OFFICIER FINANCE ET PARTENARIAT / POSTE NON-ELIGIBLE A LA DELOCALISATION

Fondé en 1933, International Rescue Committee (IRC) a pour mission d'aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance ont été brisés par des conflits et des catastrophes à survivre, se rétablir et reprendre leur avenir en main. Depuis 1996, IRC-RDC répond aux besoins humanitaires et de développement des populations congolaises et réfugiées en RDC, tout en s’efforçant de promouvoir leurs droits et de renforcer leur santé, leur sécurité, leur bien-être économique, leur éducation et leur pouvoir décisionnel. Actuellement, IRC intervient dans les domaines de la santé (y compris sexuelle et reproductive), de la nutrition, de l’eau, l’hygiène et l’assainissement (WASH), de la protection de l’enfance et des femmes, de la bonne gouvernance et de la gestion des conflits, et enfin, du redressement économique et du développement.

I.DESCRIPTIF DU POSTE

L’IRC cherche à recruter un ( e ) officier ( e) finance et partenariat suivi qui sera chargé ( e ) du suivi budgétaire et financier des fonds alloués au partenaire et à IRC au niveau de Mambasa dans le cadre du projet intitulee : « Assurer la prise à charge holistique et recherche de solutions durables pour les enfants affectés par les conflits et autres enfants vulnérables de la communauté dans la province de l’Ituri en République Démocratique du Congo»..

 L’Officier (e ) Finances&Partenariats aura aussi pour fonction de garantir, à travers un suivi étroit, la qualité des rapports et documents financiers fournis a l’IRC par le partenaire dans le cadre de ce projet d’urgence. Et responsable de la consolidation du rapport financier du partenaires en étroite collaboration avec les départements des finances, Grants et Partenariat.

Pendant la mise en œuvre, assister son superviseur dans la mise a jour des tableaux de bord analytiques de la situation financière sur l’ensemble des projets mises en œuvre par les partenaires de l’IRC.  Aussi apporter son soutien dans la coordination du processus de l'examen des performances des partenaires, identifier les succès, les défis et les leçons apprises à travers les réunions de suivi et de réflexion.

Travaillant sous la supervision technique du Manager Finance et Partenariat, l’officier (e) est le(la) référent(e) pour tous les aspects liés aux partenariats, aux finances- Budgets du partenaire et est du suivi des activités des partenaires point focal de la politique partenariale (Partnerships for Excellence and Equality Results System-PEERS) d’IRC et est en charge du suivi efficient des activités des partenaires sur terrain selon les zones d’interventions de l’IRC.

L’officier (e ) Finance&partenariat contribue en étroite collaboration avec son supérieur dans la préparation et l’organisation des réunions mensuelles, trimestrielles et annuelles de suivi des budgets alloués au partenaire de l’IRC.

Ce poste est basé à Mambasa avec des déplacements.

II.RESPONSABILITES ET TACHES SPECIFIQUES

A.Stratégie et approche du programme 

• Suivi des activités des partenaires de l’IRC dans le cadre de la mise en œuvre des activités prévues : suivi hebdomadaire des activités de reporting financier, de mobilisation communautaire, vérification de la qualité, non seulement de la mise en œuvre du projet par les partenaires selon les zones d’interventions, mais également des documents de supports justificatifs des transactions financieres.

·Suivi de façon régulière l'exécution des dépenses financières des activités des organisations partenaires de l’IRC lors de la mise en œuvre du projet d’urgence.  

• Participer régulièrement aux visites sur le terrain pour assurer une mise en œuvre ponctuelle des activités du partenaire dans les zones d’interventions de l’IRC.
• Assurer le respect des considérations éthiques de partage de données.
• Contribuer à la collecte des leçons apprises en matière de partenariat sur les aspects liés au suivi budgétaire et finances avec les partenaires et les diffuser au sein de l'IRC pour soutenir les processus de capitalisation des bonnes pratiques.

B.Suivi et rapportage

·Assister aux diverses réunions de coordination (internes ou externes à IRC) comme sollicité par les superviseurs ;

·Assurer une approche intégrée entre les différents volets du projet et assurer la collaboration et la coordination avec le reste des équipes d’IRC ;

·Au besoin, assurer toute autre tâche demandée par son superviseur permettant la bonne avancée du programme.

C.Gestion de l’information 

·S'assurer que tous les dossiers des partenaires de l'IRC sont maintenus et classés sur le système IRC Box et en accord avec le système d'archivage établi. 

·Appuyer dans la promotion et l’identification des moyens d'apprentissage continu entre le personnel d'IRC et les partenaires.

D.Supervision

·L’Officier (e) Finance Partenariats est placé (e) sous la supervision direct du chef de projet et du Manager Partenariat ;

·L’officier (e) n’encadre directement aucun personnel IRC, mais aura des interactions fréquentes avec les autres membres de l’équipe du projet et les partenaires de ce dernier

E.Responsabilités

Le niveau de responsabilité de l’officier (e) partenariat est limité à l’objectivité, la confidentialité et de lien de coordination avec le partenaire et du suivi financier de l’ensemble du projet au niveau de Mambasa.

F.Promouvoir des partenariats efficaces

·Assister le coordonnateur des partenariats dans le processus de cartographie et de sélection des partenaires en cohérence avec la stratégie d’IRC en RDC, et plus spécifiquement l’identification des organisations dirigées par des femmes et servant les femmes/filles.

·Appuyer le coordonnateur des partenariats dans le processus de préqualification des partenaires en vue de potentielles alliances sur des opportunités de financement.

·Assister son superviseur dans la Collaboration avec les coordinateurs techniques dans la recherche proactive d’alliances stratégiques avec des organisations internationales pour des réponses complémentaires et mutualisées.

G.Gestion des partenariats

·Etablir et mettre en œuvre un calendrier de visite auprès des partenaires sur base du plan de suivi du projet avec l’appui du coordonnateur des partenariats de l’IRC.

·S’assure de la mise a jour de l’outil de suivi financier des fonds alloués aux partenaires de l’IRC.

·Assister son superviseur pour Conseiller les équipes de programme sur les accords/modalités de partenariat appropriés avec les partenaires en fonction de l'étendue du travail prévu, en incorporant les exigences de conformité et les conditions spéciales identifiées par le biais des processus d'examen et du PPCR, et soumettre les PAS sur OTIS pour examen par les équipes RPST et de conformité.

·En collaboration avec les départements concernés, suivre le calendrier de rapportage, examiner les rapports financiers et narratifs et les documents justificatifs des partenaires pour s'assurer qu'ils sont conformes aux accords de partenariat, aux règles des bailleurs, politiques et procédures d’IRC, et, fournir des feedbacks aux partenaires, le cas échéant.

·En collaboration avec les départements concernés, assurer la clôture des accords de partenariat, notamment en ce qui concerne la vérification financière et la confirmation des actifs.

·Etablir et mettre en œuvre un calendrier de visite auprès des partenaires sur base du plan de suivi du projet avec l’appui du coordonnateur des partenariats de l’IRC.

·Proposer au coordonnateur des partenariats un plan opérationnel de suivi budgétaire et de contrôle financier des fonds alloués aux partenaires.

H.Soutien et Renforcement des capacités des partenaires

·Assister le Coordonnateur des Partenariats dans la mise en œuvre des plans de soutien et de suivi des partenaires en rapport au calendrier afin qu’ils puissent mettre en place des systèmes et des capacités de gestion financière, comptable et budgétaire qui répondent aux règles des bailleurs et aux procédures d’IRC.

·Sous la supervision du coordinateur des Partenariats, contribuer au pilotage des sessions de développement des compétences et d’apprentissage mutuel destinées aux partenaires sur les procédures budgétaires, financières et comptables des projets en partenariat dans le cadre du projet d’urgence.  

I.Soutien au Suivi Budgétaire et financière du Partenaire et IRC ;  

·S’assure de la mise à jour de l’outil de suivi financier des fonds alloués au partenaire de l’IRC ;

·Assurer le suivi financier des partenariats en collaboration avec l’équipe Grants et Partenariat de l’IRC ;

·Appuyer l’organisation des réunions mensuelles, trimestrielles et annuelles de suivi des budgets alloués au partenaire et à  l’IRC ;

·Participer à la refonte des outils de suivi budgétaire avec l’appui de l’équipe Grants et Partenariat ;  

·Participer à la consolidation des rapports financiers des partenaires de l’IRC en étroite collaboration avec les départements des finances, Grants et Partenariat.

·Appuyer la clôture des dépenses du partenaire, à l’élaboration des rapports financiers finaux des projets ainsi qu’a la vérification de toutes les pièces justificatives des dépenses engagées dans le projet.

·Assurer la gestion du mécanisme d’alerte et de signalement des risques financiers du projet en partenariat.