Assistant(e) attaché(e) au programme

IMPORTANT NOTICE\: Please note that Closure Date and Time displayed above are based on date and time settings of your personal device

Staff in the General Service category are recruited locally from the Primary Location area, which is where the office is located.

• FAO is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality, background and culture
• Qualified female applicants, qualified nationals of non-and under-represented Members and persons with disabilities are encouraged to apply
• Everyone who works for FAO is required to adhere to the highest standards of integrity and professional conduct, and to uphold FAO's values
• FAO, as a Specialized Agency of the United Nations, has a zero-tolerance policy for conduct that is incompatible with its status, objectives and mandate, including sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination　　
• All selected candidates will undergo rigorous reference and background checks
• All applications will be treated with the strictest confidentiality
• FAO staff are subject to the authority of the Director-General, who may assign them to any of the activities or offices of the Organization.

The Food and Agriculture Organization of the United Nations (FAO) contributes to the achievement of the 2030 Agenda through the FAO Strategic Framework by supporting the transformation to MORE efficient, inclusive, resilient and sustainable agrifood systems, for better production, better nutrition, a better environment, and a better life, leaving no one behind.

Cadre organisationnel

L’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) contribue à la réalisation du Programme 2030 par l’intermédiaire de son Cadre stratégique en appuyant la transformation des systèmes agroalimentaires destinée à les rendre plus efficaces, plus inclusifs, plus résilients et plus durables en vue d’améliorer la production, la nutrition, l’environnement et les conditions de vie, sans laisser personne de côté.

La fonction principale des bureaux de pays de la FAO, qui sont dirigés par un(e) représentant(e) de l’Organisation, est d’aider les gouvernements à élaborer des politiques, programmes et projets afin de parvenir à la sécurité alimentaire, de réduire la faim et la malnutrition, de contribuer au développement des secteurs de l’agriculture, de la pêche et des forêts, et d’utiliser leurs ressources environnementales et naturelles d’une manière durable.

Le/la titulaire du poste à pourvoir sera affecté(e) au Bureau du Représentant de la FAO au Burundi, à Bujumbura.

Principale fonction

L’assistant(e) attaché(e) au programme s’acquitte de diverses fonctions administratives et financières courantes afin de faciliter l’exécution du programme et des projets de l’unité administrative.

Position hiérarchique

L’assistant(e) attaché(e) au programme rend compte à l’Assistant du Représentant de la FAO (Programme), sous l’autorité générale du Représentant de la FAO au Burundi conformément aux indications du Chargé des opérations. Le/la titulaire agit en toute indépendance s’agissant des questions courantes. La supervision dont il/elle fait l’objet est axée sur la qualité du travail fourni et lui permet de se former dans le cadre de ses activités.

Relations de travail

L’assistant(e) attaché(e) au programme interagit avec divers collègues de l’unité de travail et avec des clients appartenant à l’Organisation et leur fournit des services administratifs et financiers courants.

Fonctions essentielles/Résultats

• Recueillir et regrouper des données sur les activités relatives au programme et/ou aux projets afin de concourir à l’établissement de rapports et à l’exécution.
• Entreprendre des tâches administratives et financières concernant la gestion du personnel, l’appui au personnel hors fonctionnaires, les voyages et les paiements, et en assurer le suivi.
• Examiner et élaborer des documents et de la correspondance dans le cadre des activités courantes d’achat qui lui sont confiées.
• Fournir des informations sur les dépenses du programme/des projets et sur la situation budgétaire du programme/des projets.
• Traiter, mettre en forme et relire des rapports, des documents, des publications et de la correspondance en rapport avec les activités de l’unité, dès le stade des projets de texte.
• Examiner des messages, des appels et des questions et les transférer aux personnes compétentes; donner des informations générales; répondre aux demandes courantes.
• Concourir à l’organisation de réunions, de séminaires et d’autres manifestations\: s’occuper d’aspects logistiques, rédiger la correspondance, réunir et distribuer les documents, prendre des dispositions administratives.
• S’acquitter d’autres tâches qui pourraient lui être confiées.

Impact du travail

Le travail du/de la titulaire influe sur la rapidité et l’efficacité de l’exécution du programme de l’unité de travail.

CONDITIONS MINIMALES À REMPLIR – Les candidat(e)s seront sélectionné(e)s en fonction des critères ci-après\:

• Formation\: Niveau d’études équivalent à la fin du secondaire
• Expérience\: Trois ans d’expérience pertinente du travail d’appui administratif et/ou financier
• Langues\: Connaissance pratique (niveau C) du français
• Compétences informatiques\: Bonne connaissance des applications MS Office, d’internet et du matériel de bureautique
• Lieu de résidence

Les agents des services généraux sont recrutés sur le plan local. Pour pouvoir être recruté(e)s à ce poste, les candidat(e)s doivent être des ressortissant(e)s du pays d’affectation ou être en possession d’un visa/permis de travail valable et habiter à proximité du lieu d’affectation au moment du dépôt de leur candidature. On entend par «à proximité» que les membres du personnel doivent pouvoir se rendre quotidiennement à leur lieu de travail depuis leur domicile.

Compétences générales

• Être axé(e) sur les résultats
• Avoir l’esprit d’équipe
• Communication
• Établir des relations constructives
• Partage des connaissances et amélioration continue

Compétences techniques

• Bonne connaissance des systèmes d’information de l’Organisation
• Bonne connaissance des règles et règlements financiers et administratifs communs
• Bonne connaissance des normes de communication et de documentation

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES SOUHAITABLES

• Une connaissance limitée (niveau B) de l’anglais est un atout.
• La connaissance des procédures et des directives relatives à la gestion de programme sur le terrain de la FAO et/ou de l’ONU constitue un atout.
• Connaissance des systèmes d’information de l’Organisation (Oracle, COIN, FPMIS).
• Bonne connaissance des lettres d’accord, des contrats et des autres outils contractuels ainsi que de leur élaboration et de leur suivi.
• Connaissance des procédures administratives, y compris des demandes d’achat et des bons de commande de faible valeur.
• Savoir établir et appliquer des plans relatifs aux principaux processus administratifs (financement, voyages et ressources humaines).
• Expérience dans des domaines relevant de l’appui au programme; planification, budgétisation, établissement des rapports financiers, prévisions de dépenses et administration générale.

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ADDITIONAL INFORMATION
• FAO does not charge a fee at any stage of the recruitment process (application, interview, processing)
• Please note that FAO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU) / United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed at http\://www.whed.net/

• The length of the appointment for internal FAO candidates will be established in accordance with applicable policies pertaining to extension of appointments

• Appointment will be subject to certification that the candidate is medically fit for appointment, accreditation, any residency or visa requirements, and security clearances.
• General Service Staff are recruited locally. To be eligible for this position, candidates must be nationals of the country of the duty station or possess an existing visa/work permit, and reside within commuting distance of the duty station at the time of the application."Commuting distance" means the distance within which staff members can travel daily between their place of work and their residence.
• No international benefits will be payable as selected candidates are recruited locally and paid in the local currency of the office location
• For additional information visit the FAO employment website\: http\://www.fao.org/employment/home/en/

REMUNERATION
A competitive compensation and benefits package is offered. For information on UN salaries, allowances and benefits, click on the following link\:
http\://www.un.org/Depts/OHRM/salaries_allowances/salary.htm

HOW TO APPLY
• To apply, visit the recruitment website at Jobs at FAO and complete your online profile. Once completed, please apply and submit your application, with language certificates as attachments. Only language proficiency certificates from UN accredited external providers and/or FAO language official examinations (LPE, ILE, LRT) will be accepted as proof of the level of knowledge of languages indicated in the online applications. FAO reserves the right to request candidates to undertake a language test in the future, as appropriate
• Incomplete applications will not be considered

• Candidates may be requested to provide performance assessments and authorization to conduct verification checks of past and present work, character, education, military and police records to ascertain any and all information which may be pertinent to the employment qualifications
• Incomplete applications will not be considered
• Personal information provided on your application may be shared within FAO and with other companies acting on FAO’s behalf to provide employment support services such as pre-screening of applications, assessment tests, background checks and other related services. You will be asked to provide your consent before submitting your application. You may withdraw consent at any time, by withdrawing your application, in such case FAO will no longer be able to consider your application
• Only applications received through the recruitment portal will be considered

• Your application will be screened based on the information provided in your online profile
• We encourage applicants to submit the application well before the deadline date.

If you need help or have queries, please create a one-time registration with FAO’s client support team for further assistance\: https\://fao.service-now.com/csp

FAO IS A NON-SMOKING ENVIRONMENT