Finance Officer

Port-au-Prince

Organization: IRC - International Rescue Committee
Location: Port-au-Prince
Grade: Mid level - Mid level
Occupational Groups:
- Operations and Administrations
- Banking and Finance
Closing Date: Closed

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world’s worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 50 countries and more than 25 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.

Please scroll down to also view in French

The IRC recognizes that people affected by crisis and the actors closest to them are best placed, have the right, and should have the power and resources to respond and drive lasting change. We commit to increasing the share of funding channeled to local actors in emergencies, ask ‘Why not partner?’ whenever we plan programming, and partner as equals.

The IRC worked in Haiti from 2010 through 2016, initially launching an emergency response to the earthquake and later delivering child protection, water and sanitation, health, women’s protection and empowerment, and economic recovery programs in Port-au-Prince and beyond. Even with the closure of its country office in 2016, the IRC has continued to provide operational, technical, and financial support to a small number of Haitian NGO partners, including in response to the 2021 earthquake. Haiti was identified as one of 20 countries at greatest risk of a major new—or significantly worsened—humanitarian crisis over the year ahead in IRC’s 2023 and 2024 Emergency Watchlist given its political instability, gang violence, rising food insecurity, disease outbreaks, and climate shocks that could drive rapid escalation of the humanitarian crisis. In early 2023, IRC re-opened its Haiti operations and scaled up its emergency response with a fully partner-led response in Port-au-Prince and surrounding communities. The focus has been on neighborhoods highly affected by gang violence as well as limited access to healthcare and services for survivors of violence and/or cholera hotspot issues. IRC is also engaging with partners in the Artibonite and Ouest Departments to service unmet needs in those areas.

The IRC Emergency Humanitarian Access Unit (EHAU) led the initial emergency responses and support establishing a country program that can be fully transitioned under the Latin American (LATAM) region.

Scope of work

The Finance Officer performs the day-to-day finance operations. They report to the Deputy Director of Finance in the maintenance and oversight of the accounting operations to ensure that all finance operations are performed following IRC and country office policy and procedures.

Responsibilities

INTEGRA and Month-End Processing

•Prepare Journals and uploads to the system ensuring proper controls are enforced and appropriate systems in place to maintain all required supporting documentation.

•Support closeout and review journals.

•Review of key before loading -financial reports, currency clearing and adjustment journals.

•Ensure weekly and monthly bank reconciliations are performed.

•Review and approve field payments through Integra.

Payments Processing

•Ensure that all payments to the vendors are processed on time through the Integra system

•Ensure that signatories on releasing the online payments and sign on the payment documents

•Incentive Staff Payroll: Coordinate with HR departments in the management of incentive staff payroll and ensure the payments to incentive staff are done on time

•Ensure donor regulations are adhered to for all aspects of the operations

Training & Support

•Assist the Partnership Finance Manager in training on IRC accounting procedures and requirements

•Assist the program staff in finance-related issues and activities.

Bank & Cash Management

•Review weekly cash count and ensure that documentary evidence is duly signed

•Ensure internal control procedures are followed for all cash disbursements, receipts, and transfers

•Maintenance of an accurate and updated cash flow report

•Liaison with vendors to resolve problems of long outstanding payments

•Prepare the bank reconciliation for the field office monthly.

•Work with program staff to help them develop more accurate cash forecasts

Internal Control

•Identify key issues and weaknesses in the system and provide recommendations for improving control processes or procedures.

•Identify procedural or training issues to be addressed to improve the quality of report data.

•Ensure internal controls are adhered to in all areas of operation.

Prepare budgets

•Work with the Partnership Finance Manager to assist program staff in preparing grant budgets to support new proposals or realignments also ensuring adequate coverage of field operating costs.

•Attend Grant Opening, BvA review, and Closing Meetings when nominated to do so and also in the absence of the Finance Manager

•Ensure that all accruals at grant closure are accurate, valid, and promptly liquidated

Other

•Other relevant duties as assigned by supervisor to further IRC programs.

Job Requirements:

Education: Bachelor’s degree in accounting or finance

Work Experience: At least 1–3 years experience in a similar position or responsibilities.

Working Experience with Humanitarian NGOs is an advantage.

Demonstrated Skills and Competencies:

•Genuine interest in and commitment to collaborating with local and national NGOs and government partners in emergency programs.

•Computer literate with significant experience in Excel, and ERP systems will be an added advantage.

•Remains productive when under pressure. Works collaboratively with team members to achieve results.

•Flexibility to continuously re-prioritize

•Ability to create a welcoming and comfortable environment for all staff members.

•Ability to work both independently and as part of a team. Able to respond rapidly to changing environments yet remain productive and focused.

Language Skills: Professional fluency in spoken and written French is required

English: Intermediate/Advanced is preferred.

Working Environment: IRC’s office in Port-au-Prince with local travel to partner project sites as security and access permit.

L'IRC reconnaît que les personnes touchées par une crise et les acteurs qui leur sont les plus proches sont les mieux placés, ont le droit et devraient avoir le pouvoir et les ressources nécessaires pour réagir et provoquer un changement durable. Nous nous engageons à augmenter la part de financement allouée aux acteurs locaux dans les situations d'urgence, nous posons la question "Pourquoi pas un partenariat ?" chaque fois que nous planifions un programme, et nous établissons des partenariats sur un pied d'égalité.

L'IRC a travaillé en Haïti de 2010 à 2016, lançant d'abord une réponse d'urgence au tremblement de terre, puis mettant en œuvre des programmes de protection de l'enfance, d'eau et d'assainissement, de santé, de protection et d'autonomisation des femmes, et de redressement économique à Port-au-Prince et au-delà. Depuis la fermeture de son bureau national en 2016, l'IRC a continué à fournir un soutien opérationnel, technique et financier à un petit nombre d'ONG haïtiennes partenaires, notamment en réponse au tremblement de terre de 2021. Haïti a été identifié comme l'un des 20 pays les plus à risque d'une nouvelle crise humanitaire majeure - ou d'une aggravation significative - au cours de l'année à venir dans la liste de surveillance des urgences 2023 et 2024 de l'IRC, en raison de son instabilité politique, de la violence des gangs, de l'augmentation de l'insécurité alimentaire, des épidémies et des chocs climatiques qui pourraient conduire à une escalade rapide de la crise humanitaire. Au début de l'année 2023, l'IRC a rouvert ses opérations en Haïti et a intensifié sa réponse d'urgence avec une intervention entièrement menée par des partenaires à Port-au-Prince et dans les communautés environnantes. L'accent a été mis sur les quartiers fortement touchés par la violence des gangs ainsi que sur l'accès limité aux soins de santé et aux services pour les survivants de la violence et/ou les points chauds du choléra. L'IRC s'engage également avec des partenaires dans les départements de l'Artibonite et de l'Ouest pour répondre aux besoins non satisfaits dans ces zones.

L'unité d'accès humanitaire d'urgence (EHAU) de l'IRC a mené les premières interventions d'urgence et a soutenu la mise en place d'un programme national qui peut être entièrement transféré à la région d'Amérique latine (LATAM).

Description du poste

Le/la chargé.e des finances s'occupe des opérations financières quotidiennes. Il/elle rend compte au directeur adjoint des finances de la gestion et de la supervision des opérations comptables afin de s'assurer que toutes les opérations financières sont effectuées conformément à la politique et aux procédures de IRC et du bureau de pays.

Responsabilités

INTEGRA et traitement de fin de mois

•Préparer les journaux et les télécharger dans le système en s'assurant que les contrôles appropriés sont appliqués et que les systèmes adéquats sont en place pour conserver toutes les pièces justificatives requises.

•Soutenir la clôture et réviser les journaux.

•Examiner les éléments clés avant le chargement - rapports financiers, compensation des devises et journaux d'ajustement.

•S'assurer que les rapprochements bancaires hebdomadaires et mensuels sont effectués.

•Examiner et approuver les paiements sur le terrain par le biais d'Integra.

Traitement des paiements

•Veiller à ce que tous les paiements aux fournisseurs soient traités à temps par le biais du système Integra.

•Veiller à ce que les signataires libèrent les paiements en ligne et signent les documents de paiement.

•Paie du personnel incitatif : Coordonner avec les départements des ressources humaines la gestion de la paie du personnel incitatif et veiller à ce que les paiements au personnel incitatif soient effectués à temps.

•Veiller au respect de la réglementation relative aux donateurs pour tous les aspects des opérations.

Formation et soutien

•Assister le gestionnaire financier du partenariat dans la formation aux procédures et exigences comptables de l'IRC.

•Assister le personnel du programme dans les questions et activités liées aux finances.

Banque et gestion des liquidités

•Examiner le décompte hebdomadaire des liquidités et veiller à ce que les pièces justificatives soient dûment signées.

•S'assurer que les procédures de contrôle interne sont respectées pour tous les décaissements, encaissements et transferts de fonds.

•Tenue d'un rapport précis et actualisé sur les flux de trésorerie

•Assurer la liaison avec les fournisseurs pour résoudre les problèmes liés aux paiements en suspens depuis longtemps.

•Préparer mensuellement le rapprochement bancaire pour le bureau local.

•Travailler avec le personnel du programme pour l'aider à élaborer des prévisions de trésorerie plus précises.

Contrôle interne

•Identifier les principaux problèmes et faiblesses du système et formuler des recommandations pour améliorer les processus ou procédures de contrôle.

•Identifier les questions de procédure ou de formation à traiter pour améliorer la qualité des données des rapports.

•Veiller à ce que les contrôles internes soient respectés dans tous les domaines d'activité.

Préparer les budgets

•Travailler avec le gestionnaire financier du partenariat pour aider le personnel du programme à préparer les budgets des subventions afin de soutenir les nouvelles propositions ou les réorientations, tout en garantissant une couverture adéquate des coûts de fonctionnement sur le terrain.

•Assister aux réunions d'ouverture, d'examen BvA et de clôture de la subvention quand désigné pour le faire et également en l'absence du gestionnaire financier.

•S'assurer que toutes les charges à payer lors de la clôture de la subvention sont exactes, valides et rapidement liquidées.

Autres tâches

•Autres tâches pertinentes assignées par le superviseur pour faire avancer les programmes de l'IRC.

Exigences du poste

Formation : Licence en comptabilité ou en finance

Expérience professionnelle : Au moins 1 à 3 ans d'expérience dans un poste ou des responsabilités similaires.

Une expérience de travail avec des ONG humanitaires est un avantage.

Aptitudes et compétences démontrées :

•Intérêt et engagement véritables pour la collaboration avec les ONG locales et nationales et les partenaires gouvernementaux dans les programmes d'urgence.

•Maîtrise de l'informatique avec une expérience significative d'Excel et des systèmes ERP sera un avantage supplémentaire.

•Reste productif sous pression. Travailler en collaboration avec les membres de l'équipe pour obtenir des résultats.

•Souplesse permettant de redéfinir en permanence les priorités.

•Capacité à créer un environnement accueillant et confortable pour tous les membres du personnel.

•Capacité à travailler à la fois de manière indépendante et au sein d'une équipe. Capacité à réagir rapidement à des environnements changeants tout en restant productif et concentré.

Compétences linguistiques : Une maîtrise professionnelle du français parlé et écrit est requise.

Anglais : Intermédiaire/Avancé est souhaitable.

Environnement de travail : Bureau de l'IRC à Port-au-Prince avec des déplacements locaux sur les sites de projets des partenaires si la sécurité et l'accès le permettent.

Standard of Professional Conduct:The IRC and the IRC workers must adhere to the values and principles outlined in the IRC Way – our Code of Conduct. These are Integrity, Service, Accountability, and Equality.

Commitment to Gender, Equality, Diversity, and Inclusion: The IRC is committed to creating a diverse, inclusive, respectful, and safe work environment where all persons are treated fairly, with dignity and respect. The IRC expressly prohibits and will not tolerate discrimination, harassment, retaliation, or bullying of the IRC persons in any work setting. We aim to increase the representation of women, people that are from country and communities we serve, and people who identify as races and ethnicities that are under-represented in global power structures.

This vacancy is now closed.