Project Management Support Officer (Urbanist Project Coordinator)

Belo Horizonte

Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
Location: Belo Horizonte
Grade: Junior level - LICA-8, Local Individual Contractors Agreement
Occupational Groups:
- Administrative support
- Project and Programme Management
- Managerial positions
Closing Date: Closed

Job categories Engineering, Project Management, Urban Planning/Design

Vacancy code VA/2024/B5414/27792

Department/office LCR, ARMCO, Brazil

Duty station Belo Horizonte, Brazil

Contract type Local ICA Specialist

Contract level LICA Specialist-8

Duration Continuo (O contrato contínuo está sujeito aos requisitos da organização, disponibilidade de fundos e/ou desempenho satisfatório)

Application period 22-Mar-2024 to 14-Apr-2024

Applications to vacancies must be received before midnight Copenhagen time (CET) on the closing date of the announcement.

Functional Responsibilities

O/A Oficial de Apoio à Gestão do Projeto (Coordenador/a do Projeto Urbanista) é responsável por produzir/ler os documentos necessários para iniciar o projeto e ter um conhecimento profundo dos termos, condições e dos respectivos papéis e responsabilidades dos parceiros co-executores e partes interessadas do projeto para garantir que os produtos do(s) projeto(s) sejam capazes de atender aos objetivos do projeto.

O Oficial de Apoio à Gestão de Projectos (Coordenador de Projecto Urbanista) trabalhará em estreita colaboração e sob a supervisão do/a Gerente de Projeto, colaborando com ele nas atividades de gestão e coordenação relativas à componente urbanística, bem como interagindo com partes interessadas externas na sua experiência.

As tarefas e responsabilidades do Coordenador de Projeto Urbanista incluirão:

estabelecer procedimentos de trabalho e mecanismos de coordenação com o Gestor de Projeto e os parceiros co-executores.
trabalhar com o Gerente de Projeto para definir e implementar os fluxos de trabalho e procedimentos apropriados relacionados à aprovação dos documentos do projeto.
garantir a coordenação interinstitucional adequada e mecanismos de participação das partes interessadas durante a implementação do projeto, mediante orientação do Gerente do Projeto.
apoiar as comunicações da equipe do projeto e garantir que as partes interessadas estejam cientes das atividades, progresso e prazos do projeto
gerenciar con o Gerente os fluxos de informações entre o Parceiro, o UNOPS e o Gerente de Projeto e os parceiros co-executores.
apoiar na negociação e estabelecimento de parcerias institucionais para obtenção de resultados de projetos, incluindo elaboração/revisão/alteração/ampliação de documentos legais e de cooperação para aprovação das partes envolvidas.
participar de workshops, seminários, reuniões e outros eventos relacionados aos objetivos do projeto, quando solicitado pelo Gerente do Projeto.
garantir que os documentos do projeto, relatórios de reuniões e registros sejam devidamente arquivados e compartilhados com todas as partes interessadas do projeto.
trabalhar com o Gerente de Projeto para preparar e consolidar todos os relatórios financeiros e de progresso do projeto e qualquer outra documentação exigida pelo UNOPS.
acompanhamento com o Gestor de Projeto e parceiros para garantir que o projeto seja implementado de acordo com os planos de trabalho acordados.
apoiar o Gestor de Projeto na análise e aprovação de planos de trabalho e relatórios de atividades relativos aos parceiros.
acompanhar as atividades dos parceiros considerando as atividades planeadas versus executadas e o progresso físico versus despesas financeiras.
monitorar e apoiar a revisão de todos os documentos relacionados ao projeto em coordenação com o Gerente de Projeto.

Adicionalmente, o Coordenador do Projeto Urbanista apoiará o PM na coordenação da equipe multidisciplinar de consultores com técnicos de planejadores urbanos, arquitetos, economistas, sociais e ambientais, a fim de entregar os produtos do projeto. Neste sentido, as principais responsabilidades são:

Apoiar o PM na coordenação da equipe multidisciplinar a fim de fornecer os seguintes produtos:

fornecer informações de planejamento urbano e design para iniciativas de planejamento em andamento
desenvolver propostas claras de planejamento urbano, desenhos e relatórios relacionados.
vevisão de propostas e projetos.
fornecer contributos para orientar ou facilitar a realização de revisões da legislação urbana relevante e mecanismos financeiros com vista à implementação do plano e ao apoio aos processos de planeamento.
desenvolver e organizar processos participativos e multiatores feitos sob medida para os projetos em um contexto específico.
implementar obras de intervenção urbana.
implementar iniciativas de desenvolvimento urbano centradas na inclusão socioeconómica, no desenvolvimento económico local, na economia circular, na sustentabilidade ambiental e na preparação para as alterações climáticas.

Monitoramento e controles de progresso

relatórios anuais e análises de desempenho.

**text in english**

The Project Management Support Officer (Urbanist Project Coordinator) is responsible to produce/read the documents required to initiate the project, and have a thorough understanding of the terms, conditions, and the respective roles and responsibilities of the co-executing partners and project stakeholders to ensure the project(s) products are capable of meeting the project´s objectives.

The Project Management Support Officer (Urbanist Project Coordinator) will work in close collaboration and under the supervision of Project Manager, collaborating with him in the management and coordination activities regarding urbanist component as well as interacting with external stakeholders on his expertise.

The tasks and responsibilities of the Urbanist Project Coordinator will include:

establish working procedures and coordination mechanisms with the Project Manager and the co-executing partners.
work with the Project Manager to define and implement the appropriate workflows and procedures related to the approval of project documents.
ensure adequate inter-institutional coordination and stakeholder participation mechanisms during project implementation, upon directions from the Project Manager.
support project team communications and ensure stakeholders are aware of project activities, progress, and deadlines
manage the information flows between the Partner, UNOPS and the Project Manager and the co-executing partners.
support in the negotiation and establishment of institutions partnerships for achieving projects results, including preparation/revision/amendment/extension of legal and cooperation documents for the approval of the parts involved.
participate in workshops, seminars, meetings and other events related to the project´s objectives, when requested by the Project Manager.
ensure that project documents, meeting reports and records are properly filed and shared with all project stakeholders.
work with the Project Manager to prepare and consolidate all project progress and financial reports and any other documentation required by UNOPS.
follow-up with the Project Manager and partners to guarantee that the project is implemented according to the agreed work plans.
support the Project Manager on the analysis and approval of workplans and activity reports regarding partners..
follow up the activities of the partners considering activities planned versus executed and physical progress versus financial expenditure.
monitor and support the revision of all project related documents in coordination with the Project Manager.

Additionally, the Urbanist Project Coordinator will support the PM in the coordination of Multidisciplinary team of consultants with technicals on urban planners, architects, economists, social and environmental, in order to deliver the project products. In this regard, the main responsibilities are:

Support the PM on the coordination of the multidisciplinary team in order to provide the following products:
- provide urban planning and design inputs to ongoing planning initiatives
- develop clear urban planning proposals, drawings and related reports.
- review of proposals and designs.
- provide inputs to guide or facilitate the delivery of relevant urban legislation reviews and financial mechanisms in view of plan implementation and planning processes support.
- develop and organize participatory, multi-stakeholder processes tailor made for the projects in a specific context.
- implement urban intervention works.
- implement urban development initiatives focused on socio-economic inclusion, local economic development, circular economy, environmental sustainability and climate change readiness.

Monitoring and Progress Controls

annual reports and performance reviews.

Education/Experience/Language requirements

1. Formação

É necessário diploma universitário (bacharelado / primeiro nível) em Planejamento Urbano, Arquitetura ou áreas afins de gestão.
Grau universitário avançado em planejamento urbano, desenho urbano ou disciplinas relacionadas é altamente desejável.

2. Experiência

Minimo 2 anos de experiência progressiva responsável em planeamento urbano, desenho urbano, elaboração de políticas ou áreas relacionadas;
Experiência em gerenciamento de projetos, com foco em monitoramento, reporte, desenvolvimento e coordenação de equipes.
É valorizada experiência na coordenação de equipes multidisciplinares
Prince2 Foundations é um forte trunfo.

3. Idiomas

Fluência, oral e escrita, em português
Intermediário, oral e escrito, em inglês ou espanhol

**text in english**

Education

University Degree (bachelor’s degree / first level) in Urban Planning, Architecture or related management fields is required.
Advanced University Degree in urban planning, urban design or related disciplines is highly desirable.

Work Experience

At least 2 years of progressively responsible experience in urban planning, urban design, policy-making or related areas;
Experience in project management t, with focus on monitoring, reporting, development and team coordination.
It's an asset experience in coordination of Multidisciplinary teams
Prince2 Foundations is a strong asset.