COORDINATEUR OU COORDINATRICE LOGISTIQUE - HAITI- H/F

ALIMA à Haïti 

En Novembre, ALIMA a mené une mission exploratoire en Haïti, afin de mieux comprendre les besoins actuels, plus spécifiquement à Port-au-Prince.Vu la mission d'ALIMA, nous nous somme concentré sur les besoins humanitaires en termes de santé, à travers l'identification des populations les plus vulnérables et des obstacles restreignant l'accès aux services de santé. Ce qui est ressorti de nos évaluations est un besoin criant d’acteurs en santé et donc une forte volonté à intervenir le plus tôt possible en 2024. Un équipe s’est donc rendue en Haïti en Février pour le démarrage des activités.

Lieu de mission : Port-au-Prince (Haïti) avec déplacement réguliers sur les projets

PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ

Niveau 3 : Le ou la titulaire du poste est responsable de l’application du processus de recrutement et pourra être amené·e à faire des visites terrain. Il·Elle pourra donc être en contact avec des enfants ou/et des adultes vulnérables. Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou la présentation d'un certificat de bonne vie et mœurs sera nécessaire. Dans les situations où l’impossibilité de fournir un casier judiciaire ou un certificat de bonne vie et mœurs est constatée, une déclaration sur l’honneur sera demandée. 

LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES

Il·Elle rend compte au Chef ou à la Cheffe de Mission et au référent ou à la référente logistique (référent·e technique) du siège. 

Il·Elle encadre l’ensemble de l’équipe logistique ; et collabore avec toutes les équipes. 

MISSION ET ACTIVITES PRINCIPALES

1.1. Décrit et analyse son activité dans son environnement :

- Compile les données logistiques et les analyse ;

- Participe à la mise en place des outils permettant au desk et aux équipes de participer au suivi de la mission et aux prises de décisions (Outils de gestion logistiques, sitreps, rapports d’activité, rapports de visites, etc…).

1.2. Participe aux discussions sur la conduite du projet et la définition des objectifs :

- Se déplace pour assurer la supervision et le suivi des activités logistiques sur les projets ;

2- Mise en œuvre des programmes

2.1.  Organise et encadre le fonctionnement logistique de la mission 

 - Il/elle contribue à l'évaluation des besoins globaux en RH logistique au niveau de la mission

selon les opérations développées.

- Il/elle contribue au recrutement de logisticiens, superviseurs log mission etc……..

- Il/elle contribue à la responsabilisation et à la formation des logisticiens, éventuellement au

cours des semaines de formation avec le soutien du service logistique.

- Il/elle soutient les missions en définissant les objectifs logistiques assignés à la Logistique et

au suivi de leurs réalisations et mises à jour.

-Il/elle contribue aux briefings et débriefings de tout le personnel logistique expatrié

2.2.  Gestion des activités logistiques et suivi des outils :

-  Mettre à jour les outils de suivi et d’archives de l’historique de la mission ;

- Supervise la gestion des mouvements de la mission

-Il/ elle participe à l’élaboration et au déploiement et au suivi des nouveaux outils au niveau de la mission 

2.3    Organise et contrôle l’approvisionnement et stockages des projets :

- Il/elle s’assure que toutes les commandes internationales et locales, stockage, réception, livraison, transport, etc…

-  Il/elle appui des équipes dans le suivi des procédures et les respects de délai d’approvisionnement

-  Il/elle s’assure de la réalisation et du suivi des plans d’approvisionnement pour tous les projets.

- il /elle travaille en collaboration avec le service des achats, et supervise la qualité et l'adéquation des besoins, le respect des plannings, l’organisation des moyens et le suivi requis.

-Il/elle assure une bonne qualité d'approvisionnement dans le respect des procédures logistiques ALIMA.

- Il/elle s'assure que les outils de logistique et de gestion des approvisionnements sont appliqués dans toutes les missions et effectuer leur analyse régulière (Chronogrammes d’achats et plans d’approvisionnement).

- Il/elle est responsable de la validation technique des moyens logistiques selon les besoins.

- Avec le service des achats, Il/elle soutient les équipes de mission dans le suivi des commandes internationales dans le respect des procédures établies.

- Il/elle assure le suivi de la gestion des actifs au niveau de la mission (véhicules, informatique et communication) équipements, groupes électrogènes, radio HF / VHF, équipement biomédical, etc.)

- Il/elle assure la liaison avec les transitaires pour faciliter le dédouanement de toutes les marchandises importées.

- Il/elle s'assure que la politique d'approvisionnement des pays ALIMA suit la procédure de liste anti‐terroriste américaine.

- Il/elle connecte la mission et l'unité d'approvisionnement MSF via le portail.

- Il/elle s'assure que la politique d'approvisionnement de la mission permet un maximum

d'autonomie au projet.

-Il/elle garant de la qualité et condition des stockages des intrants selon normes au niveau de la mission 

- Il/elle Garantir le respect des procédures de gestion des stocks ALIMA (et bailleurs si nécessaire) ; Assurer un inventaire régulier (mensuel, trimestriel et annuel) des différents biens stockés au niveau de la mission  

-Il/elle centralise et contrôle les inventaires mensuels, trimestriels et annuels

-Il/elle suit et analyse les consommations de nourriture, de carburant et des consommables courants (chlore, produits d’hygiène, kit patient, papeterie, etc..).

-Il/ elle en lien avec le Responsable Approvisionnement, il assure et contrôle la qualité du stockage dans les entrepôts.

-Il/elle s'assure de la bonne gestion du stock au travers des fiches de stock, en mettant en place des outils de contrôle

2.4.   Planifie et assure le suivi des programmes logistiques des divers projets en adéquation avec les besoins médicaux 

-   Etat des lieux, priorités, budget, choix techniques, supervision avancée des projets.

2.5. Organise et encadre le fonctionnement de la logistique de la mission :

-   Réunion avec son équipe, briefing des personnels en visites, appui au log terrain.

2.6.   Garantit l’adéquation des équipements, leur entretien et leur renouvellement :

-  Il/elle dimensionnent les équipements en fonction des besoins opérationnels, procédures, gestion parc, anticipé, planifié, renouveler, met en place un plan des entretiens et maintenances des équipements etc…

- Il/elle assure la sécurité et le suivi des équipements de communication et informatiques de la mission (identification, l’entretien du parc, inventaire et affectation) ; En lien avec les coordinateurs (programmes et support) et l’informaticien, identifier les besoins matériels en informatique de la mission 

-Il/elle assure la qualité internet de la mission  

2.7.   Limite les risques pris par les équipes, en veillant à la présence, la fiabilité et la bonne utilisation des moyens et méthodes utilisés pour la sécurité :

-   Mise à jour guide sécu, Informations, équipements, briefing, formation, etc…

-    S’assurer que toutes les procédures sécu mis en place sont strictement respectées;

-  s’assurer que les procédures de la sécurité passive sont respectées;

Salles d’hibernation et de gestion incident :

• S’assurer que les salles d'hibernation sont identifiées au niveau de la coordination et des terrains et une salle de gestion d’incident critique au niveau de la coordination. Une fiche descriptive existe et connus de tous;

• S’assurer que des malles bouffes existent, sont régulièrement mis à jour et respectent la liste standard existante; 

• S’assurer que ces salles soient équipées conformément aux normes (liste existant)

  Sécu Passive :

• S’assurer que les procédures de la sécurité passive sont respectées au niveau des maisons, des bureaux, de la coordination et des terrains (consulter la liste de ce qu’il faut pour cela)[2] [3] 

Formation :

• Assurer la formation sur les différents outils et procédures (logistique, RT, Chauffeurs, les gardiens, etc.)

•  Formation procédures incendie

2.8.  Assure la gestion financière logistique du programme :

- Elabore le budget logistique et assure les révisés budgétaires en fonction des travaux en cours et planifie les activités à venir ; 

- Garantir la qualité des dossiers d’approvisionnement des différents projets ;

- Veiller l’application des procédures et outils adéquat dans l'exécution de tous les dossiers techniques suivant les procédures ALIMA ;

- Définition des implications logistiques dans les « proposals » (besoin, coût, planning, procédures, dérogation éventuelle) ;

3- Gestion des ressources humaines

3.1.    Composition des équipes :

-   Organise le recrutement du personnel dans son activité (avec l’appui de la Coordination RH) ;

-   Organiser avec les superviseurs le remplacement du personnel absent.

3.2.   Encadrement des équipes :

-  Anime et organise les réunions régulières de son équipe et réalise des comptes rendus de réunion partagé ;

-   Organise la circulation de l’information au sein de son équipe et avec les projets

3.3.   Evaluation et POP :

-   Réalise les entretiens d’évaluation des responsables d’activité dont il a la charge et délègue la réalisation des entretiens d’évaluation des autres personnels suivant les politiques ALIMA ;

-   Identifie les potentiels au sein de son équipe ;

Formation continue :

- Définit les besoins en formation de son équipe en adéquation avec les objectifs du projet ;

- Participe à la formation des membres de son équipe par l’accompagnement dans le travail.

4. Mise en œuvre des mesures de prévention contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles : 

- Participe aux formations et séances de sensibilisation ;

- Applique les standards relatifs à la prévention des abus ;

- S’assure que les membres de son équipe suivent les formations et les séances de sensibilisation et appliquent les standards relatifs à la prévention des abus ;

- Contribue à créer et maintenir un environnement épanouissant et protecteur.

5. Responsabilité environnementale au sein du département logistique et de la mission

- Met en œuvre les moyens pertinents ;

- S’imprègne de la charge environnementale ALIMA pour mener ces activités logistiques.

- Dimensionnement des besoins en énergie, transport, gestion de déchet selon norme environnemental   

- Analyse et collecte le bilan carbone de la mission 

-Il/elle met en œuvre les moyens pertinents en phase avec la politique environnementale : Energie, approvisionnement, transport…... 

-Il/elle garant de la politique de gestion des déchets médicaux dans les structure en respectant les protocoles de destruction. 

-Il/elle met en place la politique de recyclage des huiles de moteur - cartouches d’imprimantes

6. Gestion de la sécurité appliquée au niveau de la mission

- Il/elle Supervise la gestion sécuritaire en lien avec le Chef de Mission (analyse des risques, suivi des mouvements, rédaction des guides, mémo sécu,…). 

- Il/elle Évalue et coordonne la mise en place et le respect des mesures de réduction de risques sur toute la mission : mis à jour des outils, choix des bâtiments, briefing…. 

- Il/elle Limite les risques pris par les équipes, en veillant à la présence, la fiabilité et la bonne utilisation des moyens et méthodes utilisés pour la sécurité (informations, équipements, briefing, formation,).

- Il/elle aide les missions à atténuer les risques pris par les équipes.

- Il/elle contribue à appliquer la politique PAX qui correspond à la liste de l'UE des compagnies aériennes non agréées.

- Il/elle soutient la mission pour la bonne utilisation et la fiabilité de tous les moyens et méthodes utilisés pour but de sécurité et de sûreté.

- Il/elle contribue à la définition et à la mise en œuvre de tous les éléments passifs / actifs des politiques de sécurité et de sûreté (locaux, gestion des déplacements, protection des données, communication, transport aérien de PAX, structures de santé).

- Il/elle contribue, en lien avec le Chef de Mission et le Responsable des Programmes, aux mises à jour et révisions régulières des outils de gestion de la sécurité en mission et partage son

expertise en matière de sécurité et de sûreté.

7. Gestion des travaux des constructions / réhabilitation au niveau de la mission 

-Il/elle dresse le draft de plan des travaux, les cahiers des charges des travaux, les devis estimatif, chronogramme des travaux 

-Il/elle assurer le suivi des chantiers selon cahier des charges, les réceptions provisoires et définitifs des travaux selon cahiers des charges  

-Il/elle assurer la maintenance et réhabilitation des infrastructures   

-Il/elle propose le plan d’amélioration de ses infrastructures selon besoin opérationnel 

-Il/ elle est le garant des choix de la qualité des bâtiments bureaux et maisons au niveau de la mission

8. Gestion wash au niveau de la mission 

-Il/elle assurer la mise en place des activités Wash dans nos structures hospitalières selon le protocole standard  

-Il /elle est garant des normes standards wash/ PCI au niveau de la mission 

-Il/elle assurer une bonne qualité de l’hygiène hospitalier et la lutte anti vectorielle des structures sanitaires, bureaux et maisons

9. Représentation et reporting 

-Il/elle assure une collaboration active et participe activement aux différents clusters wash, log UN et forums inter-ONG, en partageant les compte rendu des réunions au sein de la coordination et avec le Desk si pertinent.

-Il/elle participe au MINI MAP & MAP 

- Il/elle est responsable de l’analyse et des compilations du rapport mensuel et hebdo des ses activités 

- Il/elle est le garant du suivi des packs logistiques sur la mission, de leurs analyses et de leur archivage sur le drive

- Il/ elle assure le reporting de logistique bailleur pour tous les bailleurs et sur tous les projets de la mission.

-Il/elle rédige les rapports des incidents et des rencontres avec les équipes log et projet 

-Il/elle organise les réunions avec son équipe et participe aux réunions de la  coordination et projet

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