créer et à entretenir des relations de travail efficaces avec des personnes de nationalités et de cultures différentes.

WHO Competencies

Favoriser l’intégration et le travail d’équipe
Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles
Communiquer de manière crédible et efficace
Produire des résultats

Use of Language Skills

Essential: Niveau expert en Français.
Desirable: Niveau intermédiaire en Anglais.

REMUNERATION

L'OMS offre au personnel de la catégorie des Services généraux un package de rémunération attrayante, qui pour le poste mentionné comprend un salaire de base net annuel commençant à 8.958.000 XAF (sous réserve des déductions obligatoires pour les cotisations de retraite et l'assurance maladie, le cas échéant) ainsi que 30 jours de congés annuels.

ADDITIONAL INFORMATION

• This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level
• Only candidates under serious consideration will be contacted.
• A written test and/or an asynchronous video assessment may be used as a form of screening.
• In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.
• According to article 101, paragraph 3, of the Charter of the United Nations, the paramount consideration in the employment of the staff is the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity. Due regard will be paid to the importance of recruiting the staff on as wide a geographical basis as possible.
• Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.
• The WHO is committed to creating a diverse and inclusive environment of mutual respect. The WHO recruits and employs staff regardless of disability status, sex, gender identity, sexual orientation, language, race, marital status, religious, cultural, ethnic and socio-economic backgrounds, or any other personal characteristics.
The WHO is committed to achieving gender parity and geographical diversity in its staff. Women, persons with disabilities, and nationals of unrepresented and underrepresented Member States (https://www.who.int/careers/diversity-equity-and-inclusion) are strongly encouraged to apply.
Persons with disabilities can request reasonable accommodations to enable participation in the recruitment process. Requests for reasonable accommodation should be sent through an email to reasonableaccommodation@who.int
• An impeccable record for integrity and professional ethical standards is essential. WHO prides itself on a workforce that adheres to the highest ethical and professional standards and that is committed to put the WHO Values Charter into practice.
• WHO has zero tolerance towards sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment and other types of abusive conduct (i.e., discrimination, abuse of authority and harassment). All members of the WHO workforce have a role to play in promoting a safe and respectful workplace and should report to WHO any actual or suspected cases of SEA, sexual harassment and other types of abusive conduct. To ensure that individuals with a substantiated history of SEA, sexual harassment or other types of abusive conduct are not hired by the Organization, WHO will conduct a background verification of final candidates.
• WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.
• For information on WHO's operations please visit: http://www.who.int.
• WHO also offers wide range of benefits to staff, including parental leave and attractive flexible work arrangements to help promote a healthy work-life balance and to allow all staff members to express and develop their talents fully.
• The statutory retirement age for staff appointments is 65 years. For external applicants, only those who are expected to complete the term of appointment will normally be considered.
• Please note that WHO's contracts are conditional on members of the workforce confirming that they are vaccinated as required by WHO before undertaking a WHO assignment, except where a medical condition does not allow such vaccination, as certified by the WHO Staff Health and Wellbeing Services (SHW). The successful candidate will be asked to provide relevant evidence related to this condition. A copy of the updated vaccination card must be shared with WHO medical service in the medical clearance process. Please note that certain countries require proof of specific vaccinations for entry or exit. For example, official proof /certification of yellow fever vaccination is required to enter many countries. Country-specific vaccine recommendations can be found on the WHO international travel and Staff Health and Wellbeing website. For vaccination-related queries please directly contact SHW directly at shws@who.int.
• This post is subject to local recruitment and will be filled by persons recruited in the local commuting area of the duty station.
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