Chargé.e d'Appui au Projet

Sous la supervision du Chef de Projet, le.la chargé.e d’appui au projet aura les attributions et responsabilités suivantes : 

1. La mise en œuvre du projet

• Préparer et maintenir les dossiers du projet, notamment les rapports de projet internes et externes.

• Gérer le flux d’information, le contrôle de changements, le registre des risques et la résolution des problèmes en établissant des procédures de contrôle des documents.

• Assurer l’avancée des activités et la livraison des lots de travaux.

• Assurer la coordination avec le chef de projet et lui communiquer l’avancée des travaux.

• Informer et conseiller le chef de projet à l’égard de tout écart par rapport au plan et effectuer les mises à jour nécessaires.

• Relever et gérer les risques en collaboration avec le chef de projet.

2. La gestion des finances et des achats

• Tenir à jour et classer tous les documents financiers du projet à des fins de vérification et d’examen.

• Assurer la saisie exacte des données dans le progiciel de gestion intégré de l’UNOPS.

• Assurer le suivi des dépenses et du budget du projet ainsi que de l’ensemble des procédures administratives conformément au plan de travail.

• Traiter les paiements directs et les demandes de paiement anticipé, et préparer les révisions budgétaires du projet. 

• Élaborer les rapports financiers en adoptant des contrôles financiers et des modèles de rapport conformes aux exigences de l’UNOPS.

• Soutenir le chef de projet en assurant le suivi des budgets et de la trésorerie, et rendre compte des obligations relatives aux dépenses afin d’assurer le respect du calendrier.

• Avertir le chef de projet de tout déficit financier ou de dépenses excessives.

• Proposer des révisions budgétaires et prendre les mesures correctives nécessaires.

• Coordonner les rencontres, les communications et les rapports nécessaires avec les fournisseurs.

3. Le suivi et l’élaboration de rapports 

• Participer activement à la préparation de rapports et de documents de projet en assistant le chef de projet.

• Tenir à jour et classer les documents du projet et les autres documents de soutien.

• Gérer les dossiers suivants : registre d’assurance de la qualité, registres de configuration et tous les autres registres et dossiers indiqués par le chef de projet.

• Soutenir le chef de projet en assurant la gestion des éléments suivants : i. Dossier électronique; ii. Documents se rapportant aux achats, aux ressources humaines et aux finances.

• Gérer la compilation, la consolidation et l’analyse des données utiles à la mission.

• Assister le chef de projet dans la préparation des rapports d’achèvement du projet et assurer le respect des obligations contractuelles.

4. La coordination et la gestion des parties prenantes et des communications

• Soutenir la coordination et la gestion des communications.

• Communiquer et bâtir des relations solides avec d’autres agences des Nations Unies et des organisations non gouvernementales (ONG) internationales afin de faciliter la mise en œuvre des activités et d’améliorer la qualité et la pertinence des données et analyses.

• Selon les besoins, participer à des rencontres avec des agences des Nations Unies, des ONG et d’autres parties prenantes.

5. La gestion des connaissances et l’innovation 

• Soutenir la gestion des leçons apprises conformément au système de rapport choisi.

• Assurer le renforcement des capacités locales à tous les niveaux et favoriser les occasions de soutien au projet.

• Contribuer à la diffusion et au partage des bonnes pratiques et leçons apprises en matière de planification et de renforcement des connaissances.

• Apporter son expertise dans l’utilisation d’outils et de techniques.

• Un diplôme universitaire obtenu au terme d’au moins trois ans d’études (e.g. Bachelor, BAC+3) dans l’une des disciplines pertinentes (p. ex. en administration des affaires, économie, logistique, gestion Administrative, comptabilité, relations internationales) ou dans une autre discipline apparentée est requis. 
• Un diplôme de l’enseignement secondaire assorti d’une expérience pertinente de quatre années supplémentaires peuvent en tenir lieu.

• Le/la candidat-e doit posséder au moins 2 années d’expérience pertinente (pour les candidat.e.s titulaires d'une licence) avec prise de responsabilités progressive, principalement axées sur la supervision, la production de rapports, le développement et la coordination, dans le domaine de la gestion de projets et d’activités.
• Une expérience de travail dans des contextes d’aide humanitaire d’urgence ainsi qu’une bonne connaissance des mécanismes de coordination humanitaire, des donateurs, des mesures de sécurité et des activités dans ce domaine est souhaitable.
• Une connaissance avérée des règles et procédures des Nations Unies dans les domaines des achats, des finances, des ressources humaines ainsi que la connaissance des règles et règlements administratifs des Nations Unies sont un atout.

• L’UNOPS n’accepte pas de candidatures spontanées.

• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.

• L’UNOPS ne communiquera qu’avec les personnes sélectionnées pour passer à l’étape suivante du processus de recrutement, qui consiste en différentes évaluations.

• L’UNOPS désire favoriser la diversité et s’engage à garantir l’égalité d’accès à l’emploi. Le personnel de l’UNOPS est constitué de personnes de différentes nationalités, cultures, langues, races, identités de genre, orientations sexuelles et capacités. L’UNOPS souhaite conserver et renforcer cette diversité afin d’assurer l’égalité des chances ainsi qu’un environnement de travail inclusif pour l’ensemble de son personnel. 

• L’UNOPS encourage les femmes ainsi que les personnes appartenant à des groupes sous-représentés au sein de son personnel à postuler, particulièrement les personnes appartenant à des minorités ethniques, à des groupes autochtones et à des identités de genre et des orientations sexuelles minoritaires, ainsi que les personnes handicapées.

• L’UNOPS désire s’assurer que toutes les personnes peuvent donner le meilleur d’elles-mêmes lors du processus d’évaluation. Les personnes présélectionnées qui nécessitent une aide supplémentaire pour effectuer une évaluation, y compris des accommodements raisonnables, sont invitées à en informer le personnel des ressources humaines après avoir reçu une invitation pour participer à cette évaluation.

Conditions 

• Pour les postes de fonctionnaires (staff), l’UNOPS se réserve le droit d’affecter une personne à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans l’offre d’emploi. 

• Les titulaires d’un contrat provisionnel (retainer) doivent consacrer environ quatre heures de leur propre temps à suivre quelques formations obligatoires avant de commencer à fournir leurs services à l’UNOPS. Pour en savoir plus sur le contrat provisionnel, cliquez ici.

• L’ensemble des membres du personnel de l’UNOPS doivent, dans l’exercice de leurs fonctions, respecter la Charte des Nations Unies, les politiques et instructions de l’UNOPS ainsi que tout autre cadre de responsabilité pertinent. En outre, les membres du personnel doivent démontrer une compréhension des Objectifs de développement durable cohérente avec les valeurs des Nations Unies et la vision de « Notre programme commun ».

• La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de toutes les personnes retenues pour un poste. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Basé à Kinshasa en République Démocratique du Congo (RDC) depuis 1991, le Bureau Multipays Démocratique Congo (CDMCO) de l'UNOPS couvre Angola, Burundi, Cameroun, Cap Vert, République Centrafricaine, Comores, Gabon, Guinée Equatoriale, République Démocratique du Congo, de la République du Congo, de Madagascar, de Maurice, du Rwanda, de Sao Tomé-et-Principe, et des Seychelles. Le bureau multipays est opérationnel dans neuf des quinze pays à ce jour ; il a un portefeuille de plus de 30 projets et emploie plus de 260 personnes.

Le Bureau multi pays a noué de solides relations de travail avec des partenaires internationaux et des donateurs, des agences des Nations Unies, y compris des missions des Nations Unies, et des gouvernements centrafricains. Il fournit un appui technique et un renforcement des capacités dans les domaines du développement national stratégique, y compris le développement d'infrastructures durables dans les secteurs de la santé, de l'éducation, des travaux publics, de la gouvernance et de l'administration publique, ainsi que dans les achats durables, la gestion de projets, la gestion de fonds et les services de conseil sectoriel les domaines de la paix et de la sécurité, de la préservation et de la protection de l'environnement, de la revitalisation des programmes / projets