Partnership Coordinator
Port-au-Prince
- Organization: IRC - International Rescue Committee
- Location: Port-au-Prince
- Grade: Mid level - Mid level
-
Occupational Groups:
- External Relations, Partnerships and Resource mobilization
- Public, Private Partnership
- Managerial positions
- Closing Date:
The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.
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The incumbent will be
required to transit to and from Haiti. Candidates that, for any reason, are not
able to travel to and from Haiti may not be eligible for this role.
The IRC worked in Haiti from 2010 through 2016, initially launching an emergency response to the earthquake and later delivering child protection, water and sanitation, health, women's protection and empowerment, and economic recovery programs in Port-au-Prince and beyond. Even with the closure of its country office in 2016, the IRC has continued to provide operational, technical, and financial support to a small number of Haitian NGO partners, including in response to the 2021 earthquake. Haiti was identified as one of 20 countries at greatest risk of a major new—or significantly worsened—humanitarian crisis over the year ahead in IRC's 2023 and 2024 Emergency Watchlist given its political instability, gang violence, rising food insecurity, disease outbreaks, and climate shocks that could drive rapid escalation of the humanitarian crisis. In early 2023, IRC re-opened its Haiti operations and scaled up its emergency response with a fully partner-led response in Port-au-Prince and surrounding communities. The focus has been on neighborhoods highly affected by gang violence as well as limited access to healthcare and services for survivors of violence and/or cholera hotspot issues. IRC is also engaging with partners in the Artibonite and Ouest Departments to service unmet needs in those areas.
The IRC Emergency Humanitarian Access Unit (EHAU) led the initial emergency responses and support establishing a country program that can be fully transitioned under the Latin American (LATAM) region.
Scope of work
The Partnerships Coordinator will support the country program in the strategic management and oversight of partnerships in Haiti. The position is responsible for facilitating the delivery of high-quality partnerships with local actors and will ensure compliance with IRC and donor requirements, quality services and outcomes for the communities we serve, and consistency with the IRC's Partnership Excellence for Equality and Results System (PEERS ). Working in close collaboration with the programs, grants, and operations departments to ensure that our approach to partners is in line with the IRC's guiding partnership principles of equality, complementarity, mutuality, solidarity, results-orientation, and humility. The Partnership Coordinator will oversee all steps in the partnership management lifecycle and will ensure that partnerships are appropriately integrated into overall project cycle management.
The Partnerships Coordinator reports to the Deputy Director for Programs (DDP). The position will work closely with the MEAL Coordinator, Grants Coordinator, finance department, and program sector leads.
Responsibilities
Partnership Management
•Facilitate partnership management processes to ensure well-planned, timely, coordinated, and coherent partnerships across technical sectors including referring issues to senior management as appropriate.
•Co-facilitate and guide competitive and non-competitive partner selection processes to identify new partners and follow-on applications from existing partners.
•Actively promote partner collaboration in program design and resource allocation, and partner participation in key program delivery design making in the context of Project Cycle Meetings (PCM).
•Co-lead and coordinate due diligence processes and facilitate collaborative partnership risk management, including through effective mitigation, monitoring and reflection and reporting processes.
•Determine appropriate partnership agreement type and draft agreements, considering the due diligence outcomes and specific project and donor requirements. Liaise with HQ for review and approval; obtain donor approval as necessary.
•Lead facilitation and coordination of partnership management processes to ensure well planned, timely, coordinated and coherent partnership management.
•Liaise with finance and technical teams to achieve timely funds transfers and proper financial support for partners. Work with finance to address any challenges in payments.
•Coordinate and participate in timely and effective partner review and reflection (monitoring) activities across programs, finance, and compliance. Coordinate partner narrative and financial reporting processes, including review and provision of feedback.
•Work collaboratively with partners and IRC staff to constructively resolve any issues that may arise.
•Where partner performance issues are identified, facilitate timely action by the IRC to address any areas of non-performance.
•Co-lead the performance review of the partner, of the IRC (including on the basis of partner feedback), and of the partnership itself, including documentation of successes, challenges, and lessons learned.
Partnership Strategy and Program Approach
•Collaborate with technical coordinators to proactively identify potential strategic partnerships with NGOs, government bodies, and the private sector, including the deliberate pursuit of partner entities that are led by women and serve women and girls.
•Assist in ensuring that strategic partnership considerations are incorporated in program design.
•Contribute relevant proposal content and ensure appropriate budget resourcing for partner projects and support.
•Proactively engage partners in program development efforts.
•Co-facilitate and support robust stakeholder analysis processes that enable the Strategy Action Plan (SAP) and each program design to be based on how we can best support, reinforce and complement local civil society, government and private sector actors.
Building Blocks of Partnership Success
•Facilitate the ongoing development of IRC’s internal capacity to partner, including by establishing the six core building blocks for partnership success: self-assessment; defined and resourced roles across all departments; partnership working group; partnership training; stakeholder analysis; and collaborative design.
•Consistently promote and effectively use IRC’s Partnership Excellence for Equality and Results System (PEERS) and ensure that partnership decision-making and action is driven by IRC’s partnership principles.
•Provide a quarterly Partnership Management Report to the SMT, incorporating input from technical coordinators and operational leads as appropriate.
•Manage the Partnership Working Group, helping the PWG drives cross departmental collaboration and the effective and efficient management of partnerships, including referral of issues to SMT as appropriate.
Promotion of Effective and Respectful Partnerships
•Serve as a leader in building a culture of effective and respectful partnerships. Promote attitudes and values conducive to collaborative partnerships across the country program.
•Promote and apply the IRC’s PEERS approach. Contribute to building a strong understanding of PEERS throughout the IRC Haiti.
•Ensure that IRC’s partnership principles, skills, and approaches are applied across programs and projects.
•Facilitate systematic partner feedback on IRC’s management of the partnership relationship, including documentation of and response to partner feedback.
Partner Support and Capacity Sharing
•Facilitate the collaborative development and delivery of the partner project support plan, ensuring that it appropriately addresses issues identified in the due diligence process, and coordinate with relevant departments for the effective implementation of the plan.
•Ensure IRC Haiti understands partner capacity-strengthening priorities and identifies opportunities to support partner capacity-strengthening efforts.
•Support the resourcing and implementation of organizational development support as required.
•Collaborate with technical coordinators to integrate technical capacity-sharing approaches, including how IRC can learn from local partners.
•Promote and identify ways for continual learning between IRC staff and partners.
Staffing
•Ensure IRC’s structuring, recruitment, staff development, and performance management processes for partnership management roles are guided by PEERS and IRC’s principles, skills and approaches.
•Lead efforts to build a strong understanding and application of PEERS and partnership principles, skills and approaches among all departments.
Other
•Other relevant duties as assigned by supervisor to further IRC partnerships.
Job Requirements:
Education: Bachelor’s degree in International Development or Affairs, Social Science, Business or related field, Master’s degree a plus.
Work Experience: Minimum of six years of experience managing humanitarian programs, including substantial experience managing partnerships with NGOs and government entities.
Demonstrated Skills and Competencies:
•Technical understanding of and experience working with IRC’s PEERS approach (or another similar partnership management system) is preferred.
•Genuine interest in and commitment to collaborating with local partners for effective and context-appropriate humanitarian response.
•Demonstrated understanding of project planning and management cycles, including strong program design skills.
•Knowledge of grant processes and key donor compliance regulations, particularly BHA and ECHO.
•Demonstrated experience in an inter-departmental coordination role and the ability to communicate with and balance the priorities of a range of stakeholders.
•Experience training, facilitating dialogue, and promoting action across both internal colleagues and external partners.
•Demonstrated advance planning skills. Able to effectively prioritize and follow multiple activities and deadlines simultaneously. Highly organized with close attention to detail.
•Excellent English and French writing and editing skills.
•Excellent MS Office skills.
•Self-motivated, honest, and highly responsible.
•Ability to work both independently and as part of a team
Language Skills: Fluency in English and French are required.
Working Environment: IRC’s office in Port-au-Prince with local travel to partner project sites as security and access permit.
L'IRC a travaillé en Haïti de 2010 à 2016, lançant d'abord une réponse d'urgence au tremblement de terre, puis mettant en œuvre des programmes de protection de l'enfance, d'eau et d'assainissement, de santé, de protection et d'autonomisation des femmes, et de redressement économique à Port-au-Prince et au-delà. Depuis la fermeture de son bureau national en 2016, l'IRC a continué à fournir un soutien opérationnel, technique et financier à un petit nombre d'ONG haïtiennes partenaires, notamment en réponse au tremblement de terre de 2021. Haïti a été identifié comme l'un des 20 pays les plus à risque d'une nouvelle crise humanitaire majeure - ou d'une aggravation significative - au cours de l'année à venir dans la liste de surveillance des urgences 2023 et 2024 de l'IRC, en raison de son instabilité politique, de la violence des gangs, de l'augmentation de l'insécurité alimentaire, des épidémies et des chocs climatiques qui pourraient conduire à une escalade rapide de la crise humanitaire. Au début de l'année 2023, l'IRC a rouvert ses opérations en Haïti et a intensifié sa réponse d'urgence avec une intervention entièrement menée par des partenaires à Port-au-Prince et dans les communautés environnantes. L'accent a été mis sur les quartiers fortement touchés par la violence des gangs ainsi que sur l'accès limité aux soins de santé et aux services pour les survivants de la violence et/ou les points chauds du choléra. L'IRC s'engage également avec des partenaires dans les départements de l'Artibonite et de l'Ouest pour répondre aux besoins non satisfaits dans ces zones.
L'unité d'accès humanitaire d'urgence (EHAU) de l'IRC a mené les premières interventions d'urgence et a soutenu la mise en place d'un programme national qui peut être entièrement transféré à la région d'Amérique latine (LATAM).
Description du poste
Le/la coordonateur/trice des partenariats soutiendra le programme national dans la gestion stratégique et la supervision des partenariats en Haïti. Il/elle est chargé.e de faciliter la mise en place de partenariats de qualité avec les acteurs locaux et de veiller au respect des exigences de l'IRC et des donateurs, à la qualité des services et des résultats pour les communautés que nous servons, et à la cohérence avec le système PEERS (Partnership Excellence for Equality and Results System) de l'IRC. Travailler en étroite collaboration avec les départements des programmes, des subventions et des opérations pour s'assurer que notre approche des partenaires est conforme aux principes directeurs de l'IRC en matière de partenariat, à savoir l'égalité, la complémentarité, la mutualité, la solidarité, l'orientation vers les résultats et l'humilité. Le/la coordinateur/trice des partenariats supervisera toutes les étapes du cycle de vie de la gestion des partenariats et veillera à ce que les partenariats soient correctement intégrés dans la gestion globale du cycle de projet.
Le/la coordinateur/trice des partenariats rend compte au directeur adjoint des programmes (DDP). Il/elle travaillera en étroite collaboration avec le coordinateur MEAL, le coordinateur des subventions, le département financier et les responsables des secteurs de programme.
Responsabilites
Gestion des partenariats
•Faciliter les processus de gestion des partenariats afin de garantir des partenariats bien planifiés, opportuns, coordonnés et cohérents dans l'ensemble des secteurs techniques, y compris en soumettant les questions à la direction générale le cas échéant.
•Co-faciliter et guider les processus de sélection concurrentielle et non concurrentielle des partenaires afin d'identifier de nouveaux partenaires et des demandes de suivi de la part des partenaires existants.
•Promouvoir activement la collaboration des partenaires dans la conception du programme et l'affectation des ressources, ainsi que la participation des partenaires à la prise de décision concernant l'exécution du programme dans le cadre des réunions du cycle de projet (PCM).
•Co-diriger et coordonner les processus de diligence raisonnable et faciliter la gestion collaborative des risques liés au partenariat, notamment grâce à des processus efficaces d'atténuation, de suivi, de réflexion et d'établissement de rapports.
•Déterminer le type d'accord de partenariat approprié et rédiger les accords en tenant compte des résultats de l'audit préalable et des exigences spécifiques du projet et du donateur. Assurer la liaison avec le siège pour examen et approbation ; obtenir l'approbation du donateur si nécessaire.
•Diriger la facilitation et la coordination des processus de gestion des partenariats afin de garantir une gestion des partenariats bien planifiée, opportune, coordonnée et cohérente.
•Assurer la liaison avec les équipes financières et techniques afin d'obtenir des transferts de fonds en temps voulu et un soutien financier adéquat pour les partenaires. Travailler avec les services financiers pour résoudre les problèmes liés aux paiements.
•Coordonner et participer à des activités d'examen et de réflexion des partenaires (suivi) efficaces et opportunes dans le cadre des programmes, des finances et de la conformité. Coordonner les processus d'établissement des rapports narratifs et financiers des partenaires, y compris l'examen et la fourniture d'informations en retour.
•Travailler en collaboration avec les partenaires et le personnel de l'IRC pour résoudre de manière constructive tout problème susceptible de se poser.
•Lorsque des problèmes de performance des partenaires sont identifiés, faciliter la prise de mesures opportunes par IRC pour remédier à tout domaine de non-performance.
•Co-diriger l'évaluation des performances du partenaire, de IRC (y compris sur la base du retour d'information du partenaire) et du partenariat lui-même, y compris la documentation des réussites, des défis et des enseignements tirés.
Stratégie de partenariat et approche du programme
•Collaborer avec les coordinateurs techniques pour identifier de manière proactive les partenariats stratégiques potentiels avec les ONG, les organismes gouvernementaux et le secteur privé, y compris la recherche délibérée d'entités partenaires dirigées par des femmes et au service des femmes et des filles.
•Contribuer à faire en sorte que les considérations relatives aux partenariats stratégiques soient intégrées dans la conception du programme.
• Contribuer au contenu pertinent des propositions et veiller à ce que les projets et le soutien des partenaires bénéficient d'une dotation budgétaire appropriée.
•Engager de manière proactive les partenaires dans les efforts de développement du programme.
•Co-animer et soutenir de solides processus d'analyse des parties prenantes qui permettent au plan d'action stratégique (PAS) et à chaque conception de programme d'être basés sur la manière dont nous pouvons soutenir, renforcer et compléter au mieux les acteurs locaux de la société civile, du gouvernement et du secteur privé.
Éléments constitutifs de la réussite du partenariat
•Faciliter le développement continu de la capacité interne de l'IRC à établir des partenariats, notamment en mettant en place les six éléments essentiels à la réussite des partenariats : auto-évaluation ; rôles définis et dotés de ressources dans tous les départements ; groupe de travail sur les partenariats ; formation aux partenariats ; analyse des parties prenantes ; et conception concertée.
•Promouvoir systématiquement et utiliser efficacement le système PEERS (Partnership Excellence for Equality and Results System) de l'IRC et veiller à ce que la prise de décision et l'action en matière de partenariat soient guidées par les principes de partenariat de l'IRC.
•Fournir un rapport trimestriel de gestion des partenariats à l'équipe de direction, en y intégrant les contributions des coordinateurs techniques et des responsables opérationnels, le cas échéant.
•Gérer le groupe de travail sur les partenariats, en l'aidant à promouvoir la collaboration entre les départements et la gestion efficace et efficiente des partenariats, y compris en soumettant des questions à l'équipe de direction, le cas échéant.
Promotion de partenariats efficaces et respectueux
•Jouer un rôle de premier plan dans la mise en place d'une culture de partenariats efficaces et respectueux. Promouvoir des attitudes et des valeurs propices aux partenariats de collaboration dans l'ensemble du programme national.
•Promouvoir et appliquer l'approche PEERS de IRC. Contribuer à une bonne compréhension de l'approche PEERS dans l'ensemble de l'IRC en Haïti.
•S'assurer que les principes, les compétences et les approches de l'IRC en matière de partenariat sont appliqués dans l'ensemble des programmes et des projets.
•Faciliter le retour d'information systématique des partenaires sur la gestion de la relation de partenariat par l'IRC, y compris la documentation et la réponse au retour d'information des partenaires.
Soutien aux partenaires et partage des capacités
•Faciliter l'élaboration et la mise en œuvre collaborative du plan de soutien au projet du partenaire, en veillant à ce qu'il aborde de manière appropriée les questions identifiées dans le cadre du processus de diligence raisonnable, et coordonner avec les départements concernés la mise en œuvre effective du plan.
•S'assurer que IRC Haïti comprend les priorités des partenaires en matière de renforcement des capacités et identifie les opportunités de soutenir les efforts de renforcement des capacités des partenaires.
•Soutenir l'approvisionnement et la mise en œuvre du soutien au développement organisationnel, selon les besoins.
•Collaborer avec les coordinateurs techniques pour intégrer les approches de partage des capacités techniques, y compris la manière dont l'IRC peut apprendre des partenaires locaux.
•Promouvoir et identifier des moyens d'apprentissage continu entre le personnel de l'IRC et les partenaires.
Personnel
•Veiller à ce que les processus de structuration, de recrutement, de développement du personnel et de gestion des performances de l'IRC pour les rôles de gestion des partenariats soient guidés par PEERS et les principes, compétences et approches de l'IRC.
•Diriger les efforts visant à renforcer la compréhension et l'application de PEERS et des principes, compétences et approches en matière de partenariat au sein de tous les départements.
Autres tâches
•Autres tâches pertinentes confiées par le supérieur hiérarchique afin de favoriser les partenariats avec l'IRC.
Exigences du poste :
Formation : Licence en développement international ou en affaires internationales, en sciences sociales, en commerce ou dans un domaine connexe ; une maîtrise est un atout.
Expérience professionnelle : Minimum de six ans d'expérience dans la gestion de programmes humanitaires, y compris une expérience substantielle dans la gestion de partenariats avec des ONG et des entités gouvernementales.
Aptitudes et compétences démontrées :
•Une compréhension technique de l'approche PEERS de l'IRC (ou d'un autre système similaire de gestion des partenariats) et une expérience de travail avec cette approche sont préférables.
•Intérêt et engagement véritables pour la collaboration avec les partenaires locaux en vue d'une réponse humanitaire efficace et adaptée au contexte.
•Compréhension avérée des cycles de planification et de gestion des projets, y compris de solides compétences en matière de conception de programmes.
•Connaissance des processus d'octroi de subventions et des principales règles de conformité des donateurs, en particulier BHA et ECHO.
•Expérience avérée dans un rôle de coordination interdépartementale et capacité à communiquer avec une série de parties prenantes et à équilibrer leurs priorités.
•Expérience de la formation, de la facilitation du dialogue et de la promotion de l'action auprès des collègues internes et des partenaires externes.
•Compétences avérées en matière de planification préalable. Capacité à établir des priorités et à suivre simultanément plusieurs activités et échéances. Très bien organisé, avec un grand souci du détail.
•Excellentes compétences rédactionnelles et éditoriales en anglais et en français.
•Excellentes compétences en MS Office.
• Self-motivation, honesty and a strong sense of responsibility.
• Ability to work both independently and as part of a team.
Language skills : Fluency in English and French is required.
Working environment : IRC office in Port-au-Prince with local travel to partner project sites if security and access permit.
#Li-6
Standard of Professional Conduct:The IRC and the IRC workers must adhere to the values and principles outlined in the IRC Way – our Code of Conduct. These are Integrity, Service, Accountability, and Equality.
Commitment to Gender, Equality, Diversity, and Inclusion: The IRC is committed to creating a diverse, inclusive, respectful, and safe work environment where all persons are treated fairly, with dignity and respect. The IRC expressly prohibits and will not tolerate discrimination, harassment, retaliation, or bullying of the IRC persons in any work setting. We aim to increase the representation of women, people that are from country and communities we serve, and people who identify as races and ethnicities that are under-represented in global power structures.
Commitment to Gender, Equality, Diversity, and Inclusion: The IRC is committed to creating a diverse, inclusive, respectful, and safe work environment where all persons are treated fairly, with dignity and respect. The IRC expressly prohibits and will not tolerate discrimination, harassment, retaliation, or bullying of the IRC persons in any work setting. We aim to increase the representation of women, people that are from country and communities we serve, and people who identify as races and ethnicities that are under-represented in global power structures.
We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.