Grants Manager (Gerente de Subvenciones)

Alcance del trabajo:

Este puesto será el responsable general de los procesos de subvenciones. Reportando al Coordinador de Subvenciones y Asociaciones, él/ella trabajará en estrecha colaboración con los jefes de sector, finanzas y operaciones en materia de cumplimiento, regulaciones de donantes y presentación de informes.

El Gerente de Subvenciones ayudará en el desarrollo de propuestas de donantes; buscar nuevas oportunidades de donantes, presentar notas conceptuales y nuevas propuestas a diferentes donantes; coordinar informes mensuales, trimestrales y anuales; y ayudar en el diseño de programas, su implementación y su seguimiento y evaluación. Se espera que el Gerente de Subvenciones contribuya a la armonización de la gestión de subvenciones y de los procedimientos y estrategias a nivel nacional para la implementación del programa.

RESPONSABILIDADES:

Planificación de Posicionamiento y Captura (40%):

• Contribuir al desarrollo y apoyar la estrategia de crecimiento del programa del Norte de Centroamérica liderando el desarrollo e implementación de la estrategia de planificación de posicionamiento y captura.
  
• Investigar y analizar las prioridades de los donantes y reunirse con ellos para recopilar información sobre oportunidades de financiación de acuerdo con los objetivos estratégicos del IRC. Elaborar planes de captura en preparación para próximas oportunidades de financiación, incluida la identificación de necesidades de personal.
  
• Apoyar el diseñar y esfuerzos de posicionamiento del IRC en la región.
• En coordinación con el liderazgo regional y el equipo de alta dirección, reunirse con donantes, agencias de la ONU y ONG para explorar posibles asociaciones y construir relaciones, en línea con las prioridades del IRC en la región.
• Coordinar el desarrollo de propuestas de calidad, asegurando una buena colaboración con Programa, M&E, Finanzas, Operación y el Equipo Regional de Apoyo a Programas y Subvenciones.
• Asegurar que el cumplimiento de los donantes se refleje en las propuestas y que las propuestas estén completas conforme a los lineamientos del donante.
• Editar, corregir y formatear las propuestas según los requerimientos del donante.

Gestión y Administración de Subvenciones (30%):

• Revisar los acuerdos de los donantes y coordinar su revisión con la oficina central del IRC correspondiente. Coordinar y apoyar al equipo para adquirir DOA antes de las firmas de subvenciones, según sea necesario.
• Revisar y aprobar los acuerdos de los socios, junto con todos los documentos de debida diligencia conforme a las políticas de asociaciones del IRC (PEERS).
• Garantizar que las subvenciones o contratos del IRC en El Salvador, Honduras y Guatemala estén bien administradas (incluido el mantenimiento de archivos completos de subvenciones) y se implementen de conformidad con las regulaciones pertinentes de los donantes y los procedimientos del IRC.
• Obtenga orientación sobre cumplimiento de la sede central según sea necesario.
• Trabajar con el departamento de operaciones, finanzas y programas para garantizar que se sigan las pautas pertinentes de los donantes para todas las subvenciones.
• Garantizar la presentación de informes de alta calidad, bien redactados y oportunos que cumplan con los requisitos de los donantes y del IRC; que los informes sean coherentes y precisos (informes trimestrales, intermedios o finales); y que el rastreador de informes interno y la información de informes de OTIS estén actualizados.
• Actuar como punto focal para las comunicaciones con las funciones de cumplimiento y administración de subvenciones de la sede central en Nueva York y Londres.

Monitoreo y Evaluación (30%):

• Desempeñar un papel de apoyo y soporte en el diseño y ejecución de reuniones mensuales de seguimiento de subvenciones para garantizar que las subvenciones se implementen de conformidad con el IRC y las regulaciones de los donantes, para garantizar una gestión financiera sólida, para garantizar la apertura y cierre operativos precisos de las subvenciones y para garantizar el seguimiento y evaluación del progreso programático. Apoyar el seguimiento de los puntos de acción de estas reuniones.
• Trabajar en estrecha colaboración con el equipo de M&E para desarrollar y mantener herramientas de seguimiento de evaluación y monitoreo del programa para garantizar que todos los indicadores del sector informen el progreso mensual. Identificar y compartir brechas con los Coordinadores.
• Monitorear y apoyar el uso de herramientas de gestión como Presupuesto vs. Actual (BVA) para el seguimiento preciso y la implementación exitosa de programas y alerta temprana en caso de obstáculos o desafíos.
• Contribuir al desarrollo de planes sólidos de recopilación de datos y de monitoreo y evaluación dentro de cada propuesta, incluidos marcos lógicos e indicadores bien diseñados, y garantizar que los indicadores del proyecto sean monitoreados e informados de manera regular y sistemática.
• Según sea necesario, ayudar al personal de campo a monitorear la implementación de actividades bajo subvenciones y contratos.

Otro:

• Desarrollar la capacidad de gestión de subvenciones del personal de campo facilitando capacitaciones y brindando apoyo de seguimiento personalizado en la redacción de informes, desarrollo de propuestas, gestión presupuestaria, seguimiento de indicadores, herramientas específicas del IRC y otros temas, según sea necesario.
• Realizar visitas de monitoreo a ubicaciones de campo, si los protocolos de seguridad lo permiten.
• Garantizar la gestión de la información de calidad relacionada con las subvenciones supervisando el mantenimiento regular de los archivos de subvenciones, los calendarios de informes y la actualización de la documentación interna del IRC y las herramientas de la Unidad de Subvenciones.
• Asegurar que los datos de OTIS, disco compartido y copia impresa estén actualizados para todas las nuevas propuestas y subvenciones asignadas. Obtener todas las aprobaciones de OTIS para las nuevas propuestas asignadas antes de enviarlas al donante.
• Actuar como custodio de la documentación del conocimiento institucional y de las actividades del programa en coordinación con los supervisores y coordinadores del sector.